Открыть розничный магазин и наладить каждый бизнес-процесс на начальном этапе – это только начало успешной торговли. Если не знать, как организовать работу магазина правильно, то уже через 1-6 месяцев бизнес станет убыточным, и очередная торговая точка будет закрыта.
Избежать подобных проблем поможет грамотный менеджмент и автоматизация розничного магазина. Давайте узнаем, как правильно управлять магазином, чтобы можно было наблюдать рост продаж, а не постоянно задаваться вопросом: «Что же я делаю не так?».
Как организовать управление магазином: основные бизнес-процессы
Автоматизация бизнес-процессов в розничной торговле – основа успеха, если найти правильный подход.
Для начала определим, какие процессы свойственны такой деятельности, как розничная торговля:
1. Заказ товаров для последующей реализации покупателям
Заказывать продукцию можно у поставщиков, представителей производителя или непосредственно у производителя. Здесь важна прозрачность условий поставок и возврата, наличие сопроводительных документов, цена и сроки поставки. Рекомендуем назначить ответственного за данный процесс сотрудника на складе, который будет отслеживать остатки, определять требуемый объем, оформлять заявки и иным образом взаимодействовать с поставщиком.
2. Приемка товара
Как управлять магазином продуктов, если даже при поступлении товаров часто возникают разногласия с поставщиком? Магазин заинтересован в качестве, количестве и соответствии продукции, указанной в сопроводительной документации. На практике часто возникают проблемы.
Рекомендуемая схема работы: получение товара вместе с ТТН, сертификатом качества, счет-фактурой, взвешивание или учет поштучной продукций, внешний осмотр, наличие маркировки и, наконец, оприходование.
3. Подготовка к реализации
Данный процесс в автоматизации розничного магазина состоит из нескольких рутинных операций, за которые обычно отвечает товаровед на складе (если он есть по штатному расписанию, а не замещается по совместительству продавцом): проверка заводских штрихкодов, внесение в программу учета, печать ценников, маркировка товара, формирование отчета по остаткам/приходу. В некоторых случаях будут дополнительные операции: нарезка, фасовка, взвешивание, формирование комплекта (например, подарочного набора).
4. Возврат товара
Со склада, торгового зала товар может быть возвращен поставщику. Причины могут быть различными, но они обязательно оговариваются в договоре между сторонами. Чаще всего возврат осуществляют при выявлении дефектов, нарушении условий поставок, отсутствии сопроводительных документов или их несоответствию, завершении срока годности.
Здесь важны соответствующие настройки в учетной программе, чтобы товаровед или администратор своевременно убирали просрочку с прилавков, юридическое сопровождение при заключении договора поставки (особенно, если это первый опыт открытия и управления розничным магазином), опытный персонал (товароведы).
5. Реализация товара
Типичная автоматизация бизнеса: покупатель выбирает товар, кассир пробивает товар через сканер штрихкодов, покупатель оплачивает покупку, чек формируется в онлайн-кассе, печать чека, внесение изменений в учетную программу.
6. Инвентаризация
Необходима, чтобы выявлять разницу между фактическими остатками на складе и данными из учетной системы. Учет товаров в магазине необходим, чтобы выявлять «внутренние» и «внешние» кражи, неправильно оформленный возврат или приемку.
Конечно, управление торговлей не ограничивается только перечисленными процессами. Важно предусмотреть режим труда и отдыха персонала, чтобы не нарушать трудовое законодательство, настроить оборудование и системы учета, предусмотреть возможность работы торговой точки при отсутствии доступа к онлайн-кассе.
Факторы, повышающие загруженность руководителя
Администрирование магазина – задача, которая подразумевает в первую очередь распределение обязанностей между сотрудниками, контроль их деятельности в соответствии с должностной инструкцией.
Но не каждый руководитель знает, как управлять магазином правильно – в итоге возникают типовые ошибки
- Недоверие - в отношении сотрудников, боязнь делегирования полномочий.
- Взаимодействие с участниками бизнеса - по разным каналам связи без привлечения стороннего сотрудника (подразумевается переписка с поставщиками, производителями, надзорными органами, покупателями в мессенджерах, по e-mail, в чате на сайте, общение по телефону).
- Соблюдение формальных регламентов - которые являются обычной бюрократией, и никак не помогают в автоматизации бизнес-процессов.
- Постоянный контроль персонала - попытки вмешиваться в «личное пространство», когда, например, сотрудники во время перерыва обсуждают товары, условия труда, покупателей, а администратору это не нравится.
- Ведение кадрового и иного документооборота в бумажной форме - тогда как даже ИП с 10-15 наемными рабочими уже пользуются коммерческими системам или государственными сервисами (тот же «Работа России» для кадрового электронного документооборота).
- Накопление груза проблем - как управлять продуктовым магазином наименее эффективно, чтобы закрыть бизнес как можно скорее? Правильно – оставлять нерешенными текущие проблемы. Нарушения пожарной безопасности, игнорирование требований ГИТ, отсутствие учетной системы, продажа просрочки, да даже банальная невыдача покупателю по требованию книги жалоб и предложений – всё это в итоге приведет к концу коммерческой деятельности.
Как делегировать задачи?
Делегирование задачи – это не перекладывание обязанностей, а грамотное их распределение по отдельным менеджерам и линейному персоналу.
Автоматизация торговли невозможна, если за большую часть процессов отвечает лишь один человек – в бизнес-процессах задействованы минимум:
- Руководитель (владелец торговой точки).
- Товаровед (возможно совмещение с продавцом).
- Администратор (возможно совмещение с продавцом).
- Грузчики.
- Бухгалтер (возможно совмещение с кадровиком).
Как стать управляющим магазина, если открывается ИП, и есть лишь возможность нанять 1-2 человек? Как минимум, стоит определиться – в каком направлении вы хотите работать. Может быть, достаточно будет открыть небольшое кафе, хлебный киоск или шоу-рум домашнего типа? Любая крупная торговая сеть начинала свое существование с небольшой розницы в отдельном регионе – что «Магнит», что «Пятерочка» или «Лента». Сразу никто никогда большими масштабами не мыслит – запомните.
Автоматизация операций
Автоматизация бизнеса возможна при выполнении следующих условий:
- Покупка и настройка соответствующего оборудования - регистрация онлайн-кассы, настройка сканера штрихкодов, систем безопасности и пожаротушения, освещения.
- Приобретение учетной системы - 1С или более доступные по цене аналоги для складского учета, кадрового делопроизводства.
- Грамотное управление персоналом - внедрение современных моделей обучения, корпоративной этики, обеспечение надлежащих условий труда, отдыха (например, обустройство кухни, комнаты отдыха, где персонал во время кофе-брейка может расслабиться).
- Обеспечение доступа к важной информации для персонала и покупателей - масочный режим, режим работы в государственные праздники, план эвакуации при пожаре и многое другое.
Рекомендации по выбору программных решений для автоматизации бизнес-процессов:
- Складской учет товара: 1С:Торговля и склад, Saby, МойСклад, Конутр.Маркет и аналоги.
- Кадровый учет: СБИС, Контур КЭДО, «Добыто.КЭДО» и аналоги.
- Бухгалтерский учет: 1С:Бухгалтерия, ПланФакт, Инфо-Бухгалтер, Турбо-Бухгалтер и др.
- Комплексная автоматизация розничной торговли: Saby Retail, CloudShop, GBS.Market.
- Модули для реализации отдельных процессов – Долями, API от Сбера и других банков.
Как вести учет в магазине, чтобы «всё сходилось»?
Во-первых, исключите методы кнута и пряника при выявлении краж. Продавцы – не роботы, и они не могут одновременно реализовывать, взвешивать товар, рассчитываться с покупателем и отслеживать, что происходит в торговом зале, нет ли там подозрительных лиц.
Во-вторых, проводите учет товара сразу же в системе, а не по модели «вечером деньги – утром стулья». Даже самые проверенные поставщики в чем-то могут ошибиться, и недостача товара – дело в розничной торговли практически обыкновенное. Поэтому сразу определите, как будете взаимодействовать с поставщиком, и что предпринимать в случае нарушения договора.
В-третьих, не пользуйтесь сомнительными онлайн-сервисами, нелегальным ПО, скаченным из интернета. Мало того, что это приводит к постоянным сбоям, а, нередко, и банальным кражам, в т.ч. с банковских карт клиентов вашего магазина, так еще и за нарушение законодательства может возникнуть административная ответственность.
Как управлять сотрудниками?
Мы подошли к самому интересному и пугающему вопросу – как управлять персоналом в магазине?
Вот несколько «золотых правил»:
- Никогда не допускайте нарушения ТК РФ - даже самый стеснительный, скромный сотрудник, если его несправедливо наказать, может обратиться в суд, а это и судебные разбирательства, издержки, и постановления ГИТ, и штрафы, и «подмоченная» репутация.
- Управляйте мотивацией сотрудников, а не заставляйте их самих себя мотивировать.
- Прямо говорите о бонусах за рост продаж, публично (при всех остальных работниках) награждайте лучших, показывайте примеры.
- Обязательно внедряйте корпоративную политику, этику. Нет ничего проще, как управлять сетью магазинов с развитой, уникальной корпоративной системой. «Все за всех, и каждый за одного», «каждый сотрудник – золотое звено в компании», «работает команда – работает на результат – персональные выгоды каждому» и другие громкие лозунги должны обязательно подкрепляться действием со стороны руководства.
Стоит учесть, что и как управлять интернет магазином, и как управлять оффлайн-магазином для администратора не должно быть проблемой. Разница лишь в способе взаимодействия с участниками сторон бизнеса (поставщики – персонал – покупатели). В остальном – все принципы остаются такими же.
Ознакомиться с нашими товарами или заказать звонок специалиста вы можете на нашем сайте: Нажми для перехода
Или обратившись в наши магазины по адресам:
г. Челябинск, ул. Свердловский пр-т, 39 Телефон: (351) 225-00-41
г. Челябинск, ул. Комсомольский пр-т, 94 Телефон: (351) 723-02-41
г. Миасс, ул. 8 марта, 189 Телефон: (351) 357-04-54
