Мы все хотим контролировать процессы, происходящие вокруг нас. Мы строим планы на ближайший месяц, что будем делать, как будем делать, когда и где.
…Денис ждал этот день очень долго и вот наступило утро, и покупка мечты должна осуществиться.
- Марьивановна, где мои деньги? Я же говорил Вам, что мне нужны к 10-му числу 585 миллионов! У меня сделка.
- Денис Сергеевич, добрый день! Поздравляю с днем рождения! Пусть все Ваши мечты осуществляются, удачи Вам и благополучия!
- Так я и говорю, где мои деньги на мечту? Добрый день! Спасибо!
- Исходя из Вашего распоряжения и согласования Заявки на перечисление денежных средств, платеж запланирован на 12 число. Деньги будут только 12-го…
- Почему 12-го? Почему не сегодня?
Марьивановна продолжала очень спокойно и невозмутимо отвечать на вопросы:
- Мы автоматизировали блок «Казначейство» в 1С:ERP Управление предприятием и согласно Платежному календарю расход денег для Вас запланирован на 12-е число.
- Аааа, это тот Платежный календарь, с помощью которого можно следить за всеми платежами, поступлениями и остатками на счетах? Раньше я отмечал в эксельке, сколько мне нужно денег и когда, а сейчас я заполняю и согласовываю Заявки на перечисление денежных средств, и они попадают в Платежный календарь?
- Да, все верно. Платежный календарь – удобный инструмент для оперативного финансового планирования, с помощью которого можно управлять денежными средствами, формировать графики платежей и контролировать их своевременное исполнение.
За Платежный календарь отвечает казначей — это его рабочее место, где он:
- Видит все заявки
- Сверяет остатки денег в разных валютах на всех счетах всех организаций
- Планирует потоки денежных средств
- Детализирует выплаты и поступления до объектов расчетов
- Распределяет единичные и групповые заявки по дням оплаты и банковским счетам
- Формирует пакеты документов по списанию безналичных денежных средств
- Выгружает платежи в банк
- Группирует объекты оплаты по статьям ДДС (Движений денежных средств), по получателям и операциям
Чем удобен Платежный календарь, так это тем, что можно изменить даты оплаты, то есть перенести заявки и исключить «кассовый разрыв», который, по-видимому, сейчас образовался.
- Марьивановна, а что такое кассовый разрыв? И можете перенести оплаты на другие дни, а мою заявку провести сейчас?
- Денис Сергеевич, кассовый разрыв – это временная нехватка денег на запланированные обязательные расходы. А так как сегодня день выплаты зарплаты по всем организациям, то перенести обязательную выплату — значит подвести сотрудников и нарушить закон.
- Так, а что же делать?
- Выход, как всегда, есть! Мы можем воспользоваться операциями по финансовым инструментам, которые входят в блок «Казначейство». Такие операции предназначены для:
- Ввода начальных остатков по кредитным и депозитным договорам
- Создания кредитных и депозитных договоров с учетом параметров погашения кредитов, начисления процентов и комиссий по каждому договору
- Расчетов и отражения в базе ежемесячных сумм комиссий и процентов по этим договорам
- Анализа обязательств по кредитным договорам
Мы можем оформить кредит, у нас открыта кредитная линия. В блоке расчетов по финансовым инструментам оформляется договор с Партнером, выбирается вид отношений: Прочие отношения. Договор можем зарегистрировать в любой валюте, с учетом особых условий расчета курса валюты договора.
Для создания договора основными параметрами учета являются:
- Партнер, в нашем случае это Кредитор
- Организация, то есть банк, в котором мы возьмем кредит
- Счет организации, счет контрагента
- Характер договора – у нас это будет кредит полученный
- Тип договора – кредит в банке
- Расчеты – по типу срочности – укажем краткосрочный срок действия, мы можем позволить себе рассчитаться с кредитом оперативно
- Скан договора, который мы оформим, для удобства прикрепим в виде присоединенного файла на форме договора кредита. В любой момент можно обратиться к договору, что упрощает работу служб учета и контроля.
Марьивановна знала, что блок «Казначейство» в 1С:ERP – нужен для управления денежными потоками компании. Это как личный казначей, который следит за всеми платежами, поступлениями и остатками на счетах. С его помощью можно планировать платежи, контролировать движение денежных средств и управлять ликвидностью.
Это одна из первых подсистем, которые нужно и важно успешно запустить при переходе на новую программу учета, тем более, когда компания имеет холдинговую структуру с множеством взаимозависимых юридических лиц и блокировать платежи категорически нельзя. Особое внимание при внедрении, в самом начале, уделяется казначейским бизнес-процессам компании.
Успешность внедрения подтверждается отсутствием «кассовых разрывов», построением системы рационального планирования размещения денежных средств на депозитах и оформления кредитов, формированием отчетности в части Движения денежных средств, сверки расчетов, указанием лимитов расхода денежных средств и план-фактного анализа. Блок «Казначейство» включает в себя также расчеты с подотчетными лицами, в особенности, когда их очень много, и необходим регулярный контроль за денежными средствами у подотчетников.
Марьивановна была довольна, у нее было с чем сравнивать: что было «до» - и как стало «после».
Денис «горел» своей покупкой, он готовился достаточно долго, заранее согласовал Заявку на расходование ДС (денежных средств), ведь покупка превышала лимиты, установленные им же. И видимо, когда согласовывал, не уточнил дату платежа, вот получилась и накладка.
Марьивановна – это тот надежный человек, на которого не раз полагался Денис, выручая, подсказывая, анализируя и минимизируя риски компании, она всегда рядом, и, как и теперь, пришла на помощь.
- Да, Марьивановна, оформляйте кредит! Я оперативно согласую заявки на оплату и оформление Договора кредита. Я правильно понимаю, что сейчас у нас настроен документооборот по согласованию и договоров и заявок?
- Да, все верно
Марьивановна гордилась внедрением автоматизированного процесса согласования документов, который позволил сократить время и ввести контроль над согласовантами, лимитами. В итоге, внутренняя отчетность для руководства стала более прозрачной и оперативной.
Марьивановна робко спросила:
- Денис Сергеевич, а с покупкой мечты Вам нужна моя помощь?
- Да, конечно
- Хорошо, тогда на следующей встрече обсудим особенности получения Вашей «мечты».
