Шел второй час совещания, на котором обсуждались вопросы заполнения очередных форм по проекту. Внимание рассеялось и мозг начинал засыпать. Как вдруг, один из представителей от контролирующих органов сказал: «У нас стало столько форм отчетности, что не хватает уже ресурсов для их подготовки». И в этот момент мозг проснулся, потянулся и удивился глубине мысли. Даже вернулся интерес к совещанию…
Вопрос количества и структуры форм в компании – один из дискуссионных вопросов, который является еще и поводом откладывать в принципе разработку и внедрение системы управления сроками и прибылью (далее для простоты будет называть это системой управления).
Давайте так. Любая система управления базируется на формах. Формы – способ описать процессы, которые происходят и должны происходить в компании, чтобы достигать целевых показателей.
5 советов как выстроить систему отчетности
Следует разделять отчетные и учетные формы
Учетных форм может быть много. В принципе каждый отдел в каком-то виде ведет для себя учет. Например, отдел закупки ведет учет по поставщиками. Поэтому, когда говорят, что ничего нет – не правда. Даже табличка в тетрадочке – тоже учет. А вот отчетных форм должно быть не более 7.
Учетные формы должны быть такими, чтобы можно было без танцев с бубнами консолидировать данные, сделать сопоставление и анализ
Счастливчикам, которые должны внедрить систему управления, нужно посмотреть существующие формы и постараться адаптировать их так, чтобы данные могли легко переноситься в графики и бюджетные формы. Это поможет быстрее всем участникам процесса адаптироваться под новые требования и снизить градус сопротивления.
Если так случилось, что ничего нет, то предложить учетные формы исходя из структуры графиков и бюджетов, и набраться терпения. Более того, в процессе тестирования форм они могут изменяться. В результате вы получите работающий для конкретной задачи формат.
Ключ к успеху в том, чтобы из всех учетных форм собрать отчеты – кодировка, сквозная во всех формах, в одинаков формате. И кодировка должна повторяться во всех справочниках, в том числе и когда дойдете до автоматизации. Думаете - "Ну это же очевидно"! Не для всех скажем мы вам.
Избавьтесь от иерархически учетных форм и объединений столбцов
Во-первых, в них трудоемко переносить данные.
Во-вторых, если ведется учет в Excel, то всегда можно выстроить иерархию через сводные таблицы.
В-третьих, назовем такие формы «плоскими», их можно загружать в такие системы как 1С. На текущий момент не существует более гибкого инструмента планирования. Особенно если речь идет о сложных формах учета, например, учет по титульным объектам в количестве 1 000 единиц.
С точки зрения автоматизации важно осознавать, что данные в систему должны как-то попадать и иметь такое количество признаков, которые позволит собирать отчетные формы. А этом дамы и господа делается ручками. Чьими и как – отдельный вопрос.
Ведите учет по договорам
Всегда учет должен строиться от договоров (или счета, если договора нет). Ибо в ходе реализации проекта нужно контролировать исполнение обязательств всеми сторонами. Ну а если есть еще и проектное финансирование, то добро пожаловать в отчеты, которые должны объяснить, а куда делись деньги.
Отдельно сделаем пост про договорной учет исходя из опыта работы на проекте со 100-500 проверяющих под разными углами и с разными лупами.
При этом каждый отдел может к базовым параметрам договорного учета достраивать свои дополнительные аналитики, которые позволят контролировать исполнение договоров всеми участниками так как каждому хочется.
Определите правила игры
За форму предоставления данных отвечают те, кто сидят на своде информации. Делайте инструкции и регламенты, которые определят формы и сроки подачи данных для графиков и бюджетов. Это же касается автоматизации. Пока вы пишите ТЗ и тестируете, часть учета ведется в таблицах, а это значит что выгрузка данных из системы должна быть представлена так, чтобы вы могли быстро перенести данные.
Если пустить на самотек, каждый будет давать данные так как сочтет нужным, ну а вы будете умирать над тем, как из этого сделать отчет.
Основная ошибка при разработке структуры учета – считать, что чем больше форм, тем выше степень контроля. Оценивайте экономическую целесообразность.
Рекомендация: все учетные формы должны содержать такой набор аналитик, который поможет быстро собрать отчеты. Источник вдохновения: анализ текущей деятельности и тех перспектив, которые видит компания.
Заключение
Формы и аналитики могут меняться. Это нормально. То, что помогает управлять сроками и прибылью должно меняться вместе с компанией или проектом. Ведь это живой организм, который проходит разные этапы жизненного цикла и то, что работало, например, при запуске проекта потом уже перестает работать.
Автор: Вера Питинова