В стремлении оптимизировать и автоматизировать процессы зачастую принимаются импульсивные решения. Хочется быстрее и сразу, здесь и сейчас. В результате - коробка с программой лежит под столом, за столом или на шкафу, а автоматизации так и не случилось. Или база в программе превратилась в помойку.
Не существует готовых программных продуктов и табличных форм, которые можно было бы применять без адаптации. А это значит, что прежде чем выбрать программу, нужно задать себе и окружающим пару вопросов.
Вопрос 1. Зачем нужна программа?
Ответ - автоматизировать процессы - не подходит. Какую задачу должна решить автоматизация. На рынке представлены программ на любой вкус, цвет и кошелек. Чтобы выбрать подходящую - определите какую проблему требуется решить и результат получить.
Вопрос 2. Что нужно чтобы программа работала?
Принимая решение о приобретении программы необходимо анализировать не только ее функциональную, но и техническую часть.
Первый вопрос - есть ли техническая база для установки программы? Решить какой вариант будете приобретать коробочная версия или облачная?
Второй - кто ее будет обслуживать? Да, программы нужно обслуживать. Это не компьютерная игра, которую поставил и сиди себе играй. В любой программе периодически бывают сбои. Накатили обновление, что-то перестало работать.Создали новую форму отчета и где-то что-то отвалилось. Кто это будет исправлять?
Вопрос 3. Есть ли внутри компании программное обеспечение, которое позволит получить необходимый результат?
Иногда в компании уже есть несколько программ, которые позволяют автоматизировать процесс без покупки еще одной. Поэтому прежде, чем идти за новой - ответьте на Вопрос 1 и покопайтесь в том, что уже есть.
Вопрос 4. Как новое программное обеспечение будет интегрироваться с уже имеющимся? Требуется ли это?
В идеале, чтобы все программы, которые есть внутри компании позволяли настроить интеграцию.
Например, ряд программ для управленческого учета и управления проектам могут забирать данные из специализированных программ для календарно-сетевого планирования, что существенно сокращает время на перенос данных из программы в программу.
Один из основных вопросов, который обязательно появится - интеграция с бухгалтерией. Проработайте данный вопрос с точки зрения:
- требуется ли для автоматизации процесса использовать данные бухгалтерского учета и регулярно проводить сверки;
- есть ли запрос от бухгалтерии забирать данные из смежных систем для оптимизации трудозатрат при внесении информации в систему,
- есть ли требование от руководства сблизить бухгалтерский и управленческий учет и обеспечить сопоставимость данных.
Но и это еще не все. Даже если программы позволяют настроить обмен данными, необходимо разработать структуру справочников, которые позволят обеспечить сопоставимость данных из разных программ.
Вопрос 5. Кто будет использовать программу?
Этот вопрос помогает определить не только количество рабочих мест, которые необходимо закупить для автоматизации процесса. Но кроме это, ответ на этот вопрос позволят понять как информация будет попадать в систему. Сама по себе она там не окажется. А для этого надо подумать:
- кто будет вовлечен в процесс автоматизации,
- есть ли регламентирующие взаимодействие и требования к результату документы.
Если процесс, который вы хотите автоматизировать предусматривает вовлечение несколько подразделений и он стихийный - сначала разработайте последовательность и протестируйте с использованием табличных редакторов и имеющегося программного обеспечения. Это позволит выявить что не работает и чего не хватает для счастья.
Этот шаг пропускать нельзя, иначе потом самые инициативные и будут заносить данные в систему по всей компании или проекту (почему это плохая идея мы как-нибудь обязательно напишем), или вернутся к табличным редакторам.
Вопрос 6. Есть ли формы отчетов, которые нужно автоматизировать?
Представим, что вот ваша программа мечты. Вот программист, готовый воплотить самые смелые фантазии в жизнь. Есть что воплощать? Какие формы нужно получать, на базе каких данных он должен собираться?
Формы - результат. Чтобы его получить нужно определить объем аналитик, которые должны присваиваться каждому документу в системе. А для этого уже должны быть формы, которые протестированы в компании.
Заключение
Внедрение автоматизации - задача сама по себе непростая. Не всегда получается с первого раза. Важно помнить, что автоматизируются процессы, за которыми стоят люди.
Убедить руководство приобрести специализированное программное обеспечение тоже задача со звездочкой. И если уж это получилось, то требования к скорости выпуска отчетов и их качеству будет постоянно расти. А если что-то пойдет не так, то все процессы откатятся до своих "заводских" настроек, а требования останутся. Следующая попытка автоматизации может случится не скоро и убедить руководство в необходимости очередной программы будет сложнее.
В связи с этим хочется вспомнить девиз: "Думай медленно, решай быстро".
Автор: Вера Питинова
