Можно говорить о том, что существовал своеобразный обязательный комплект документов, т.н. mini-«личное дело» нижнего чина Русской Императорской армии, в котором обязательно присутствуют 3 документа.
Надо понимать, почему именно они составляли костяк этого дела, и почему в нём нет других.
1., формулярный о службе (позже – послужной) список
Документ номер один в личном деле, потому что раскрывает все детали военной службы и нахождения вне её (например, в отпусках – краткосрочных и бессрочном).
Формулярный список составлялся только во время службы нижнего чина вплоть до выхода в отставку в последней воинской части, где тот служил, и пересылался Уездному Воинскому Начальнику. На руки он не выдавался. Возможно даже, что сам нижний чин никогда его не видел.
Формулярный о службе список мог составляться несколько раз по различным причинам в разных воинских частях и существовать в многочисленных копиях.
2., формулярный список Рекрутского Присутствия
Иное название – приёмный формуляр. Составлялся в Рекрутском Присутствии при приёме рекрута на военную службу. Подлинник хранился в рекрутском столе Казённой Палате, копия – в личном деле.
Главные особенности документа: а) антропоминические данные (рост), подробное описание примет (волосы на голове, брови, глаза, нос, рот, подбородок), б) из какого сословия принят, по какому набору и когда именно принят (год, месяц и число), в) состав семьи (жена, дети).
Данные использовались при увольнении нижнего чина в бессрочный отпуск и отставку. Обязанность сверять срок начала службы лежала в 1830-1850-е годы на Командире Внутреннего Гарнизонного Батальона, затем, с 1862 года - на Губернском Воинском Начальнике, и наконец, в 1874 – 1879 годах – на Уездном Воинском Начальнике.
3., билет на бессрочный отпуск
Единственный документ, который нижний чин постоянно имел на руках. Билет выдавался ему в воинской части непосредственно перед тем, как нижний чин покидал часть.
После выхода в отставку заменялся паспортом (указом об отставке), который также хранился на руках.
