Речь пойдет не о быстрых и достаточно простых корректировках, которые совершаются в течение смены или на следующий день после ее закрытия, а о проблеме куда более масштабной — когда специальной коррекции необходимо подвергнуть большой массив чеков за предыдущие периоды.
Зачем вообще исправлять прошлые периоды?
Ответ очень прост — этого требует налоговая. Золотое правило эталонной электронной отчетности: в ней должно сходиться все. Полное совпадение итогового финансового результата по бухучету с финансовым итогом по фискальным документам. А у вас все сходится? А за прошлые периоды?
Есть предприниматели, которые просто не задумываются о таких узкоспециальных вещах, не воспринимая проблему как серьезную и требующую решения в кратчайшие сроки. В конце концов, на дворе лето, близится отпуск, какие еще отчетности?
Но бывает, что компания прекрасно осознает проблему расхождений между данными онлайн-кассы и системой учета. Однако занимает выжидательную позицию. Ну а что? ФНС же пока еще не вынесла никаких постановлений, а значит, с процедурой коррекции можно повременить, изучить вопрос, посмотреть, как с этой задачей справляются другие — соратники по проблеме, так сказать. Вот появится достаточное число прецедентов — мы посмотрим, что делают остальные, а там и решим. Зачем бежать впереди паровоза?
Но прецеденты уже есть. Их немало. И среди компаний, отложивших процедуру исправления прошлых периодов в долгий ящик, к сожалению, немало тех, что получили большие штрафы от ФНС.
Мы поделимся с вами несколькими реальными историями на этот счет — все это кейсы обратившихся к нам в последнее время клиентов.
История первая: блогеры волнуются
Вы наверняка слышали, что настали нелегкие времена для блогеров — их шерстит ФНС, жестко приучая к упорядочиванию финансовой деятельности, к законным способам вести дела и платить положенные налоги.
«Королеве марафонов» Блиновской даже грозит реальный срок за сокрытие доходов.
Недавно к нам обратилась одна довольно популярная леди из блогерской среды. Как и многие творческие предприниматели, зарабатывающие за счет собственного имиджа на видеокурсах, она не сильно обращала внимание на ведение бухгалтерии, а от темы фискальных документов и вовсе была бесконечно далека. Что объяснимо — тема эта новая, узкоспециальная и требующая профессиональных знаний. Да и в принципе — блогеру не до этого. Нужно блистать, завоевывать аудиторию, какие там еще отчеты в ФНС? Так продолжалось, пока не пришла налоговая и не задала ряд вопросов, касающихся ее электронной отчетности по фискальным документам.
Проблема оказалась стандартной и часто встречающейся — несовпадение итогового оборота по кассе с итоговым оборотом по бухучету. И это была проблема, возникшая не сегодня. Проверить и привести в порядок показатели кассы пришлось за несколько прошедших месяцев. А иначе — баснословные штрафы.
Увы, такое мы видим нередко. Порой создается впечатление, что некоторые предприниматели занимаются электронной отчетностью по остаточному принципу — сделать абы как, наспех, чуть ли не на коленке. Все, что в такой отчетности присутствует, — некие плохо проверенные цифры, отправленные в налоговую вроде как по форме. А по факту оказывается: беспорядка столько, что до больших штрафов недалеко. Приходится проверять прошедшие периоды, корректировать огромное количество чеков, сводя к единым показателям данные учета и кассы.
История вторая: ошибки по незнанию
Есть и другой тип клиентов, которые были уверены, что все делают правильно. Но лишь до поры до времени. Одним прекрасным днем к ним стучится налоговая и выносит строгое предупреждение. Что же случилось? Оказывается, у них была неправильно зарегистрирована онлайн-касса. Нет, технически касса работала — пробивала чеки, чеки отправлялись клиентам. Все как положено. Но все эти чеки улетали прямиком в «карантин». По одной простой, но нередко встречающейся причине — при регистрации кассы пользователем была допущена и вовремя не замечена ошибка.
Ошибка может оказаться досадной мелочью, но из-за нее все чеки, созданные незарегистрированной кассой, будут отправляться прямиком в отдельное хранилище — так называемый «жесткий карантин».
Попавший в «карантин» чек отображается и в вашей кассовой программе, и в фискальном накопителе, его можно увидеть даже в базе оператора фискальных данных — но в базе ФНС этот чек отображаться не будет. И вот это настоящая засада.
К каким последствия это приведет?
Будет необходимо в кратчайшие сроки исправить фискальные документы за весь тот период, в течение которого налоговая ваши чеки не учитывала. Иначе — штрафы. И да — конечно же, при регистрации кассы перепроверьте все семь раз и не забудьте обязательно дождаться финальной карточки, в которой черным по белому ФНС напишет вам, что касса зарегистрирована — вот прямо точно и железобетонно.
Был и еще один, тоже довольно характерный случай.
Крупная компания-застройщик обратилась к нам со следующей проблемой: еще в 2018 году юристы уверили их, что если чеки за них делает платежный агент, то самим им пробивать чеки не обязательно. Да, на момент 2018 года все так и было. Но уже в 2019-м ситуация изменилась. Однако компания не занималась этой проблемой — из-за уверенности, что по закону не должна создавать чеки. Они просто отдали эту функцию на аутсорс и забыли, как говорится. Не злой умысел — банальная ошибка. А вот теперь, когда прошло определенное количество лет, проблема вдруг возникла во всей своей красе, и компания привлекла нас, чтобы восстановить весь учет по кассе за прошедшие годы.
История третья: технический сбой
Многие наши клиенты (а мы специализируемся на управляющих компаниях из сферы жилищно-коммунального хозяйства, компаниях-застройщика и провайдерах) используют различные агрегаторы приема платежей. И нередко сталкиваются с проблемами технических сбоев. В результате — некорректные данные по онлайн-кассе, требующие корректировки или восстановления.
История четвертая, конфликтная: «отыграюсь напоследок»
Однажды к нам обратился клиент с серьезной проблемой. У бухгалтера, которая занималась онлайн-кассой, был конфликт с руководством. Прекрасно понимая, что скоро уйдет, дама-бухгалтер перестала уделять должное внимание кассе — и несколько месяцев просто «вылетели в трубу».
Но вот ей на смену пришел другой специалист. Новый бухгалтер в первую очередь начала делать сверки и обнаружила массу некорректно пробитых чеков. Словом, она столкнулась с необходимостью исправить предыдущие периоды. Но как это сделать? Прекрасно осознавая проблему и зная, к чему она может привести, бухгалтер не имела ни должной экспертизы, ни инструментария для качественного анализа данных по онлайн-кассе и приведения всего этого хаоса в порядок.
Как же их исправлять, эти баги из прошлого?
По большому счету, любая касса из реестра контрольно-кассовой техники ФНС должна уметь исправлять ошибки в чеках прошлых периодов — это заложено в спецификации. Все кассы, прежде чем попасть в реестр зарегистрированных моделей, проходят тестирование, в том числе и на данный функционал. И чисто теоретически это означает, что подобную процедуру на данном конкретном контрольно-кассовом оборудовании (ну раз оно зарегистрировано ФНС) проводить можно. Но это в чистой теории.
На практике функция эта настолько специфическая, что пользоваться ею на обычной торговой кассе крайне неудобно. К примеру, у большинства моделей линейки «Атол» такой функционал присутствует. Однако для того, чтобы провести процедуру специальной коррекции, каждый чек нужно вводить в спецрежим, и тратится на это немало времени. А если неправильных чеков сотни, тысячи, десятки и сотни тысяч? Как быть?
Нет, конечно, особо настырные и твердые руководители могут усадить специалиста и заставить его в ручном режиме исправлять все эти тонны чеков… Скажем откровенно, нам жаль этого бедного специалиста. И потом, «ручной режим» — это не гарантия удачного исхода , а, скорее, вероятность совершения новых ошибок. Человеческий фактор играет свою роль, человек запросто может ошибиться при заполнении огромного числа реквизитов. Не ошибаются только машины.
Единственный нормальный выход в этой ситуации — использовать профессиональную скоростную кассу, обладающую необходимым инструментарием для быстрого исправления большого массива чеков в автоматическом режиме.
Проблема еще и в том, что процедуру специальной коррекции не провести без экспертизы и грамотной аналитики. Как именно должны выглядеть чеки, полностью сходящиеся с бухгалтерской отчетностью? И каким именно образом их для этого нужно исправлять? В каких-то случаях чек необходимо изменить полностью, в каких-то — частично, а в каких-то и вовсе менять не стоит. По всем этим вопросам, конечно же, требуются консультации с специалистами, имеющими должный уровень квалификации.
Исправление предыдущих периодов — это большая аналитическая работа по сверке данных кассы и сведений бухгалтерской отчетности. Ее итогом должно стать полное соответствие финансового результата по ККТ и бухучету.
Что делаем мы для клиентов в рамках услуги «Исправление прошлых периодов»?
Описываем алгоритм.
🚩Мы добиваемся всего двух итоговых целей.
Цель первая — исправленные чеки, которые мы заново отправляем в налоговую, должны выглядеть ровно так, как они выглядели бы в идеальном исполнении на момент своего создания — например, в прошлом году (то есть в тот период, который подлежит исправлению). Нет, это не простые чеки коррекции. Это чеки, подвергнутые процедуре специальной коррекции. Исправленные таким образом фискальные документы, по методологическим указаниям Федеральной налоговой службы, формально относятся к типу чеков коррекции, но очень особым — у них свои теги, и свой специальным формат фискальных данных.
Цель вторая — мы добиваемся полного совпадения итогового результата данных кассы и бухгалтерского учета по откорректированным периодам.
🚩Ну а для того, чтобы добиться этих двух главных целей, мы выясняем все необходимые детали у клиента: какую систему налогообложения он применяет; какой метод расчета использует — кассовый или метод начисления? Это важно, так как в зависимости от метода расчета мы понимаем, какие чеки и как именно придется восстанавливать, требуется ли отслеживать разделение на переплаты и долги или нет, и т. д.
Мы выясняем, является ли компания плательщиком НДС или нет. Определяем, является ли она поставщиком конкретной услуги или агентом — словом, досконально собираем подробности. Значимые правила вашего учета мы закладываем в основу расчета чеков при восстановлении прошлых периодов.
🚩Процесс нашего взаимодействия может выглядеть по-разному — в зависимости от ваших пожеланий. Вариант первый — вы предоставляете нам доступ в 1С. Вариант второй — высылаете нам необходимые данные в таблицах формата Exсel. Вариант третий — используя нашу программу, сами выгружаете данные через 1С. Итогом этого будут правильно рассчитанные чеки, которые мы в дальнейшем отправим на фискализацию на нашей профессиональной кассе.
🚩Как именно мы восстанавливаем данные по кассе? Пошагово. Берем определенную порцию чеков за n-период, производим по ним расчет, получаем некие суммы и высылаем эти данные на сверку бухгалтеру клиентской организации. Бухгалтер сравнивает наши данные со своим учетом — поквартально или помесячно. Если все отлично, продолжаем в том же духе с новой порцией чеков. Если требуется что-то исправить — корректируем. И так, пошагово, итерация за итерацией, добиваемся идеальной коррекции, до полного совпадения с бухгалтерским учетом.
🚩Итак, мы с вами получили набор правильных чеков. Следующий шаг — их загрузка в базу данных. На этом этапе выстраивается верная хронология чеков и запускается их фискализация. Одновременно с этим крайне важно подготовить комплект документов для налоговой, объясняющих, по какой причине проводится процедура восстановления прошлых периодов. Документы мы готовим сами. Вы получаете от нас шаблон письма для ФНС от лица вашей компании, а также наше экспертное заключение. Это заключение третьей незаинтересованной стороны, и оно будет серьезным аргументом для налоговой службы при вынесении окончательного вердикта по вашей ситуации. В нашей практике встречались случаи, казалось бы, безнадежные — но нам удавалось спасти клиента от штрафа.
🚩На заключительном этапе критически важна высокая скорость выгрузки чеков в базу налоговой. Почему? Представьте ситуацию — вы начинаете выгружать чеки для ФНС на обычной кассе. Со скоростью черепахи, естественно. Где-то за неделю, наверно, дойдет все. Но налоговая увидит первые чеки гораздо раньше и может тут же начать их проверять. А где же остальное? — немедленно возникнет вопрос. Снова непорядок с чеками. Именно поэтому важно выгрузить весь объем фискальных документов в скоростном режиме за одни сутки.
🚩Именно поэтому мы договариваемся с вами о дне Х, в который вы подаете через электронный документооборот подготовленный нами необходимый комплекс документов для ФНС. Ну а мы, в свою очередь, сразу же запускаем процесс скоростной выгрузки чеков в базу налоговой. Все делается в одну дату. И никаких лишних вопросов от налоговиков.
🚩Все, мы выполнили свои обязательства по договору. Это окончание процедуры.
Делать ли процедуру специальной коррекции самостоятельно? За и против
Вы можете нанять профессионального подрядчика для исправления предыдущих периодов, а можете заняться этой процедурой самостоятельно. Как лучше?
На наш взгляд, единственный повод попытаться решить проблему своими силами — это погоня за экономией. Но далеко не факт, что сэкономить получится.
Во-первых, время и интеллектуальные усилия — тоже ресурсы. С большим количеством нюансов придется разбираться за короткий временной промежуток. А вопросов, по нашему опыту, возникнет масса — начиная с того, как грамотно провести сторнирование, и заканчивая вдруг возникающей необходимостью изменить ряд чеков лишь частично — в некоторых деталях. Словом, технический процесс, с которым придется столкнуться, настолько узкоспециальный, что легче, пожалуй, будет за месяц изучить китайский.
Во-вторых, грамотно и быстро поправить прошлые кассовые периоды невозможно без профессионального оборудования с соответствующим инструментарием. Вы неизбежно столкнетесь с необходимостью использовать скоростную кассу, подобную фискальному серверу «Валлаб», который автоматизирует процесс и исключит ошибку.
Уже на начальном этапе — попытавшись, например, выгрузить из ОФД все позиции по большому количеству предыдущих чеков, вы поймете, насколько колоссальный это объем работы. На платформе оператора фискальных данных просто нет таких отчетов, а значит, кликать придется на каждый чек по отдельности. Мы же делаем это быстро — вытягивая с помощью своих программ детали каждого чека через специальный интерфейс платформы ОФД. Либо же, в крайнем случае, мы сумеем скачать все те чеки, которые были созданы и отправлены в налоговую в прошлом, напрямую с вашего фискального накопителя.
В-третих, даже опытные профессионалы порой совершают ошибки. И главный риск для неспециалистов в этом случае — невозможность отменить уже совершенное некорректное действие. Профессионалы же способны оперативно исправить свои же собственные ошибки.
В-четвертых, обращаясь к нам, вы получаете экспертное мнение третьей независимой стороны о причинах исправления прежних периодов и проделанной в рамках этой процедуры работе. А это важно при принятии решения налоговой службой.
Наша компания имеет сертификацию аккредитованного сервисного центра по обслуживанию шести самых популярных линеек контрольно-кассового оборудования — «Атол», «Эватор», «Штрих», «Меркурий», «Дримкасс», «aQsi». Это значит, что мы не только можем, но и имеем право дать экспертное заключение о причинах, по которым онлайн-касса нашего клиента создавала чеки, которые впоследствии потребовали специальной корректировки.
Ну и наконец, в-пятых, мы как экспертная сторона берем на себя ответственность обговаривать непосредственно с ФНС все вопросы, касающиеся причин и самой процедуры специальной корректировки — в случае, если подобные вопросы у налоговой возникнут. Ну а главное — если ФНС, несмотря на проделанную нами работу, все-таки начислит вам штраф, мы гарантируем полную его компенсацию за наш счет. Заполняйте заявку на нашем сайте https://www.vallab.ru/landing_2/prof_kassa.html и мы придем вам на помощь!
И подписывайтесь на канал — у нас много полезных материалов.
