С 1 сентября 2024 года все компании, чьи сотрудники подписывают документы от их имени, обязаны использовать машиночитаемые доверенности (МЧД). В крупных компаниях, где для внутреннего взаимодействия часто применяются собственные информационные системы, управление доверенностями может быть сложным. Рассмотрим, как можно упростить работу с МЧД в таких организациях.
Изменения с 1 сентября 2024 года
С 1 сентября 2024 года сертификаты квалифицированных электронных подписей, выданные коммерческими удостоверяющими центрами для сотрудников компаний и ИП, больше не используются. Теперь для сдачи отчетности и участия в тендерах сотрудники применяют сертификат электронной подписи физического лица, сопровождая его машиночитаемой доверенностью (МЧД).
Обязанность использовать МЧД не распространяется на руководителей компаний или предпринимателей, так как они могут подписывать документы без доверенности (п. 1 ст. 17.2, п. 1 ст. 17.3 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).
Сертификаты квалифицированных электронных подписей сотрудников компаний и ИП, выданные коммерческими удостоверяющими центрами, с 1 сентября 2024 года больше не применяются. Теперь при сдаче отчетности и для участия в тендерах сотрудники используют сертификат электронной подписи физического лица и прикладывают к нему МЧД.
Обязанность применять МЧД не касается руководителя компании или предпринимателя, так как они вправе подписывать документы без доверенности ( закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).С МЧД работают разные ведомства и площадки, например:
- Налоговая инспекция;
- Социальный фонд России;
- Система «Честный ЗНАК»;
- Системы «ЕГАИС» для алкогольных напитков и «ЛесЕГАИС»;
- Портал Федеральной таможенной службы (ФТС);
- ФГИС ОПВК;
- Центробанк;
- Казначейство;
- Федеральные ЭТП;
- «Сбербанк-АСТ»;
- Госуслуги.
Машиночитаемая доверенность представляет собой электронный документ в формате XML, подписанная электронной подписью руководителя компании или заверенная нотариально. Электронная доверенность включает сведения о:
- доверителе — компании, которая выдала МЧД;
- доверенном лице — сотруднике, который уполномочен совершать определенные действия;
- полномочиях.
Астрал.Доверенность — это сервис, с помощью которого вы сможете управлять электронными доверенностями и создавать МЧД для:
- отправки электронных документов ваших контрагентам и электронным торговым площадкам;
- сдачи отчетов в налоговую инспекцию;
- отправки данных в государственные информационные системы, например, «Честный ЗНАК», ФТС;
- работы с ЕГАИС: при установке модуля «УТМ-ЕГАИС» и при подаче алкогольных деклараций в ФСРАР.
В чем сложность управления доверенностями в крупных компаниях:
Крупным компаниям сложнее управлять машиночитаемыми доверенностями, чем небольшим фирмам. Основные риски включают:
- Необходимость регистрации в сторонних системах. Крупные компании часто используют свои внутренние информационные системы, но для выпуска или отзыва МЧД требуется регистрация и работа в сторонних сервисах, что неудобно и отнимает время.
- Сложности с интеграцией данных. Для работы с МЧД компании нужно иметь возможность загружать и скачивать документы в свою информационную систему. Это может быть затруднительно, если система компании несовместима с той, где выпускается доверенность.
- Риски ошибок при использовании сторонних программ. Работа в сторонних интерфейсах может привести к ошибкам, особенно если сотрудники не имеют достаточного опыта, что может вызвать задержки в оформлении документов.
- Потеря времени на управление и контроль. Управление МЧД требует контроля за статусом и оформлением документов, что занимает много времени, особенно в крупных организациях с большим числом сотрудников. Необходимо своевременно отзывать доверенности, если сотрудник уволился или сменил должность.
Внедрение корпоративного API Астрал.Доверенности для работаты с МЧД в крупных компаниях
Корпоративное API Астрал.Доверенности автоматизирует создание и управление машиночитаемыми доверенностями через интеграцию с информационной системой компании.Интеграция упрощает электронный документооборот и экономит время сотрудников.
API обеспечивает передачу данных между вашей учетной системой и сервисом Астрал.Доверенность, поддерживая бесперебойный поток информации.
Благодаря интеграции, документооборот ведется в привычном интерфейсе вашей информационной системы. Загрузка и отправка документов, отслеживание статуса и другие процессы выполняются в ИС с помощью методов API.
Сценарии работы включают:
- Создание доверенности: формирование доверенности в формате 002 и 003, заполнение данных, регистрация и проверка статуса.
- Отмена доверенности: регистрация заявления на отмену и проверка статуса.
- Добавление ранее зарегистрированной доверенности: передача номера и ИНН, проверка статуса.
- Регистрация сформированных доверенностей в реестре ФНС.
Каким компаниям подойдет корпоративное API
Это решение идеально подходит для крупных компаний, управляющих множеством машиночитаемых доверенностей. Оно будет полезно для компаний с распределенной филиальной сетью, холдингов и предприятий с учетными системами, адаптированными под их конкретные нужды.
Интеграционное API также полезно для:
- Банков и финансовых учреждений, которым необходимо автоматизировать процесс создания и обработки доверенностей.
- Аутсорсинговых компаний, предоставляющих услуги по оформлению и ведению доверенностей для клиентов.
- Производственных и торговых компаний, которым нужно управлять полномочиями между подразделениями и филиалами.
Подключите Корпоративное API Астрал.Доверенность сегодня, чтобы автоматизировать процессы, сократить время на обработку документов и минимизировать риски ошибок.
Преимущества API от Астрал.Доверенность:
- Легко интегрируется с текущими информационными системами.
- Поддерживает массовое создание и отмену доверенностей, значительно снижая потребность в ручной работе.
- Обеспечивает поддержку различных сценариев и форматов, упрощая рабочий процесс.
Наши специалисты помогут интегрировать API в вашу информационную систему и адаптировать его под ваши нужды.
Начните работу в «Астрал.Доверенность» выгодно!
Астрал.Доверенность — это сервис, с помощью которого вы сможете управлять электронными доверенностями и создавать МЧД.
Больше доверенностей МЧД — больше возможностей:
- При покупке тарифа «Базовый» вы получите дополнительно +3 МЧД в подарок;
- При покупке тарифа «Расширенный» вы получите дополнительно +5 МЧД в подарок.
АКЦИЯ для клиентов «Астрал Отчет 5.0» - «Астрал Доверенность» за 500 ₽
Сдавайте отчетность быстро и без проволочек. Подключите МЧД на выгодных условиях.
