День секретаря - это неофициальный праздник. В 2005 году административные служащие России и редакция электронного журнала «Секрет@рь.RU». решили, что нет лучшего праздника, чем тот, который устраиваешь себе сам и предложили отмечать в третью пятницу сентября День секретаря. Ведь международный праздник есть, а своего нет. Вот и справили эту несправедливость. Ежегодно Белгородский госуниверситет готовит специалистов, которые к концу обучения будут владеть актуальными знаниями и умениями, для компетентной работы в данной отрасли.
Немного истории:
Что касается самой профессии, то существует она в России намного дольше, чем восемнадцать лет. Секретарский чин появился в России в 1720 году благодаря Петру I, и первоначально эту должность могли занимать только мужчины, к которым предъявлялись весьма строгие требования. Одним из важных «попечений» царского секретаря являлось обеспечение сохранности документов.
Сегодня в подавляющем большинстве случаев секретарями работают женщины, и вопреки сложившемуся в анекдотах стереотипу, в этой работе много интересных моментов.
Каких? Об этом и других фактах нам рассказала кандидат политических наук, заведующая кафедрой архивоведения и документоведения Половнева Людмила Сергеевна.
- Людмила Сергеевна, расскажите, как Вы связали свою жизнь с работой с документами?
- В 2001 г. я окончила исторический факультет Белгородского государственного университета. В 2009 г. в Орловской региональной академии государственной службы защитила диссертацию на тему: «Институционализация региональных групп интересов в процессе формирования социального государства в современной России» на соискание учёной степени кандидата политических наук.
В 2010 г. прошла профессиональную переподготовку в Москве на базе Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела по программе «Документоведение и документационное обеспечение управления». В 2014 г. подготовила и успешно защитила магистерскую диссертацию по направлению подготовки 46.04.02 Документоведение и архивоведение и получила диплом магистра. Непрерывный процесс образования и самообразования позволил мне получить новые знания и навыки в области документоведения и документационного обеспечения управления. Это стало основой для дальнейшего развития карьеры в сфере работы с документами.
С момента основания кафедры документоведения на историческом факультете в НИУ «БелГУ» (2006 г.) работала ассистентом, старшим преподавателем, доцентом кафедры, с 2013 г. заведующим кафедрой документоведения, а с 2014 г. заведующим базовой кафедрой архивоведения и документоведения. Ежегодно повышаю квалификацию в области управления документами, систем электронного документооборота и архивного дела.
В 2004 г. на нашем факультете был проведён первый набор студентов на специальность 032001.65 Документоведение и документационное обеспечение управления. Был большой конкурс среди абитуриентов, специальность считалась престижной и востребованной. С 2011 г. начали обучать бакалавров по направлению подготовки 46.03.02 Документоведение и архивоведение, а в 2012 г. для магистрантов было открыто направление подготовки 46.04.02 Документоведение и архивоведение. С 2009 г. в НИУ «БелГУ» ежегодно выпускаются специалисты в сфере делопроизводства и архивного дела.
- Что в профессии секретаря Вы считаете самым интересным?
- Самое интересное в профессии секретаря, на мой взгляд, – это её многогранность и возможность постоянно развиваться. Работа секретаря никогда не бывает однообразной, она требует широкого кругозора, гибкости мышления и готовности осваивать новые навыки.
Ежедневно секретарь сталкивается с самыми разными задачами – от организации деловых встреч и командировок до помощи в подготовке важных презентаций и отчётов. Каждый день приносит новые интересные вызовы, которые требуют нестандартных решений.
Кроме того, секретарь является связующим звеном между руководителем и всеми сотрудниками компании. Это позволяет ему постоянно расширять круг общения, налаживать коммуникации и учиться взаимодействовать с людьми разного статуса и темперамента.
Еще одна увлекательная сторона работы секретаря – возможность быть в курсе всех важных событий и проектов компании. Секретарь обладает уникальным доступом к ценной информации, что делает его незаменимым помощником руководителя.
Наконец, секретарь должен постоянно совершенствовать свои профессиональные навыки – от владения офисными программами до иностранных языков. Эта необходимость к самообразованию и развитию делает работу секретаря крайне интересной и динамичной.
В целом, профессия секретаря позволяет реализовать себя всесторонне, быть вовлечённым во все аспекты деятельности компании и постоянно расти как личность и специалист. Именно в этом я вижу самую большую привлекательность данной профессии.
- Как Вы считаете, необходима ли секретарю стрессоустойчиость? Приведите примеры ситуаций, когда она может пригодиться.
- Безусловно, стрессоустойчивость является одним из ключевых качеств, необходимых для секретаря. Работа секретаря связана с постоянным взаимодействием с людьми, необходимостью оперативно реагировать на различные ситуации и выполнять множество задач одновременно. В таких условиях способность сохранять спокойствие и работоспособность в стрессовых ситуациях крайне важна.
Приведу несколько примеров, когда стрессоустойчивость секретаря может пригодиться:
Первый. Срочный запрос руководителя на подготовку важного документа в сжатые сроки. Секретарь должен быть способен сконцентрироваться, расставить приоритеты и качественно выполнить задание, несмотря на возникшее напряжение.
Второй. Конфликтная ситуация с посетителем или коллегой. Секретарь должен уметь сохранять спокойствие, находить конструктивные решения и не допускать эскалации конфликта.
Третий. Технические неполадки, сбои в работе оргтехники или программного обеспечения. Стрессоустойчивость позволит секретарю быстро среагировать, устранить неисправность или найти альтернативные способы решения задачи.
Четвёртый. Внезапные изменения в рабочем графике руководителя или срочные поручения. Секретарь должен быть готов гибко перестраивать свою работу, не теряя самообладания.
Стрессоустойчивость является важным профессиональным качеством секретаря, которое позволяет ему эффективно справляться с напряженными ситуациями и обеспечивать бесперебойную работу руководителя и всего офиса.
- Людмила Сергеевна, как часто специалисту, работающему с документацией, нужно повышать свою квалификацию, изучать что-то новое?
- Роль административного помощника (секретаря) состоит в том, чтобы знать сущность деятельности своего руководителя и уметь значительную часть этой работы выполнять самостоятельно. Должным образом подготовленный специалист представляет собой координирующий центр, связующее звено между руководителем и подчиненными.
Для решения столь сложных и многогранных задач секретарь должен быть профессионалом высокого класса. Кроме умения работать с документами, владения навыками реферирования, офисной техникой и офисными программами, он должен быть хорошим коммуникатором, уметь слушать и убеждать, использовать в общении деловой этикет, владеть своей речью, активно мыслить, знать иностранные языки, что достигается путём прохождения дополнительных курсов, программ переподготовки и повышения квалификации.
- Что бы Вы пожелали своим коллегам в этот день?
- В этот замечательный день я от всего сердца хочу пожелать всем секретарям крепкого здоровья, профессиональных успехов и личного счастья!
Ваша работа требует колоссального трудолюбия, внимательности и ответственности. Вы ежедневно демонстрируете свою незаменимость, обеспечивая бесперебойную деятельность руководителей и всего офиса. Ваша преданность и преданность своему делу достойны огромного уважения.
Я желаю вам, чтобы ваш труд всегда ценился по достоинству и приносил вам чувство глубокого удовлетворения. Пусть ваши руководители по-настоящему ценят вас и относятся с искренним почтением. А коллеги всегда относятся к вам с теплотой и поддержкой.
Хочу также пожелать вам неиссякаемой энергии, оптимизма и вдохновения. Пусть ваши рабочие будни будут насыщенными, но в то же время приносящими радость и гордость. Не забывайте и про личную жизнь – находите время для отдыха, любимых занятий и общения с близкими.
Дорогие коллеги, в этот праздничный день примите мои самые искренние поздравления! Пусть ваша работа всегда приносит вам удовлетворение, а жизнь – только счастье и благополучие!
Подготовила Элизабет Железнякова
