Знакомый предприниматель рассказывает о преимуществах для бизнеса при использовании топливных карт:
Автоперевозками я занимаюсь последние восемь лет. Начинал когда-то как индивидуальный предприниматель, ездил по области на старом разбитом Ford Transit, выполнял частные заказы. Потом приобрел два новых микроавтобуса, набрал надежных водителей. Появились постоянные клиенты, бизнес потихоньку рос. Сегодня у меня автопарк из десяти микроавтобусов, которые, естественно, потребляют дизель и бензин. Долгое время топливо покупалось за наличный расчет, но сейчас пошел третий месяц, как я перевел свою небольшую транспортную компанию на топливные карты ОПТИ 24. Отзыв я хочу посвятить как раз этому вопросу. Почему именно этот сервис, и в чем я вижу его преимущества.
Топливные карты как жизненная необходимость
У меня с топливными картами был опыт еще в 2009 году как у водителя по найму. Сейчас этой сети уже в России нет, да и уровень цифровизации был такой себе. Тогда там выдавали чек, где был прописан только расход. Сколько у тебя осталось денег на заправку, оставалось неясным. Работал тогда недолго, но эти мучения запомнились. За это время, понятно, технологии ушли далеко вперед, и все с этими системами работают. Но, как говорится, «осадочек остался». Поэтому всеми силами пытался на стадии ИП этого всего избегать.
Но после перерегистрации бизнеса в ООО и расширения штата возникли другие проблемы. Когда количество машин увеличилось, заправлять автопарк стало намного сложнее. Мы работаем по УСН с системой «доходы минус расходы», все затраты нужно документально оформлять. Бухгалтер у меня на аутсорсе, выдачей путевых листов занимается диспетчер. В ее обязанности входит собирать с водителей кассовые чеки за топливо. В процессе приходится делать сканы кучи бумаг, и она не справляется.
Еще один момент заключался в том, что народ приходит на работу уже не такой надежный, как на заре бизнеса. Требовался жесткий контроль, а вручную это все это реализовать было трудно. Деньги выдавать водителям хотелось все меньше, так как проконтролировать все до литра нереально. Ну и последнее — на покупке бензина я терял приличные деньги, так как по топливным картам заправка идет со скидкой. Так что передо мной стояла задача выбрать сервис, который бы решил все эти проблемы разом.
Почему я выбрал ОПТИ 24
Первым условием было заключение договора онлайн. Времени на поездки по офисам у меня не было, и лишних людей для этого тоже. Вторым условием была возможность получать документы для аутсорсинговой бухгалтерии онлайн и третьим — возможность контролировать расходы с моей стороны. Кроме того, требовалось присутствие заправок в достаточном количестве в нашем регионе, а это еще та проблема.
Путем мониторинга всех систем я остановился на ОПТИ 24. Отзывы клиентов на этот сервис были неплохими, к тому же заправок «Газпромнефти» и партнеров у нас в области найдется не один десяток. После изучения информации на сайте решил уточнить условия сотрудничества. На горячей линии мне рассказали, что в ОПТИ 24 для юридических лиц предлагается упрощенное заключение договора-оферты онлайн. Для этого требуется сканы свидетельств о регистрации в налоговых органах, протокол о назначении руководителя и согласие на обработку персональных данных. Заявка отправляется прямо с сайта.
Но самым главным критерием для выбора было даже не это. После подключения к платформе Опти 24 мне предлагалась не только скидка 7% на дизельное топливо, но и 20% на сопутствующие товары и услуги. С топливными картами этой системы можно оплачивать также услуги мойки, шиномонтажа, обслуживание на партнерских СТО.
Второе важное отличие Опти 24 — это два варианта пополнения водительских карт. Можно привязать их к единому счету, а можно сделать для каждой электронный кошелек, который пополняется отдельно. По такой схеме можно выставить на каждую карту лимит в рублях или литрах, что исключает бесконтрольные заправки. Все это при полном отсутствии абонентской платы, что и стало решающим фактором для выбора.
Возможности сервиса
Доступ в личный кабинет я получил, как только все необходимые документы были отсканированы и отправлены. Ссылка для входа пришла просто пришла на email. Мне оставалось только задать свой пароль и войти в систему. Все сделано достаточно понятно и удобно. На старте от нас требовалось:
- пополнить лицевой счет;
- ввести данные пользователей;
- выпустить каждому виртуальную карту ОПТИ 24;
- оповестить водителей.
Диспетчер разослала водителям SMS со ссылкой на закачку приложения, куда уже привязана виртуалка. Скажу прямо, не всем новая система пришлась по душе, но с технической точки зрения никаких трудностей не было. Все в конечном итоге справились и научились пользоваться. Оплата за топливо списывается прямо через приложение, нужно только поднести телефон к терминалу на заправке. На интерактивной карте можно найти ближайшие точки АЗС «Газпромнефти» и партнеров, где действуют топливные карты ОПТИ 24.
Экономические выгоды
Теперь немного о том, что я получил от подключения к платформе. В личном кабинете я на все карты поставил лимиты по виду топлива и расходам, о чем оповестил водителей на общем собрании. Также сказал, что теперь в сервисе буду заказывать антифродовый отчет, то есть сравнение фактического поступления топлива в бак и реальной суммы списания с карты. Результат первого месяца — сокращение расходов на 10%.
Как я понял, топливо все-таки уходило налево. Так как реальная сумма экономии получилась побольше скидки, которую мы получили за счет сервиса. Считаю, отчасти сработал психологический фактор, так как водители знают, что я в любой момент могу посмотреть списания по их картам — когда они заправлялись, на какую сумму и сравнить с текущими заказами. Надеюсь, такой эффект сохранится надолго.
Отдельно хочу похвалить техническую поддержку. Ребята в режиме 24/7 помогали решать все возникающие вопросы, которых сначала было немало. Особенно в плане ЭДО. У нас не было провайдера, а бухгалтерия требовала документы в электронном виде. Заявку на подключение мы отправили прямо из личного кабинета и с помощью персонального менеджера все сделали в течение рабочей недели.
Сейчас вся документация переведена в «цифру». Водители привыкли к картам и говорят, что расчеты стали удобнее. Со своей стороны, я могу наблюдать за движением средств и контролировать расходы. Бухгалтерия получает закрывающие документы в цифровом формате и вздохнула с облегчением, что не надо обрабатывать наши сканы. Сокращение затрат на автопарк наблюдается приличное, а с 2025 года мы сможем экономить на грядущем НДС. Все это не может не радовать.
Вот такой пока наблюдаю результат от ввода топливных карт ОПТИ 24. Отзыв пока не полный, потому что еще не пользовались сопутствующими услугами.
Буду рад, если кто-то поделится своим опытом работы с топливными картами. Какие еще видите плюсы?
