Описание компании
Компания, занимающаяся сельским хозяйством в Удмуртской республике.
- 18 лет работы на рынке
- 45 сотрудников
- 30 + видов кадровых документов и локально-нормативных актов
Внедрили новый КЭДО и перенесли все кадровые документы, оформленные до перехода, из старой учетной системы в СБИС. Настроили выпуск неквалифицированных электронных подписей для сотрудников. Что помогло сократить время на работу с кадровыми документами, приказами и ЛНА на 40 часов в месяц и снизить финансовые затраты на кадровый учет на 30%.
Проблемы
- В сельском хозяйстве большинство сотрудников «в полях» и оформление кадровых документов в срок осложнялось, что вело к сверх затратам времени на ведение кадрового учета.
- Возникали трудности с учетом и ознакомлением сотрудников с локально-нормативными актами компании (положениями, инструкциями и другими документами).
- В действующей учетной системе не было функций, чтобы решить все запросы, поэтому нужна была новая система КЭДО.
Решение
На первом этапе изучили, как ведется кадровый учет в компании, подготовили проектное решение и рассчитали смету.
Оптимальным решением было внедрить в компанию кадровый электронный документооборот (КЭДО) в СБИС.
Для перевода организации на кадровый ЭДО нужны:
- Электронные подписи (ЭП) для сотрудников
- Внутренние документы для легализации ЭДО
- Электронная система кадрового электронного документооборота
На втором этапе настроили структуру предприятия и провели обучение кадрового специалиста:
- Как добавить сотрудника в СБИС
- Как настроить доступ сотруднику в СБИС
- Как выдать сотруднику электронную подпись
Электронные подписи бывают 3 видов.
Простая электронная подпись — ПЭП, усиленная неквалифицированная подпись — НЭП, усиленная квалифицированная — КЭП. Их особенности регулирует закон 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Для каких документов использовать ЭП
Приказы на отпуска, командирование, расчетные листки, табель учета рабочего времени: КЭП/НЭП/ПЭП
Трудовой договор, ПВТР, должностные инструкции: КЭП/НЭП
Клиент решил использовать для подписания кадровых электронных документов со стороны сотрудников неквалифицированную электронную подпись (НЭП).
Совместно с инженером выпустили НЭП для одного сотрудника, для остальных сотрудников подписи выпустил кадровый специалист самостоятельно.
Процесс выпуска подписи очень простой:
На третьем этапе загрузили все кадровые документы компании по действующим сотрудникам в СБИС.
Кадровый специалист компании подготовил таблицу Excel со всеми кадровыми документами, а инженер «Тавиат Про» загрузил документы в СБИС.
На четвертом этапе провели обучение кадрового специалиста работе с электронными кадровыми документами:
- Как создать электронный документ
- Как провести его согласование
- Как подписать руководителем и сотрудником
В СБИС настроены все кадровые бизнес-процессы.
При необходимости их можно настраивать под особенности своей компании.
В каждом кадровом документе создан чек-лист — пошаговая инструкция по приему. Он подскажет, какие документы запросить у сотрудника, какие данные указать и что отправить в госорганы, чтобы не нарушить законодательство.
Для каждого электронного документа разработаны все необходимые печатные формы. При необходимости их можно распечатать со штампом электронной подписи. Для документа «Прием на работу (КЭДО в СБИС)» реализованы печатные формы Заявление о приеме на работу, Приказ о приеме на работу, Трудовой договор.
На пятом этапе провели обучение работе с кадровыми документами в личном кабинете сотрудника.
Для удобства работы рядового сотрудника в СБИС разработано отдельное приложение Saby My.
Здесь собраны все необходимые для него разделы: входящие документы, инструкции, зарплата, мотивация и рейтинги.
В Saby My сотрудник может:
- Подписывать кадровые документы
- Оформлять отгулы, командировки, отпуска, больничные и авансовые отчеты
- Видеть, какая зарплата начислена
- Подавать заявления в отдел кадров или бухгалтерию
- Знакомиться с инструкциями
- Отправлять сообщения коллегам
На шестом этапе провели обучение работе с приказами.
В СБИС можно оформлять приказы и распоряжения.
Работники получат приказы в личном кабинете и подпишут их своей электронной подписью (ЭП). Так документы не придется печатать, рассылать и хранить пачки бумаг. Архив приказов доступен в любой момент.
Принцип работы аналогичен работе с кадровыми документами. Мы можем настроить бизнес-процесс, печатные формы и подписание документа. Отличие в том, что приказ мы можем отправить на ознакомление и подписание сразу нескольким сотрудникам.
На седьмом этапе провели обучение работе с локально-нормативными актами (ЛНА).
При оформлении приема кадровику не придется печатать и рассылать внутренние инструкции и положения. Работник получит их в личном кабинете и сможет подписать своей электронной подписью.
Процесс работы с ЛНА в СБИС состоит из трех шагов:
- Создание и настройка инструкции.
- Публикация инструкции для всей организации или для конкретного отдела.
- Подписание инструкции работником своей электронной подписью.
После публикации инструкции всегда можно посмотреть, кто из сотрудников ознакомился и подписал инструкцию.
Сопровождение
После внедрения мы:
- Отвечаем на возникающие вопросы клиента и решаем их в удаленном формате
- Проводим индивидуальные консультации
Результат
В результате внедрения кадрового электронного документооборота:
- Перенесли все кадровые документы, оформленные до перехода на КЭДО, из старой учетной системы в СБИС. Это позволило сделать работу с кадровыми документами мобильной и тем самым сэкономить время кадрового специалиста на 40 часов в месяц.
- Настроили выпуск неквалифицированных электронных подписей для сотрудников, чтобы защитить документы от несанкционированного доступа.
- Обучили работе со всеми кадровыми документами в электронном формате и оформлению в СБИС приказов по личному составу и локально-нормативных актов, что снизило финансовые затраты на кадровый учет на 30% по сравнению с бумажным.
Стоимость внедрения КЭДО составила 34 000 руб.*:
- Лицензии (за 1 год) – 20 000 руб.
- Разовые затраты на услуги – 14 000 руб.
*Не является публичной офертой. Подробнее об актуальной стоимости продуктов и услуг уточняйте у менеджера.
