Штрафы, пени и требования, вызовы в налоговую и блокировка расчётного счёта — всё это может сигнализировать о проблемах в бухгалтерии. Но о каких именно, определить бывает сложно. С расследованием поможет бухгалтер — подобно детективу он восстановит жизнь вашего бизнеса в цифрах буквально по кусочкам.
Но всё это лирика. А что на самом деле происходит при восстановлении учёта, и кому он действительно необходим, рассказали в статье.
Что такое восстановление бухгалтерского учёта
Восстановление бухгалтерского учёта — это отражение пропущенных операций и заведение в учёт недостающих первичных документов за неделю, месяц, квартал, полугодие или год.
Восстановление может быть полным (сплошным) или частичным, когда требуется восстановление только одного раздела учёта.
В любом из вариантов происходит исправление внесёных цифр или отражение новых, а значит нужно заново рассчитывать налоги и подавать корректирующие отчёты.
Когда может потребоваться восстановление бухгалтерии
Рассмотрим основные случаи:
1. Бухгалтерию вёл неквалифицированный сотрудник
Здесь всё банально: учёт вёлся неверно, налоги считались неправильно, а отчёты сдавались с ошибками.
2. Штатная бухгалтерия была сильно загружена
Могли возникнуть ошибки из-за невнимательности и нехватки концентрации. Ввели не ту цифру, отправили отчёт не туда
3. В бухгалтерии часто менялись сотрудники
Как итог: терялись документы и контекст по отдельным задачам. Учёт вёлся у разных специалистов и отличался от месяца к месяцу.
4. Бухгалтерский учёт не вели совсем
Так бывает, когда один бухгалтер уволился, а другого ещё не нашли. Либо руководитель решил сэкономить на штатном специалисте, программных средствах или качественном аутсорсинге.
Важно:
По закону «О бухгалтерском учёте» все организации обязаны вести бухучёт, в то время как индивидуальные предприниматели от него освобождены. Взамен они ведут налоговый учёт, который вытекает из хозяйственных операций бухгалтерского учёта.
Отсутствие бухгалтерского учёта приводит к искажению налогового, а значит восстанавливать придётся оба учёта сразу.
5. Компания потеряла первичные документы
Причины могут быть разные: стихийные бедствия, воровство, пожар, порча имущества, уничтожение программы учёта вирусом или потеря доступа к ней. Что с этим делать?
Для начала нужно создать комиссию на основании приказа руководителя. Далее составить акт с описанием отсутствующих документов. Если неприятность случилась в период сдачи отчётов, то рекомендуем подать декларации с «нулевыми» показателями. После этого как можно быстрее запросите недостающие документы у контрагентов, внесите их в программу и сформируйте корректирующие отчёты.
👉🏻 Про первичные документы мы рассказывали в этой статье
6. Обнаружены ошибки контролирующими органами
Налоговая анализирует цифры в декларациях с помощью «контрольных соотношений», и по отклонениям выявляет ошибку. Например, на УСН налоговая смотрит доходы и расходы, сравнивая их с данными по выпискам расчётных счётов и кассе. Если есть расхождения с декларацией, то придёт требование о предоставлении пояснений, в котором часто бывает пункт о передаче всех первичных документов за год.
7. Организация сменила налоговый режим в течение года
Перейти с ОСНО на УСН можно только с начала следующего календарного года. Если компания решит это сделать, то тут никакой неожиданности не будет, ведь изменение будет добровольным и запланированным.
А вот вынужденный переход с УСН на ОСНО может стать неприятным сюрпризом.
Произойти это может по следующим причинам:
- в уставном капитале организации доля юридического лица стала больше 25%
- организация открыла филиал в другом городе
- превышен лимит доходов в 265 800 000 ₽
- превышена средняя численность сотрудников в 130 человек
Что поменяется после вынужденного перехода? ОСНО будет действовать уже с первого числа первого месяца квартала, в котором произошло превышение. У компании появятся налог на прибыль, НДС и налог на имущество. А у ИП — налог на доходы физических лиц, НДС и налог на имущество.
После такого перехода нужно создать регистры налогового учёта последним днём месяца предшествующего квартала и сдать годовую декларацию по УСН досрочно.
С чего начать восстановление бухгалтерского учёта
→ Анализ учёта
Начинать восстановление нужно с проведения анализа состояния учёта. Что нужно выяснить?
1. Какие первичные документы и по каким операциям отсутствуют в организации.
2. Какие налоги требуют пересчёта, и какие отчёты необходимо откорректировать.
3. Определить период и вид восстановления: полный или частичный.
Дальнейшие восстановления мы ведём по инструкции:
- Проводим инвентаризации расчётов, наличия материалов на складах, основных средств и нематериальных активов.
- Запрашиваем акты сверок со всеми контрагентами за нужный период.
- Проводим отсутствующие документы реализации, восстанавливаем банковские операции, платежные ведомости на заработную плату и т.д.
- Просим контрагентов предоставить дубликаты отсутствующих у нас документов.
- После внесения информации делаем перерасчёт налогов.
- Формируем и сдаем корректирующие отчёты.
→ Сбор первичных документов
Сразу напомним, что срок возможной налоговой проверки — 3 года. Поэтому восстанавливать первичные документы нужно за период текущего года и трёх предшествующих.
Помимо этого, срок хранения первичных документов — 5 лет. Поэтому налоговая может запросить документы за все 5 лет. Такое часто бывает при проверке контрагентов. Обычно они заинтересованы предоставить вам все необходимые дубликаты и копии, если у вас их нет.
В чём разница между дубликатом и копией? В оформлении. Копия — это отсканированный документ организации с печатью и подписью ответственного лица. Дубликат же полностью заменяет первичный документ. Именно он понадобится при выездной проверке.
Возможно вы сейчас скажете, что в современном мире мы используем ЭДО — зачем копии и дубликаты? Всё так, но есть важный момент: при получении документа по ЭДО важен факт подписания этого документа. И если у вас отражены факты хозяйственной деятельности в декларациях прошлых периодов, например, входящий НДС, то, увидев первичные документы с текущей датой подписания, налоговая может потребовать подать корректировки и убрать их из расходов.
Если восстановить документ нет возможности, например, при ликвидации контрагента, то следует такие расходы изъять из расчёта налогов, так как они становятся неподтвержденными.
