Было бы здорово, если бы долгими трудами написанные и отлично работающие регламенты процессов с одного предприятия руководитель мог без каких-либо изменений перенести как опыт, свои наработки и достижения в новую организацию. Но так не работает в большинстве случаев.
Регламенты процессов мы создаем для конкретного персонала, осуществляющего процесс с имеющейся инфраструктурой и другими ресурсами, существующими внутренними или внешними потребителями результатов процесса. На осуществление производственного процесса, например, много или мало точек контроля будет, какие критерии будут контролироваться, будет влиять само штатное расписание, его фактическое наполнение, техническое состояние, риски сбоев в работе оборудования, требования к качеству продукции клиента (ну мы же с Вами знаем, что клиенты по-различному требовательны) и так далее.
Вот такую замечательную тележку из нержавеющей стали, предназначенную для хранения инструмента в оперативном доступе и доставке к каждой производственной линии персонал приспособил под стульчик. Производственная линия требует частой наладки, в эти периоды времени персоналу смены нечем заняться, он делает перерыв в работе. Предусмотренный регламент процесса мойки и дезинфекции данного столика не будет работать, так как придется отмывать скотч и следы клея. Можно порассуждать и дальше: где делает паузу рабочий персонал, насколько во время отдыха он не облокачивается на оборудование, не кладет руки и голову на производственный конвейер, чтобы передохнуть и так далее.
Адаптация регламентов процессов под особенности конкретной компании — это ключевая задача, которая определяет успешность их применения. Стандартизация процессов, конечно, важна, но если регламенты не учитывают специфику, корпоративную культуру и особенности команды, они могут стать неэффективными или даже мешать работе.
Вот несколько аспектов, на которые стоит обратить внимание при адаптации регламентов процессов:
1. Анализ текущего состояния
Прежде чем внедрять новый регламент процесса, важно понять, как в данный момент организованы работы. Это поможет выявить проблемы и определить, какие аспекты нужно улучшить.
2. Обсуждение с персоналом
Включение команды в процесс разработки регламентов поможет собрать мнения и идеи, которые могут быть полезны для улучшения. Сотрудники чаще всего знают, где возникают проблемы и как их можно решить. Опять же, такое вовлечение сработает, если создана соответствующая привычка-среда, функционируют элементы корпоративной культуры.
3. Гибкость
Даже в рамках одного процесса постоянно проходят мелкие изменения. Регламенты должны быть достаточно гибкими, чтобы их можно было легко адаптировать под изменяющиеся условия.
4. Инструктажи
Даже самые качественные регламенты процессов будут бесполезными, если сотрудники не будут знать, как их применять. Давайте будем честными, документы не читают либо читают как попало. Организация мини-инструктажей или презентаций поможет всем понять новое.
Не забывайте про инструменты оценки работы и результативности (а можно и эффективности) регламентов на процессы. В своих проектах по регламентированию процессов (минутка рекламы😊) мы используем самоаудиты, видеоаудиты, десятиминутки, конечно, классический внутренний аудит даже со сторонними специалистами или перекрестные аудиты.
В результате правильной адаптации регламентов процессов у вас появится именно тот результат и инструмент, который вложен в смысл создания регламентов, а не просто папочка с файлами или бумажками.
Команда ОРЕКС