Каждый день руководители сталкиваются с десятками задач: срочные отчеты, стратегические встречи, операционные вопросы, внезапные кризисы. Если хвататься за всё подряд, можно увязнуть в рутине, так и не дойдя до действительно важных целей.
Что поможет? Простой, но мощный инструмент приоритизации — матрица Эйзенхауэра (или матрица важности-срочности).
Методика принятия решений по принципу матрицы Эйзенхауэра основана на опыте американского генерала и президента Дуайта Эйзенхауэра. Он первым предложил систематизировать задачи, учитывая два критерия: их важность и срочность. Эта техника стала одной из базовых моделей планирования времени, которую мы рассмотрим подробнее.
Для начала создаем простую табличку с тремя колонками: «Задание», «Значимость» и «Срочность». Затем выбираем произвольный рабочий день, отчетливо сохранившийся в памяти, и записываем в колонку «Задание» десять любых выполненных вами действий. К заданиям относятся любые активности, помимо обеденных перерывов и отдыха, например, совещания, телефонные разговоры, составление планов, обработка писем, аналитическая работа и прочие подобные мероприятия. Порядок записей значения пока не имеет.
Приступаем к оценке каждой задачи по уровню значимости.
Присваиваем баллы от одного до ста, где:
- сто означает наивысшую значимость,
- пятьдесят — среднюю,
- единица — практически нулевую.
Сто баллов присваивается действиям, требующим немедленной реализации, вплоть до отказа от текущих занятий ради их выполнения. Пятьдесят баллов получает задание, решение которого можно планировать заранее. Одно очко присуждается тем делам, которые можно откладывать месяцами.
Таким образом, получаем четкое разделение на четыре сектора:
После внесения данных в таблицу размещаем наши задачи в соответствующую ячейку матрицы. Обратите внимание, что попадание задач строго на границы недопустимо — задача должна однозначно находиться в одном из четырех квадрантов. Далее разберём особенности каждого из них подробно.
Квадрат матрицы — «важные и срочные» задачи.
Рассмотрим правый верхний сектор матрицы — «важные и срочные» задачи. Преимущественно находясь в таком секторе, человек испытывает постоянный стресс и живет в режиме непрерывной гонки. Каждый раз закончив одну задачу, он тут же вынужден переходить к следующей. Такой ритм иногда вызывает у молодых энергичных сотрудников всплеск интереса и чувства востребованности, жизнь превращается в постоянную борьбу с огнем и адреналином.
Однако с годами организм сигнализирует, что постоянная нагрузка негативно отражается на здоровье. Появляется бессонница, хроническая утомляемость, скачки давления, мышечные боли, мигрени и даже серьезные заболевания вроде инфарктов и инсультов. Постоянное пребывание в зоне «важных и срочных» задач ведет к синдрому выгорания типа A.
Что предпринять, если вы чувствуете угрозу выгорания? Прежде всего, постарайтесь выяснить источник постоянных авральных ситуаций. Почему новые задачи возникают именно такими срочными и критичными? Почему ранее не было возможности начать их решать вовремя? Исследуйте каналы поступления задач: возможно, виноваты чрезмерные требования начальства, недостаточный контроль над действиями подчинённых или сложности коммуникации с партнёрами. Ваша цель — научиться встречать эти задачи заранее и спокойно приступать к их решению без спешки и паники.
«Важные, но несрочные» задачи.
Если большая часть ваших дел попадает сюда, то вам повезло, потому что это свидетельствует о грамотном планировании. Вам удается завершить важнейшие дела заблаговременно, до наступления дедлайнов и накала обстановки. Что можно посоветовать в таком случае? Передавайте некоторые из этих задач инициативным подчинённым. Ведь у вас достаточно времени, чтобы контролировать процесс и помогать новым исполнителям осваиваться.
Идеальная ситуация предполагает распределение задач лишь в верхней части матрицы. Нижняя половина должна оставаться пустой. Причина проста: руководителю платят зарплату не за исполнение второстепенных задач. Если же у вас складывается иная картина, стоит провести тщательный анализ и выявить причину подобного положения вещей.
Откуда появляются задачи в категории «неважные, но срочные»?
Вероятно, причина кроется в неспособности человека твердо отказать окружающим. Коллеги, руководство или подчинённые нередко используют это, перекладывая на него собственные нужды. Единственный совет здесь прост: перестать самостоятельно заниматься подобными задачами, передавая их кому-то другому. Это необязательно должны быть прямые подчинённые, ведь они сами могут оказаться загруженными сверх меры. Лучше найти того, кому выполнение этих задач действительно полезно и актуально.
Последний сектор матрицы — «неважные и несрочные» задачи.
Если большинство дел сосредоточено здесь, сотрудник ощущает работу бессмысленным обязательством, рутиной, принудительной деятельностью. Такие условия приводят к профессиональному выгоранию второго типа ("B"): снижению эмпатии, недооценке своих усилий, падению энергии и настроя, ухудшению взаимоотношений с коллегами. Что предпринять в подобной ситуации? Оптимальным решением станет игнорирование подобных задач до тех пор, пока они не приобретут статус важной или срочной.
Матрица Эйзенхауэра демонстрирует две ключевые траектории:
—Диагональ смерти, ведущая от левого нижнего угла к правому верхнему. Последствия первого типа выгорания (A) зачастую фатальны для сотрудника, тогда как второй тип (B) убивает преимущественно саму рабочую задачу.
Диагональ жизни, идущая от левого верхнего угла к нижнему правому. Двигаясь вдоль неё, руководитель распределяет малозначимые задачи среди сотрудников, оставляя себе важную и сложную работу: планирование, анализ, разработку стратегии, оптимизацию процессов, обучение и наставничество. Подобный подход приносит максимальную пользу подразделению и всей компании в целом.
Теория - это лишь первый шаг. Чтобы по-настоящему освоить матрицу Эйзенхауэра и другие инструменты эффективного управления, приходите на тренинг "Результативное управление". Здесь вы получите готовые схемы работы и научитесь применять их в реальных бизнес-ситуациях.
