Совещания – неотъемлемая часть любого бизнеса, но не всегда они приносят желаемые результаты. Известные компании, такие как Amazon, Google и Apple, разработали собственные методы и стратегии, чтобы сделать совещания более продуктивными. В этой статье мы рассмотрим, как эти компании организуют свои встречи и какие уроки можно извлечь из их опыта.
Перед совещанием заранее подготовьте повестку
Известные компании понимают, что четкая повестка – ключ к успешному совещанию.
- Amazon: Джефф Безос, основатель Amazon, ввел правило «двухпиццовой команды». Это означает, что совещания должны быть такими небольшими, чтобы две пиццы могли накормить всех участников. Для таких встреч всегда готовится детализированная повестка, которая позволяет сосредоточиться на ключевых вопросах.
- Google: В Google повестка встречи рассылается заранее вместе с подготовительными материалами. Это позволяет участникам быть в курсе обсуждаемых тем и подготовить свои вопросы и предложения.
Выберите человека, который будет вести протокол совещания, храните его и обращайтесь к нему при необходимости
Протокол совещания помогает фиксировать все принятые решения и назначенные задачи.
- Apple: На совещаниях в Apple всегда назначается ответственный за ведение протокола. Этот человек фиксирует все ключевые моменты и решения, что позволяет избежать путаницы и недоразумений. Протоколы хранятся в облачных системах и доступны всем участникам команды.
- Microsoft: В Microsoft для протоколирования используется специальное ПО, которое интегрируется с корпоративными календарями и документами. Это позволяет автоматически фиксировать основные моменты и делиться ими с командой.
Прислушивайтесь к мнению сотрудников
Эффективные совещания предполагают активное участие всех сотрудников.
- Zappos: В компании Zappos каждый сотрудник имеет право голоса на совещаниях. Руководство создает атмосферу доверия и открытости, поощряя сотрудников делиться своими идеями и мнениями.
- IDEO: В дизайнерском агентстве IDEO поощряется культура креативного мышления. Совещания проводятся в формате «мозгового штурма», где каждый участник может предложить свои идеи без страха перед критикой.
Однако важно не только прислушиваться к команде, но и эффективно контролировать сотрудников.Помощником в этом может стать система управления “Квант”. С его помощью можно не только ставить задачи сотрудникам, но и эффективно контролировать их выполнение при помощи инструмента “Коммуникатор”.
Коммуникатор – это диспетчер, который контролирует работу сотрудников. Если сотрудник не выполнил задачу в срок, то коммуникатор звонит ему и напоминает о задании. Если сотрудник продолжил игнорировать напоминание, то диспетчер позвонит его начальнику и расскажет ему о возникшей проблеме.
У коммуникаторов нет отпусков и больничных, бизнес-процессы всегда будут под контролем. Кроме того, диспетчеры постоянно меняются и их не связывают дружеские отношения с сотрудниками, а потому никто не будет покрывать безответственных коллег.
Если в вашей компании 5 и более сотрудников, вы хотите делегировать контроль и освободиться минимум от 60% операционки, запишитесь на бесплатную экскурсию “Квант”. Мы созвонимся с вами и ответим на все интересующие вас вопросы. Также вы получите в подарок 3 бонуса: пошаговый алгоритм по выходу из операционки, таблицу определения потери времени и денег и регламент принятых решений.
Откажитесь от ненужных совещаний
Не каждое собрание действительно необходимо.
- Netflix: В Netflix принято проводить совещания только тогда, когда они действительно необходимы. Большинство вопросов решаются через электронную почту или мессенджеры. Это позволяет сэкономить время и сосредоточиться на действительно важных задачах.
- Basecamp: В Basecamp придерживаются принципа минимализма в совещаниях. Все важные вопросы решаются в рамках коротких и лаконичных встреч, а ненужные собрания просто отменяются.
Устраивайте дни без совещаний
Дни без совещаний позволяют сотрудникам сосредоточиться на своей работе без отвлечений.
- Facebook: В Facebook введены «тихие среды», когда совещания не проводятся. Это дает сотрудникам возможность сосредоточиться на своих задачах.
- Asana: В компании Asana также практикуются дни без совещаний. Руководство считает, что такие дни помогают сотрудникам лучше концентрироваться и повышают их продуктивность.
Известные компании, такие как Amazon, Google и Apple демонстрируют, что правильная организация совещаний может значительно повысить их эффективность. Четкая повестка, активное участие всех сотрудников, отказ от ненужных встреч и введение дней без совещаний – все это помогает создать продуктивную рабочую среду. Используйте эти стратегии в своем бизнесе, чтобы ваши совещания приносили максимальную пользу и способствовали достижению поставленных целей.
Если в вашей компании 5 и более сотрудников, вы хотите делегировать контроль и освободиться минимум от 60% операционки, запишитесь на бесплатную экскурсию “Квант”. Мы созвонимся с вами и ответим на все интересующие вас вопросы. Также вы получите в подарок 3 бонуса: пошаговый алгоритм по выходу из операционки, таблицу определения потери времени и денег и регламент принятых решений.
Если вам понравилась статья, ставьте лайки и оставляйте комментарии. Нам интересно ваше мнение!
