Не только стабильность и воспроизводимость характеризуют процесс. Есть еще два показателя, которые позволят оценить эффективность процесса.
Показатель 3. Экономическая целесообразность
Очень важно, при внедрении процессного подхода не превратить это в долгоиграющий процесс разработки и планирования, когда тратится так много ресурсов и при этом нет адекватного результата, что вся идея внедрения вызывает вопросы. А на обслуживание процесса уходит слишком много ресурсов, и получается работа ради работы.
Экономическая целесообразность определяется как отношение результата, который получен к ресурсам, которые были потрачены на его достижения.
Если для подготовки реестра платежей тратится 70% рабочего времени финансового менеджера, а его проверяют еще 3 человека, то очевидно, что такой процесс экономически нецелесообразен.
Когда анализируется или разрабатывается процесс, задайте несколько вопросов:
- сколько сотрудников участвует в процессе;
- сколько время потребуется для подготовки базового плана;
- сколько время потребуется для регулярной актуализации и т.д.
А про баланс мы писали здесь.
Показатель 4. Структурированность
Структура важна. Есть процессы, которые описаны, у них есть владельцы, ответственные, исполнители. Такими процессами проще управлять.
А есть и такие, которые можно назвать стихийными. Это процессы, которые как тумбочка, об которую все время бьешься мизинцем. Куда бы ты ее не передвинул. Часто такие процессы возникают внутри подразделения, но иногда являются достоянием сразу нескольких отделов.
В принципе стихийный процесс - тоже процесс. Как вы вероятно уже поняли, весь вопрос в том, сколько ресурсов готова компания потратить на поддержание таких процессов, и есть ли вообще они у нее.
Такие процессы обычно держаться на плечах высококвалифицированных и мотивированных (речь идет о внутренней мотивации) сотрудников, а такие очень большая редкость.
Итак, все говорит в пользу внедрения процессного управления и постепенного движения в сторону структурирования и повышения управляемости.
Что делать?
Показатели и параметры - конечно все здорово, но напрашивается вопрос, а делать то что.
- Конечно же не торопиться. Еще раз напомню, что сразу построить работающую структуру не получится. Двигайтесь постепенно. Смотрите как сделанные изменения влияют на остальные процессы.
- Системный подход. Предстоит путь разработки, внедрения и постоянного улучшения, чтобы оставить только то, что действительно требуется для управления организации. Как и с любым навыком, нужно идти постепенно и системно, тогда будут результаты.
- Изменение организационной структуры. Внедрение процессного подхода приведут к необходимости изменения организационной структуры. Как уже ранее писали, готовьтесь к сюрпризам и необходимости менять людей, формировать новые отделы и т.д.
Авторы: Анастасия Палагушкина/ Вера Питинова