Сотрудничество с самозанятыми — это хороший способ оптимизировать расходы для компаний. Однако подобные отношения могут принести неприятности, если самозанятый не выполнит свои обязательства. Мы разберем несколько типичных ситуаций, когда самозанятый, умышленно или по незнанию, подводит компанию. И, конечно, расскажем, как минимизировать налоговые риски в таких случаях.
1. Самозанятый не предоставил чек и исчез
Ситуация: Самозанятый завершил работу, получил оплату, а затем исчез, не оставив чек. Что делать в этом случае? Можно ли учесть такую оплату в расходах на налог на прибыль только на основании договора и акта выполненных работ?
Решение: Нет, такие расходы без чека нельзя учесть при налогообложении (письмо Минфина от 28.08.2023 № 03-03-06/1/81571). Согласно законодательству, самозанятый обязан выдать чек через приложение «Мой налог» (п. 8 ст. 15 Закона № 422-ФЗ). Без этого документа учесть такие затраты невозможно.
Чек может быть как в электронном виде, так и на бумаге — это не имеет значения. Важно, чтобы в нем были указаны все необходимые данные: ИНН исполнителя, наименование услуг, дата расчета, сумма и QR-код. Если самозанятый не предоставил чек, напомните ему о его обязательствах. В случае отказа вы можете пригрозить жалобой в налоговую, так как за непредоставление чека его могут оштрафовать.
Если самозанятый так и не выйдет на связь, оплату включать в расходы нельзя. В такой ситуации придется удержать НДФЛ и начислить страховые взносы, так как такие выплаты уже будут рассматриваться как обычная оплата физическому лицу, а не самозанятому.
2. Самозанятый аннулировал чек
Ситуация: После того как самозанятый получил оплату и вы учли эту сумму в налоговых расходах, он аннулировал чек. Нужно ли корректировать эту сумму в расходах?
Решение: Даже если чек был аннулирован, это не всегда повод для исключения расходов из налоговой базы. По закону самозанятые могут аннулировать чеки только в двух случаях: если покупатель вернул деньги или была допущена ошибка при формировании чека. Если такие случаи имеют место, самозанятый обязан выдать новый корректный чек (письмо ФНС от 28.07.2023 № ЗГ-3-20/9902).
Тем не менее, иногда недобросовестные самозанятые обнуляют чеки, чтобы избежать уплаты налога. Поэтому обязательно проверяйте чеки через QR-код в приложении «Мой налог». Это не гарантирует, что чек не будет аннулирован позже, но снизит ваши риски.
Если чек все-таки аннулирован, требуйте новый чек или возврат денег. В случае отказа — обращайтесь в налоговую инспекцию для проверки самозанятого.
3. Самозанятый утратил свой статус
Ситуация: Исполнитель потерял статус самозанятого, но компания продолжала оплачивать ему услуги по старым условиям. Что делать в таком случае?
Решение: Если у вас есть чек, вы все равно можете учесть расходы, даже если самозанятый потерял право использовать специальный налоговый режим (письмо ФНС от 16.04.2019 № СД-4-3/7089). Однако если чек не был выдан, расходы придется исключить из налоговой базы, а на сумму вознаграждения нужно будет начислить НДФЛ и взносы.
Чтобы избежать подобных ситуаций, важно регулярно проверять статус самозанятого перед каждой оплатой. Если выяснится, что самозанятый потерял статус, нужно расторгнуть с ним старый договор и заключить новый, уже как с обычным физическим лицом.
Итог
Работа с самозанятыми может быть выгодной, но она также несет в себе определенные риски. Всегда следите за тем, чтобы все расчеты были документально подтверждены, особенно с точки зрения налоговых обязательств. Прописывайте ответственность за невыдачу или аннулирование чеков в договоре, а при малейших проблемах не стесняйтесь обращаться в налоговые органы.