Начало проекта - время творчества и поиска ответов на вопросы: Как структурировать затраты? Как не погрязнуть в мелочах? Как сделать так, чтобы вид работы не стал головоломкой для всей команды?
Ответы на эти вопросы - база, на которой строится планирование и учет по проекту.
Группировка данных для бюджетов и графиков
Структура графиков и бюджетов создается, когда еще нет факта. Используются только гипотезы, расчеты и данные других аналогичных проектов. При создании структуры графиков и бюджетов, первично - планирование. На этом этапе анализируется:
- Информация: источники, качество, достаточность, проблемы получения.
- Подходит ли предлагаемая группировка для контроля за проектом?
- Будет использоваться только на этом проекте или также будет применятся на других похожих проектах компании?
- Сможет ли предложенная группировка легко корректироваться при изменении требований к учету?
Вопросов много и выбор группировки данных - ответственный шаг. Особенно, если речь идет об использовании на других похожих проектах. Для того, чтобы выбрать подходящий вариант предлагаем воспользоваться методом 5W.
Как метод 5W поможет выбрать оптимальную группировку данных?
1. Who: Кто участвует в проекте? Кто устанавливает правила?
Начинаем с того, что анализируем требования заказчика, собственника, финансирующих и контролирующих компаний, руководства: заказчик требует вести график по томам рабочей документации, собственник - по видам работ, договорам и даже видам затрат. Банки и надзорные компании тоже не отстают и требуют заполнять свои формы и требованиями.
Собираем все хотелки и смотрим, как сделать так, чтобы учесть требования всех заинтересованных. Или убедить в том, чтобы использовать другой подход к группировке (даже заказчику можно предложить детализацию графика, которую проще вести и обрабатывать).
С другой стороны - ресурсы компании. Какие специалисты участвуют в процессе и какая у них квалификация? Достаточно ли их будет, чтобы регулярно актуализировать планы и предоставлять данные для отчетов с той детализацией, которую решили использовать?
Ресурсы и требования определят границы, в которых
2. What: Что мы планируем и как это учитывать?
Теперь посмотрим с какой информацией придется работать:
1. Соберите исходные данные: Используйте все доступные источники информации, включая учетные и отчетные формы.
2. Классифицируйте информацию: Разделите на категории: по типу затрат, по этапам работ или по времени.
Может ли такая группировка использоваться на всех однородных проектах компании, например, поставка оборудования, строительно-монтажные работы, проектирование и т.д. Этот этап тесно связан с вопросами "Кто?" и "Зачем?"
3. Выделите ключевые метрики: Определите, какие показатели критически важны для успеха вашего проекта.
Четкое понимание того, какую информацию необходимо собрать и как классифицировать, позволяет избежать путаницы и снизить вероятность ошибок при анализе. Это формирует прочную основу для дальнейших шагов.
3. Почему? (Why) — Цели и значимость
Собрав всю доступную информацию, готовы моделировать разные варианты группировки. Предлагаем 3 этапа оценки идеи.
Этап 1. Определите цели. Для этого ответить на вопросы:
- Какой эффект можно ожидать от предложенной группировки?
Например, позволит снизить трудоемкость учета, обеспечит сопоставимость информации по однотипным проектам, поможет найти причину срыва планов по выручке.
- Позволит такая группировка добавлять дополнительные признаки при изменении требований к учету по проекту?
- Можно ли такой подход к группировке использовать на других проектах?
2. Оцените значимость данных: Исследуйте, как различные данные могут повлиять на ваш проект. Это поможет выявить, какие метрики действительно имеют значение.
3. Разработайте стратегию: На основе целей и значимости данных определите, как они будут использоваться для формирования графиков и бюджета.
4. Где? (Where) — Программа, место хранения и доступ к данным
Принимая решение о том, какую группировку данных выбрать, учитывайте где будет вестись учет.
На первых этапах используют, обычно, табличный редактор, так как это все еще самый гибкий инструмент для того, чтобы легко менять структуру бюджета.
Пока ведете учет в таблицах, тестируются и отрабатываются процессы движения данных, которые используются для отражения плана и факта. Они потом лягут в основу правил для автоматизации.
Учет в табличных редакторах может превратиться в пытку, если не учитывать, что придется "женить" формы отделов и выгрузки из разных программ, поэтому сразу думайте о кодировке данных.
После того, как тестовый период завершен, выбирается программа для автоматизации учета. Предложенная группировка должна не только делать управление проектом прозрачным, но и создать архитектуру учета не перегруженную справочниками и аналитиками.
5. Когда? (When) — Временные рамки
Временные рамки помогают избежать задержек и обеспечивает своевременное принятие решений. Это особенно критично в проектах с жесткими сроками. Поэтому при выборе группировки принимайте во внимание:
- Возможно ли в существующих условиях обеспечить сбор данных в нужном формате в требуемые сроки?
- Что и кто потребуется для того, чтобы в установленные сроки получать информацию и обновлять данные, выпускать отчеты?
- Какого качества будет информация? Если процессы отсутствуют, а сотрудники не понимают как обеспечить предоставление данных в сроки, то качество данных будет низкое, соответственно и результат такого учета будет формальным.
Заключение
Когда вы разрабатываете иерархическую структуру графиков и выбираете группировку доходов и расходов для бюджетов, вспоминайте эту кривую.
Любая система учета должна уметь масштабироваться под нужды проекта и не превращаться в вечный поток таблиц, содержание которых отнимает все время и не оставляет время для аналитики, поиска новых решений и оптимизации.
Автор: Вера Питинова