Смена фамилии работника может повлиять на трудовые отношения и документацию. Для кадровиков такое изменение требует внимательного подхода и знания нормативных актов.
В статье эксперты РУНО рассказывают, какие шаги необходимо предпринять для корректного оформления кадровых документов и трудового договора в случае изменения фамилии сотрудника.
Чтобы научиться правильно и эффективно работать с документами, можно изучить возможности образовательной программы курса “Специалист по кадровому делопроизводству и подбору персонала + 1С ЗУП 8.3”: https://clck.ru/3CKtCe
Нужно ли вносить изменения в трудовой договор
Трудовой кодекс Российской Федерации не определяет конкретный порядок для внесения корректировок в сведения о сторонах трудового договора, указанные при его подписании. Это касается, например, ситуаций, связанных со сменой фамилии или паспортных данных работника, а также переименования работодателя как юридического лица.
Некоторые эксперты утверждают, что такие изменения следует оформлять через заключение дополнительного соглашения, однако этот подход не все эксперты поддерживают как верный.
Согласно статье 57 ТК РФ, законодатель различает условия трудового договора и информацию, включаемую в него. В соответствии со статьей 72 ТК РФ изменения условий договора оформляются в письменном виде по соглашению сторон, а для корректировки сведений подобная процедура не предусмотрена.
Такой подход также можно увидеть в части третьей статьи 57 ТК РФ, где указано, что если при оформлении трудового договора отсутствуют какие-либо обязательные данные, недостающая информация может быть внесена непосредственно в текст договора. Тогда как отсутствующие условия могут уточняться приложениями или отдельным письменным соглашением.
Поэтому получается, что законодатель не требует, чтобы изменения сведений о сторонах обязательно фиксировались через дополнительное соглашение. Аналогичные выводы делают и суды (определение Ростовского областного суда от 18.11.2013 N 33-14738, определение Кемеровского областного суда от 29.04.2011 N 33-4451).
Более того, закон не обязывает работодателя вносить изменения в трудовой договор (решение Сыктывкарского городского суда Республики Коми от 20.01.2012 N 2-480/2012, решение Арбитражного суда Кемеровской области от 11.04.2011 N A27-730/2011).
Если стороны все же решат зафиксировать изменения в трудовом договоре, можно это сделать по аналогии с порядком, описанным в части третьей статьи 57 ТК РФ.
Новые сведения могут быть добавлены в текст договора без зачеркивания прежних данных, с указанием даты изменения. Тем не менее, даже если изменения будут оформлены через дополнительное соглашение, это не должно привести к негативным последствиям для сторон.
Кроме того, изменения нужно внести в следующие документы:
- Личную карточку работника (согласно разделу 1 инструкций, утвержденных постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1).
- Трудовую книжку (пункт 7 Порядка, утвержденного приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н).
- Документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учета, который необходимо направить в территориальный орган Социального фонда России с соответствующим заявлением.
- Книгу учета движения трудовых книжек (пункт 40 Порядка № 320н).
Также необходимо подать в Социальный фонд России сведения об изменении фамилии работника или предложить ему самостоятельно обратиться в СФР или МФЦ для внесения изменений в данные его лицевого счета. Для подачи информации нужно получить от него заявление по форме АДВ-2 (пункт 1 статьи 9 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
Помимо этого, можно посоветовать сотруднику самостоятельно инициировать изменения в своих данных в лицевом счете в СФР. Для этого он должен обратиться в любое отделение фонда с заявлением и документом, подтверждающим его регистрацию в системе персонифицированного учета, содержащим СНИЛС.
При этом СФР внесет изменения в фамилию сразу же в момент обращения и выдаст новый документ с тем же СНИЛС и обновленной фамилией. Также работник может изменить свои личные данные через МФЦ «Мои документы».
Если стороны все же решат зафиксировать изменения в трудовом договоре, можно это сделать по аналогии с порядком, описанным в части третьей статьи 57 ТК РФ.
Новые сведения могут быть добавлены в текст договора без зачеркивания прежних данных, с указанием даты изменения. Тем не менее, даже если изменения будут оформлены через дополнительное соглашение, это не должно привести к негативным последствиям для сторон.
