Когда ежедневный перечень дел непрерывно расширяется, каждая новая задача воспринимается как крайне важная и неотложная — возникает закономерный вопрос: каким образом распределять выполнение заданий, чтобы избежать перегрузки и не упустить ничего важного? Какие дела целесообразно переложить на плечи подчиненных, а какие лучше оставить в собственном ведении? Какие задания допустимо перенести на потом?
1. Матрица Эйзенхауэра
Наиболее известной и эффективной методикой является Матрица Эйзенхауэра, ей мы посвятили отдельную статью. Здесь расскажем коротко:
Разделите задачи на 4 категории:
- Срочно и важно – сделайте сразу.
- Не срочно, но важно – запланируйте.
- Срочно, но не важно – делегируйте.
- Не срочно и не важно – отложите или удалите.
2. ABC-анализ
ABC-анализ — простой метод, позволяющий разделить все задачи на три группы по уровню важности:
- Категория A — жизненно важные задачи.
- Категория B — менее важные.
- Категория C — наименее значимые.
Анализ основан исключительно на параметре важности. Распределив задачи по группам, становится ясно, чему уделить первоочередное внимание, а что отложить на потом. Практический опыт показывает следующую структуру задач:
- Группа A — примерно 15% от общего числа.
- Группа B — приблизительно 20%.
- Группа C — около 65%.
Однако распределение времени должно происходить наоборот: ключевым задачам отводится 65% времени, второстепенным — 20%, незначительным — оставшееся 15%. Проверьте себя, используя ABC-анализ совместно с матрицей Эйзенхауэра. Среди десяти задач одна должна относиться к группе A (самые важные), две — к группе B, а остальные семь — к группе C.
3. Олимпийская система
Система олимпийского турнира известна многим из нас по спортивным соревнованиям, где команды соревнуются друг с другом в паре, постепенно продвигаясь вперед, пока не останется победитель. Аналогичный принцип применяется и в методике приоритизации задач путем последовательного попарного сопоставления. Допустим, у вас имеется 16 задач, которые последовательно сравниваются попарно. Восемь победивших пар проходят в четвертьфинал, четыре сильнейших — в полуфинал, а финал сводит вместе две решающие задачи. Выполнение начинается с финала и движется назад, исходя из полученного ранжирования.
4. Многофакторный анализ
Данный метод полезен, когда необходимо выбрать оптимальный вариант из нескольких альтернатив. Суть метода состоит в определении ряда факторов и присвоении каждому из них определенной шкалы оценки. Вариант, набравший наибольшее количество баллов, считается предпочтительным. Простым примером может служить выбор направления отпуска летом.
Допустим, у вас есть 5 возможных вариантов стран для путешествия, 7 критериев выбора и трехуровневая шкала оценки. Применив методику, вы придёте к выводу, что оптимальным вариантом будет поездка в Тунис.
5. Взвешенный анализ
Более продвинутый подход к многофакторному анализу предусматривает введение коэффициентов весомости для каждого критерия. Наиболее значимому показателю, скажем, «красота моря», назначается максимальный вес (например, 3 балла), менее значимым критериям — минимальный вес (например, 1 балл). Баллы, набранные каждым фактором, умножаются на соответствующие коэффициенты.
Используя взвешенный анализ в предыдущем примере, итоговым победителем оказалась бы Турция.
6. Методология KG
KG-методология — это подход, основанный на идеях Agile-философии управления проектами. Название связано с именем разработчика — японского эксперта Джиро Тавакита.
Алгоритм работы выглядит следующим образом:
1. Формируется рабочая группа.
2. Участники проводят сессию мозгового штурма, фиксируя возникающие идеи и формируя полный список задач.
3. Осуществляется классификация схожих задач в отдельные тематические блоки.
4. Каждому блоку даётся название.
5. Все участники голосуют за наиболее значимые блоки. Правила голосования: число голосов у каждого участника составляет половину от общего количества блоков (если собрано 10 блоков, то участник получит 5 голосов); одному блоку можно отдать максимум 2 голоса от одного человека.
6. Итоговая иерархия формируется согласно количеству полученных голосов: лидирующие блоки получают высший приоритет.
Мы применяем данную методологию в Институте Тренинга при проведении фасилитаций и структурированных дискуссий. Нас познакомил с данным инструментом британский консультант Брюс Роулинг (Bruce Rowling) из фирмы Pinpoint.
7. MoSCoW
MoSCoW-метод легко запомнить, ассоциируя его с названием столицы России, хотя никакой прямой связи с Москвой он не имеет.
Расшифровка аббревиатуры следующая:
- M (Must Have) — Обязательные задачи и требования, обладающие наивысшим приоритетом и подлежащие незамедлительному исполнению.
- S (Should Have) — Желательно реализовать, если имеются ресурсы. Эти задачи обладают средним уровнем важности.
- C (Could Have) — Полезные, но необязательные требования, которые выполняются при наличии свободных ресурсов.
- W (Would Like To Have) — Неплохо иметь, однако вполне допустимо отложить или вовсе исключить из плана.
Умение грамотно расставлять приоритеты — ключевой навык для эффективного управления временем и задачами. Освоив эти методики, вы сможете не только оптимизировать свою работу, но и принимать более взвешенные решения.
Если хотите глубже разобраться в управлении задачами и личной продуктивности, приглашаем на тренинг Результативное управление. А для руководителей, которые стремятся к более высокому уровню управления, рекомендуем тренинг Принятие управленческих решений.
