Что такое электронная подпись
Электронная подпись (ЭП) — это аналог вашей личной подписи, которую оставляете в бумажных документах. Для бизнеса она открывает дверь в электронный документооборот.
Например, с ЭП можно удалённо подать декларацию по УСН. Не надо ничего распечатывать, ехать в налоговую или на почту.
Документы, подписанные ЭП, имеют такую же юридическую силу, как и бумажные. Их можно использовать для подтверждения отгрузок или во взаимодействии с госорганами и контрагентами.
Для чего бизнесу нужна ЭП
Электронная подпись позволяет подписывать и удалённо сдавать налоговые отчёты и декларации.
Сегодня некоторые отчёты в определённых условиях вообще нельзя сдавать на бумаге. Например, бухгалтерскую отчётность налоговая принимает только в электронном виде.
Со временем всё придём к тому, что бумажного документооборота не будет. Поэтому лучше уже сейчас привыкать к ЭП.
Дело не ограничивается отчётами и декларациями — подпись пригодится в других делах:
- Обмен первичкой с контрагентами. Акты об оказанных услугах, накладные, УПД и другие документы можно подписывать в офисе на компьютере.
- Участие в госзакупках. Без ЭП нельзя участвовать в тендерах по ФЗ-44 и ФЗ-223.
Без ЭП не получится вести бизнес, связанный с алкоголем, лесом или маркируемыми товарами. Оборот продукции учитывается в специальных системах, для работы в которых нужна электронная подпись.
Как получить электронную подпись
Получение электронной подписи состоит из четырёх этапов:
Этап 1. Купите токен. Это специальная защищенная флешка, на которую записывают сертификат электронной подписи. Её можно купить в отделе электроники, интернет-магазине или маркетплейсе. Также в некоторых отделениях налоговой стоят автоматы с токенами.
Для записи сертификата возьмите токен формата USB Тип-А: Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, Рутокен Lite, JaCarta ГОСТ, JaCarta-2 ГОСТ, JaCarta LT, ESMART Token, ESMART Token ГОСТ. Для некоторых алкогольных дел нужен токен 3.0.
Если регистрируете ИП или ООО через банк, вам расскажут об услуге выпуска подписи. Сначала банк сделает простую ЭП физлица для подписания заявления на регистрацию, а потом отдельную подпись для бизнес-дел.
Этап 2. Соберите документы. Для выпуска сертификата понадобится паспорт, ИНН и СНИЛС.
Этап 3. Подтвердите личность. Без этого выпустить первую подпись не получится. Если планируете работать в другой стране, заранее займитесь выпуском ЭП.
С 2022 года ФНС самостоятельно проверяет предпринимателей, чтобы не было мошенников. Для этого придите в любое отделение и обратитесь к специалисту, который подтвердит, что вы — это вы.
Записаться на подтверждение личности и выпуск сертификата можно заранее через личный кабинет ИП в разделе «Получение КЭП».
Но так как поток предпринимателей и руководителей ООО очень большой, налоговая сделала шесть банков своими доверенными лицами. Поэтому при открытии ИП или ООО через них можно подтвердить личность в ближайшем банковском отделении.
!
После регистрации ИП или ООО подпись также можно получить в аккредитованном центре. Например, в отделении Контура. Всем клиентам доступна техническая поддержка по любым вопросам, связанным с подписью.
Этап 4. Дождитесь записи сертификата. Специалист налоговой, доверенного лица или удостоверяющего центра подготовит подпись за 15-30 минут.
Можно ли получить ЭП удалённо
Самую первую подпись ИП или руководителя организации нельзя получить дистанционно. Для подтверждения личности нужно личное посещение.
А вот продлить дистанционно можно. Например, когда срок действия сертификата подходит к концу, просто подпишите заявление на перевыпуск действующей ЭП.
Скоро всё может измениться и стать удобнее. В начале 2024 года налоговая запустила пилотный проект дистанционного подтверждения личности по банковской биометрии.
Пока что он распространяется на вновь зарегистрированных ИП и ООО. Если вы уже работаете как ИП и хотите выпустить ЭП, придётся действовать по старинке.
Чтобы дистанционно подтвердить личность для выпуска ЭП, потребуется:
- подтверждённый аккаунт на Госуслугах;
- профиль в Единой биометрической системе (ЕБС);
- специальный токен;
- компьютер или ноутбук с камерой и микрофоном.
Если ещё не сдавали биометрию, сначала посетите отделение банка, который зарегистрирует в ЕБС. Например, это можно сделать в Сбере или ВТБ. Или воспользуйтесь приложением «Госуслуги Биометрия».
Подойдёт ли для бизнеса подпись физлица
Если у вас есть электронная подпись на Госуслугах, она не подойдёт для бизнеса.
Когда вы становитесь ИП или открываете организацию, появляется особый статус. Поэтому для работы нужна отдельная подпись на специальном токене.
Аналогично обстоит дело с Госключом. Эта подпись выпускается на физлицо и подойдёт только для подписания заявления на регистрацию бизнеса. Для сдачи отчётов и участия в тендерах она не годится.
!
Не верьте, что подпись физлица подойдёт, потому что кто-то когда-то раньше так делал. Такая возможность была до середины 2024 года, но теперь нужна отдельная ЭП для ИП или руководителя организации.
При этом сохранилась возможность использовать ЭП физлица для первичных документов — актов, накладных и др. Например, можно подписывать документы в Диадоке, если налажен электронный документооборот с контрагентами.
Как настроить компьютер для работы с ЭП
После выпуска ЭП не получится просто вставить флешку в компьютер и начать подписывать документы. Сертификат — это сложный технический инструмент, для которого нужны специальные программы и плагины. Сначала нужно настроить рабочее место.
В налоговой выдадут памятку со ссылкой на раздел «Настройка рабочего места» в личном кабинете. Он появился недавно, но основной набор программ там уже доступен.
Перейдите по ссылке, установите ПО и запустите проверку. Если всё нормально, появится соответствующее уведомление — можно начинать использовать ЭП в бизнес-задачах.
Проще и быстрее настроить рабочее место через Контур.Диагностика. Всё, что нужно:
- Запустить проверку системы.
- Согласиться на установку недостающих программ и плагинов.
- Запустить повторную проверку системы.
Периодически возвращайтесь в «Диагностику», чтобы проверять компьютер на соответствие требованиям. Программы и плагины регулярно обновляются — сервис предложит установить актуальные версии.
Новые мобильные токены с NFC
Электронные подписи ждёт ноу-хау — мобильный токен с NFC. Он позволит подписывать документы и отчёты со смартфона.
Работать это будет за счёт связи между чипами NFC в токене и телефоне. Перед подписанием документа смартфон будет связываться с токеном, там автоматически произойдут сложные технические процессы и через несколько секунд документ подпишется ЭП.
Это удобно и упрощает работу с документами. Например, можно будет подписывать документы где-то в дороге, когда с собой есть ЭП, но нет доступа к компьютеру.
Из минусов — токен с NFC-чипом дороже обычного в 1,5-2 раза (~ 3 000 руб).
В Эльбе тоже планируем добавить токен с NFC. Скорее всего, сможете подписывать им отчёты и документы уже в начале 2025 года.
Коротко
- Электронная подпись (ЭП) — это аналог личной подписи, которую вы оставляете в бумажных документах.
- ЭП позволяет удалённо сдавать отчёты и декларации, пользоваться тендерными площадками и сервисами по учёту оборота продукции. Также можно наладить электронный документооборот с контрагентами.
- Для выпуска подписи купите токен, подтвердите личность и дождитесь, пока специалист запишет сертификат на токен.
- ЭП физлица не подойдёт для бизнеса, только для обмена документами с контрагентами. Чтобы сдавать отчёты и участвовать в тендерах, нужна специальная подпись для ИП или руководителя организации.
- Настройте компьютер для работы с ЭП через сервис Контур.Диагностику. Он автоматически установит нужные программы и плагины.
