Выбор системы электронного документооборота (ЭДО) влияет на скорость работы, финансовые затраты и время, необходимое для освоения программы. Бесплатный электронный документооборот возможен: некоторые поставщики предлагают ЭДО безвозмездно, однако такие сервисы подходят не всем. Рассмотрим системы электронного документооборота подробнее и узнаем, как подключить ЭДО без затрат.
Важность электронного документооборота в современном бизнесе
Количество компаний, использующих электронный документооборот (ЭДО), ежегодно увеличивается. По данным «Калуга Астрал», рынок ЭДО в целом растет примерно на 30–35% в год. Увеличение продаж решений для электронного документооборота свидетельствует о росте числа пользователей. Компании постепенно переходят от бумажной документации к электронной.
Большинство решений для электронного документооборота предлагаются на платной основе. Это связано с тем, что разработка, поддержка и обновление качественного продукта требуют значительных ресурсов. Бесплатное распространение программ электронного документооборота является нерентабельным.
Использование электронного документооборота в современном бизнесе важно, поскольку компании должны адаптироваться к современным требованиям, чтобы оставаться конкурентоспособными. Компании, внедрившие электронный документооборот, получают преимущество перед теми, кто все еще использует бумажные документы.
Основное преимущество заключается в ускорении процессов оформления и обмена документами. Также современный бизнес постепенно переходит на электронное кадровое делопроизводство, чему способствовали массовый переход на удаленную работу во время пандемии и новые законодательные нормы, позволяющие вести электронный документооборот с удаленными сотрудниками.
С помощью ЭДО вы можете:
- Перейти на безбумажный документооборот — создавать, редактировать, отправлять и получать документацию в электронном виде.
- Организовать централизованное хранение — формировать единую базу и вести архив в цифровом формате.
- Сотрудничать с партнёрами дистанционно — заключать сделки и подписывать договоры с контрагентами, независимо от их местонахождения.
- Упростить работу с документами — быстро находить, подготавливать и отправлять пакеты документов для отчётности.
Электронный документооборот становится важной частью взаимодействия между бизнесом и государством, повышая эффективность и прозрачность процессов. Например, многие виды отчетности, такие как годовая бухгалтерская отчетность, декларации по НДС и формы 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, теперь подаются исключительно в электронном виде. Электронные формы 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ или СЗВ-М становятся обязательными для компаний с определенным числом сотрудников. Участники государственных торгов также обязаны обмениваться документами в цифровом формате. ЭДО используется для контроля: компании, работающие с прослеживаемыми или маркируемыми товарами, должны составлять электронные счета-фактуры и УПД, а также сдавать отчетность через интернет.
Цифровизация взаимодействия с сотрудниками затронула не только трудовые книжки. Теперь заявление на отпуск, перевод на другую должность и многое другое можно подписать удаленно, без визита в отдел кадров. Ожидается, что объем использования сервисов кадрового документооборота (КЭДО) в России к концу 2024 года может удвоиться. Этому будут способствовать снижение затрат на внедрение КЭДО и успешные результаты экспериментов в госсекторе.
Бумажный документооборот устаревает и замедляет развитие бизнеса. Компании вынуждены учитывать расходы на закупку печатных материалов, доставку и хранение бумажных документов.
Виды систем электронного документооборота (ЭДО)
Помимо деления решений электронного документооборота (ЭДО) на платные и бесплатные, российские и зарубежные, их классифицируют по функциям. Выделяют два схожих продукта: СЭД и ECM.
СЭД — это система электронного документооборота, где основной единицей является электронный документ с реквизитной и информационной частью. Она поддерживает работу с внутренними, входящими, исходящими и организационно-распорядительными документами. Многие платные решения предлагают бесплатный тестовый период, который позволяет клиенту оценить все функции и решить, подходит ли это решение для компании. Доступ к СЭД может осуществляться через логин и пароль, квалифицированную электронную подпись или ЕСИА.
ECM (enterprise content management) — это система управления контентом, где основной единицей является контент, включающий документы, изображения, музыку, видео и т.д. ECM обеспечивает экспорт/импорт, сканирование, архивирование и передачу контента. Сервисы ЭДО также делятся на подвиды, крупнейшие из которых — локальные, устанавливаемые на устройства пользователей, и облачные, доступные как интернет-сервисы. Некоторые решения для управления корпоративным контентом могут предоставляться бесплатно.
Вопросы, которые решают системы ЭДО
Организации используют ЭДО, для того, чтобы решить те же вопросы, которые решает бумажная документация. Но в тоже время, в отличие от работы с бумагой, работа с электронными документами имеет явные преимущества:
- возможность изменения электронных документов и доступ к их истории ;
- сокращение расходов на печать и закупку бумаги;
- автоматизация поиска необходимых файлов;
- прозрачность работы сотрудников;
- мобильность электронного документооборота;
- наличие стандартных форм в сервисах ЭДО;
- минимальный риск потери или порчи файлов;
- автоматическая классификация документов по разным критериям;
- возможность хранения документов в электронном архиве;
- обратная связь.
Некоторые преимущества очевидны: переход на электронную документацию позволяет снизить расходы, а отказ от бумажного хранения может освободить помещение для нужд сотрудников.
ЭДО полезен как для крупных компаний, так и для малого и среднего бизнеса. Документы, передаваемые через ЭДО, обладают юридической силой, что позволяет использовать их как доказательства фактов или событий. Это также гарантирует, что после подписания договор или счет не были изменены. Юридически значимыми цифровыми документами можно обмениваться не только с партнерами и физическими лицами, но и с государственными органами и судами.
Важно помнить, что бесплатные сервисы ЭДО имеют ограниченные возможности и могут не решать все задачи. Платные решения, напротив, предоставляют полный спектр функций для работы с электронными документами.
ЭДО выполняет те же функции, что и бумажный документооборот, но с большим удобством, скоростью и эффективностью. Это включает создание, получение, отправку, изменение и архивирование электронных документов.
Инструменты для подписания документов в ЭДО
Электронные документы имеют юридическую силу, если они подписаны в соответствии с установленными правилами, и ничем не уступают бумажным аналогам.
В России вопросы, связанные с электронной подписью, регулируются Федеральным законом № 63-ФЗ. Этот закон определяет правила использования электронной подписи, виды подписей, требования к удостоверяющим центрам и порядок предоставления ими услуг.
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) придает документам юридическую силу, если между сторонами заключено дополнительное соглашение, а правила использования прописаны в учредительных документах компании. Возможности НЭП ограничены: с ее помощью нельзя отправить отчетность в контролирующие органы, но можно подписать накладную поставщика при наличии соответствующего договора.
Квалифицированная электронная подпись (КЭП) полностью аналогична рукописной подписи и может использоваться для подписания любых цифровых документов. Она применяется во всех сферах, где требуется подтвердить подлинность документа или пройти аутентификацию, без необходимости дополнительных соглашений. Документ, подписанный КЭП, имеет такую же юридическую силу, как и собственноручно подписанный.
Сертификат КЭП можно получить только в аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ), выбор которого зависит от пользователя. Представители финансового сектора обращаются в УЦ Банка России, работники бюджетных учреждений — в УЦ Казначейства. Нотариусы, директора и индивидуальные предприниматели могут оформить сертификат КЭП в УЦ ФНС или у доверенных лиц налоговой, а их сотрудники — в коммерческом УЦ, аккредитованном Минцифры.
Для подписи цифровых документов рекомендуем квалифицированные электронные подписи от УЦ «Калуга Астрал». В каталоге представлены тарифы для физических лиц.
Как подключить ЭДО бесплатно
Для этого необходимо выбрать оператора ЭДО и зарегистрироваться в системе. Оператор предложит бесплатный тариф с ограниченным функционалом или на определённый период времени. Однако следует учесть, что некоторые услуги, такие как обмен документами, могут быть платными даже при использовании такого тарифа.
Для начала работы необходимо осуществить вход в СЭД, используя один из способов аутентификации. А чтобы начать электронный документооборот с контрагентом, нужно сначала получить от него приглашение на обмен документами, или отправить собственное. Они могут быть отправлены по электронной почте или через специализированные системы электронного документооборота.
Отправляйте и получайте
электронные документы
где и как удобно
Оставить заявку
Какие есть ограничения бесплатного ЭДО
Все бесплатные решения на рынке ЭДО имеют определенные ограничения. Обычно это отсутствие клиентской поддержки, ограничение на количество рабочих мест или документов и т.д. Кроме того, такие программы ЭДО не всегда включают все функции, необходимые бизнесу. Иногда клиенту предоставляется полный набор услуг, но только на ограниченный срок, после которого необходимо приобрести полную версию программы.
ЭДО от ГК «Астрал»
ГК «Астрал» предлагает для подключения сервис Доки — платформу с простым и понятным интерфейсом для организации ЭДО с контрагентами. Войти в личный кабинет СЭД можно с любого устройства: компьютера, ноутбука, планшета или смартфона. Использовать систему можно в двух вариантах: в версии для 1С, которая подходит для стационарной работы, и в веб-версии — для тех, кто предпочитает мобильность. В рамках промопериода предусмотрена возможность безлимитной отправки документов в течение трёх месяцев — бесплатно.
Помимо предоставления пробного периода, клиентам «Доки» доступны и другие привилегии. За регистрацию, доступ к сервису в 1С или веб-версии, а также получение и подписание входящих документов платить не требуется.
«Доки» предоставляет возможность отправлять документы максимально просто и удобно:
- Интеграция с 1С — функция отправки по ЭДО встроена в 1С, что исключает необходимость использования дополнительных модулей.
- Отправка в один клик — отправляйте документы по интернету одним нажатием кнопки.
- Автоматизация создания документов — документы в 1С автоматически создаются на основе полученных документов, что значительно упрощает работу.
В итоге вы получаете удобный и бесплатный инструмент для отправки документов по ЭДО, который прекрасно интегрируется с вашей системой 1С. При этом не нужно оплачивать интеграционные модули для работы.
Что может «Доки»
Решение позволяет выполнять следующие функции:
- Отправлять документы
- Отправлять документы пакетом
- Подписывать входящие документы
- Создавать поступления
- Взаимодействовать с другими операторами через роуминг
- Хранить документы в облаке
- Находить быстро нужную документацию
- Указывать дополнительную информацию для крупных контрагентов
- Вести документооборот с маркировкой и прослеживаемостью
Преимущества «Доки»
Рассмотрим, что получает каждый клиент при подключении к «Доки»:
- Ускоренные платежи — быстрый документооборот ускоряет процесс оплаты.
- Своевременная отчётность — вы легко и быстро формируете отчёты перед контролирующими органами.
- Экономия на бумаге — забудьте о затратах на бумагу, печать и расходные материалы.
- Снижение расходов на доставку документооборота — пользоваться услугами почтовой службы больше не нужно, что значительно сокращает расходы.
- Экономия на хранении — цифровые документы занимают гораздо меньше места, чем бумажные, и не требуют специальных условий хранения.
- Автоматизация обработки документооборота — входящие документы автоматически попадают в учётную базу данных, минимизируя ручную обработку.
- Упрощение учёта — документы легко обрабатываются и систематизируются.
- Прозрачный документооборот — вы всегда в курсе, где находится документ и на каком этапе обработки он находится.
- Безопасное хранение — ваши документы хранятся на надёжном облачном сервере, защищённом от потери данных.
- Устранение ошибок — исключается возможность ошибок, которые могут возникать при ручной обработке бумажных документов.
- Мгновенная отправка — ваши счета и акты моментально попадают к партнёрам, избавляя вас от недельного ожидания.
