В данной статье мы исследуем две популярные ситуации — изменение фамилии и замену паспорта. Как правильно учесть эти изменения в кадровом учете? Какие документы нужны и как их оформить? Кроме того, эксперт РУНО расскажет, как оформлять документы, которые понадобятся при изменении личных данных сотрудника.
Обучение кадровых работников в “РУНО” поможет пополнить копилку полезных знаний и навыков для карьерного роста. Компетентность по разным вопросам даст приоритет среди коллег, а также пригодится для успешного собеседования в разных компаниях.
Как уведомить об изменении персональных данных
Часто у сотрудников компании меняются их персональные данные. Например, сотрудница может выйти замуж и принять фамилию супруга, или работник может сменить место проживания. Все такие изменения следует фиксировать и актуализировать персональные данные сотрудника.
В законе не указана обязанность для работников сообщать о возникших изменениях в своих персональных данных. Тем не менее, если работник не своевременно предоставит новую информацию, это может негативно сказаться на выполнении работодателем своих обязательств.
Например, это может затруднить подачу отчетов и документов в соответствующие органы или внесение изменений в трудовую книжку и т. д. По закону именно работодатель несет ответственность за обеспечение точности и корректности персональных данных сотрудников. Он также обязан принимать необходимые меры для исправления неполных или некорректных данных (п. 6 ст. 5 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
Чтобы у работников не возникало вопросов при изменении своих персональных данных, рекомендуется разработать и предоставить им специальные памятки. В этих памятках следует обрисовать порядок действий, который необходимо предпринять в случае смены паспорта или вступления в брак.
Что делать, если сотрудник сменил фамилию
Поговорим подробнее о смене фамилии сотрудником, чаще всего — сотрудницей.
В этом случае необходимо внести соответствующие изменения в кадровую документацию, включая трудовой договор. Согласно статье 57 Трудового кодекса РФ, в трудовом договоре указываются фамилия, имя и отчество работника, информация о документе, удостоверяющем его личность. Изменение ряда условий трудового договора возможно только по соглашению сторон, данное соглашение должно быть оформлено письменно (ст. 72 ТК РФ).
Чтобы научиться правильно и эффективно работать с документами, можно изучить возможности автоматизированной системы электронного документооборота на курсе Электронный документооборот + 1С: Документооборот.
Чтобы внести изменения, необходимо иметь обоснование - документы, которые подтвердят смену фамилии. Желательно заранее позаботиться о том, чтобы работник принёс эти документы. Наиболее простым решением будет включить в трудовой договор стандартный пункт, обязывающий сотрудника уведомлять работодателя о таких изменениях, как смена ФИО, паспорта, адреса проживания и других личных данных, указанных в договоре.
На начальном этапе процесса внесения изменений в кадровый учет достаточно получить от сотрудника документы, подтверждающие смену фамилии, например, новый паспорт или свидетельство о заключении брака. С этих документов следует сделать копии и заверить их. Рекомендуем также попросить сотрудника подписать специальное заявление.
Это поможет более эффективно организовать документооборот, поскольку документы, относящиеся к смене фамилии, будут «привязаны» к заявлению. Такой порядок облегчит задачу любому, кто в будущем откроет личное дело сотрудника (включая проверяющих), так как станет ясно, почему эти документы находятся в досье и в какой момент организация была уведомлена о смене фамилии сотрудницы.
При необходимости на заявлении также можно делать отметки и визы, если это предусмотрено системой документооборота, принятой в организации.
Важно знать!
Не забудьте предоставить сотруднику для подписи заявление по форме АДВ-2 (бланк утвержден приказом СФР от 30.10.23 № 2153; см. «Обновлены бланки для регистрации работников в системе персучета»). Документ необходим для начала процедуры замены подтверждающего документа о регистрации в системе персчит. Это обязательная мера, поэтому рекомендую сразу оформить все необходимые заявления, чтобы не отвлекать сотрудника в дальнейшем.
После получения заявления о смене фамилии можно приступать к оформлению приказа о внесении изменений в кадровую и другую учетную документацию. В дополнение к ТД потребуется изменить лицевой счет, трудовую книжку, личную карточку (если она ведется), табель учета рабочего времени, график отпусков, карточку по страховым взносам и НДФЛ.
Если на сотрудника была выдана доверенность, ее также необходимо переоформить. Кроме того, в случае, если зарплата начисляется на банковскую карту, оформленную через работника, нужно выпустить новую карту.
Изменение фамилии также является обоснованием для замены полиса обязательного медицинского страхования (ОМС), однако соответствующее заявление должен подать сам работник. Если же работодателем оформлен договор добровольного медицинского страхования (ДМС) в интересах сотрудника, то именно организация должна позаботиться о подготовке документов для смены полиса ДМС.
Все эти моменты следует отразить в приказе, который послужит основанием для корректирования кадровых документов. На основании указанного приказа нужно составить дополнительное соглашение к трудовому договору.
Напомним, что изменения в личной карточке, трудовой книжке и других бумажных кадровых документах вносятся следующим образом: устаревшая информация зачеркивается одной линией, а сверху или рядом (в зависимости от формата документа) записывается новая фамилия сотрудника и причина внесенных изменений.
Смена фамилии или других персональных данных работника не является основанием для сдачи формы ЕФС-1 (бывшая СЗВ-ТД). Данные для внесения изменений в сведения персонифицированного учета СФР возьмет из формы АДВ-2.
Что делать, если сотрудник сменил паспорт
Следующая ситуация, требующая корректировки кадровых документов, — это получение сотрудником нового паспорта. Это может происходить как в экстренных случаях — например, при утрате или повреждении документа, так и в плановом порядке, когда работник достигает 20 или 45 лет (п. 24 Положения о паспорте гражданина РФ, утвержденного постановлением правительства РФ от 23.12.23 № 2267).
В целом, последовательность действий при этом остается аналогичной ранее описанному процессу. Однако количество документов, в которые необходимо внести изменения, в данном случае меньше. Вам нужно будет скорректировать трудовой договор, лицевой счет, личную карточку, доверенность и банковские документы.
Если замена паспорта не влечет за собой изменения данных, содержащихся в лицевом счете сотрудника (ФИО, дата и место рождения, пол, адрес, указанные на основании старого паспорта), то подавать в Социальный фонд заявление по форме АДВ-2 необязательно. Тем не менее, согласно Федеральному закону от 29.12.06 № 255-ФЗ, работодатели обязаны сообщать в СФР актуальные анкетные данные работников для корректного начисления пособий (см. «Сведения о застрахованных лицах: какие данные и когда нужно подавать в СФР в 2024 году»). Что касается налоговой службы, то подобных требований не установлено. Следовательно, специально передавать новые паспортные данные сотрудника в ФНС не требуется.
Как и при смене фамилии, при замене паспорта целесообразно получить от работника соответствующее заявление.
На основе этого заявления руководитель выпустит приказ, в котором укаже все необходимые действия для внесения изменений в кадровую и прочую документацию.
Далее, исходя из данного приказа, требуется подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору.
Существует два практикуемых способа отражения персональных данных и других сведений о работнике в трудовых договорах (например, номера паспорта, место жительства). Первый способ предусматривает указание данных работника в «шапке» договора, то есть в его начале. Второй способ предполагает включение данных работника в последний пункт договора, где ставятся подписи сторон.
Пример допсоглашения, представленный в этой главе, применим в случае, когда данные работника указаны в конце договора. А тот вариант, который мы рекомендовали в главе, касающейся смены фамилии, предназначен для ситуаций, когда данные работника содержатся в «шапке» договора.
Хотите освоить основные навыки и быть в курсе всех нововведений в кадровом законодательстве? Тогда приглашаем на курс “Специалист по кадровому делопроизводству и подбору персонала + 1С ЗУП 8.3”.
