Новый интересный инструмент для бизнеса, который оптимизирует расходы за счет оцифровки рабочих процессов сотрудников, позволяет увидеть точки роста и, в конечном итоге, увеличить прибыль. Помогает четко понимать процессы, которые происходят на предприятии и постоянно видеть актуальные показатели его деятельности. О том как работает и какой результат приносит на примере станкостроительного завода в этой статье.
Показатели и метрики в бизнесе
Один из важных финансовых показателей - фонд оплаты труда сотрудников, который часто составляет львиную долю расходов компании.
Теперь представим организацию со штатом более 100 человек. Руководитель такой организации получает информацию о деятельности персонала только от своих заместителей, те в свою очередь он начальников отделов и так далее по иерархии. На сколько эти данные объективны!?
А что если руководитель будет получать в конце каждой недели понятный отчет, содержащий 2-3 наиболее важных показателя, например, процент выработки рабочего времени (КПД), количество и продолжительность нарушений трудовой дисциплины в разрезе подразделений или отдельно по каждому человеку, отчет, в котором сразу видны вовлеченные в работу сотрудники и “мертвые души”, отработавшие без уважительной причины менее 20% рабочего времени?
Проблема больших предприятий - это отсутствие объективного контроля, который в свою очередь приводит к снижению производительности, неверным решениям и потере прибыли.
Система учёта рабочего времени - один из ключевых инструментов, который способен повысить эффективность компании. Его задача - автоматизировать работу табельщиков, обеспечить точность и объективность сведений о рабочем времени персонала для кадровика и расчетчика, дать руководителю почву для оптимизации расходы и интенсификации бизнеса. А совместно с показателями KPI возможно кратно увеличить продуктивность и прибыль компании.
Рабочие зоны: объективный контроль
Нередко смысл автоматизированного учета рабочего времени сводится к ведению некого журнала проходов сотрудников на территорию предприятия и выходов за эту территорию.
ControlGate предлагает иной подход. Система “мыслит” контролируемыми зонами, присутствие в которых и является отправной точкой анализа рабочего времени. Такими контролируемыми зонами могут быть офисные помещения, цеха и склады, коридоры, столовые, места для курения, т.е. любые участки территории организации куда можно попасть, пройдя через дверь или турникет.
Каждая ли из этих зон является для сотрудника рабочей? Конечно нет. Приведем пример: на заводе есть токарь, рабочее место которого находится исключительно в одном из десяти токарных цехов. Система учтет ему как отработанное только то время, которое он проведет именно в этом цехе. Наш токарь будет считаться опоздавшим, если к началу рабочего дня будет отсутствовать на территории своего цеха, отлучившимся, если покинет его на время, превышающее допустимый интервал и т.д. Система не ограничивает количество рабочих зон для каждого из сотрудников, например, для бригадира, в подчинении которого находится наш токарь, рабочим местом будет являться каждый из токарных цехов, а для главного инженера - вся территория завода.
Настройка данной системы проста и удобна, что позволяет самостоятельно настроить и не привлекать сторонних специалистов.
Кстати, одним из неочевидных преимуществ такого подхода является наглядность возможных проблем логистики перемещения сотрудников и расположения оборудования, так как вам известно сколько времени ежедневно тратит ваш персонал на переходы между зданиями и помещениями.
График рабочего времени: рамки расчета
Кроме рабочих зон, в которых должен присутствовать сотрудник, чтобы считаться работающим, ему необходимо назначить график рабочего времени, чтобы система фиксировала присутствие в рабочей зоне в рабочее и внерабочее время.
Формируемые системой графики могут быть как недельными, так и свободными с циклограммой произвольной длинны, иметь любое количество рабочих смен и учитывать переход через "00:00", при этом весь интервал отработанного времени будет засчитан в день начала смены. Например, дежурство охранника, работающего по схеме "сутки через трое", началась в 08:00 в понедельник и закончилась в 08:00 во вторник. В табеле все отработанные 24 часа будут учтены понедельником.
Несмотря на обилие возможностей, формирование графика - простой и прозрачный процесс, часто вообще не требующий вашего внимания. Вы можете заполнить графики на длительные временные интервалы или на ближайший цикл, например, неделю, и указать системе, что его необходимо автоматически продлевать. Как и рабочие зоны, графики рабочего времени могут быть назначены не только индивидуально для работника, но и для структурных подразделений или должностей предприятия. В этом случае Вам не потребуется что либо до настраивать при любых кадровых изменениях.
Такие простые и понятные настройки позволяют пользоваться программой без специальных знаний и обучений любому из сотрудников.
Производственный календарь: фишка для удобства
При нормированном учете с ControlGate вам не потребуется вносить исправления в рабочие графики сотрудников для отражения праздничных и предпраздничных дней. Система синхронизирована с государственным порталом открытых данных data.gov.ru и позволяет автоматически получать актуальный производственный календарь. Укажите в настройках графика учет праздников и предпраздничных дней и можно не бояться, например, 7 марта уйти с рабочего места на час раньше.
И, конечно, Вы можете внести в производственный календарь свои изменения, например, корпоративные выходные или профессиональные праздники, отмечаемые в вашем коллективе.
Правила определения нарушений режима
На каждом предприятии свои особенности управления персоналом. Программа учитывает это и предоставляет возможность индивидуально.
Настроить параметры контроля трудовой дисциплины для организации в целом, каждого из ее подразделений, должности и даже сотрудника. При необходимости жесткого контроля, система поможет выявить прогульщиков, опаздывающих, любителей отлучаться и пораньше уйти с рабочего места. Для каждого из видов нарушений режима можно указать допустимые интервалы отклонений. Например, отлучиться можно, но не более 10 минут подряд или 40 минут за рабочий день, а опоздание менее 15 минут вообще может считаться "академическим" и не отображаться в табеле в виде нарушения.
В системе реализован режим "удаленной проходной" для организаций, где переход от КПП до основной территории может занять продолжительное время, например 15 мин. В этом случае, чтобы не опоздать, сотруднику нужно пройти через проходную за 15 мин. до начала рабочего дня, а выйти - через 15 мин. после его завершения. Причем для разных подразделений этот интервал может быть разным, учитывая их удаленность от КПП.
Действия при отсутствии выхода из рабочей зоны
Но что если сотрудник случайно или намерено заставил систему думать, что находится в рабочей зоне, когда вышел, не прикладывая карту, в открытую коллегой дверь? Мы разработали алгоритм, позволяющий системе автоматически прерывать такие посещения по завершению смены работника или в определенное время, когда гарантировано персонал уже должен отсутствовать. Почему это важно? Подобные маленькие хитрости могут "прикрыть" опоздание или даже прогул сотрудника на следующий рабочий день. Более того, программа может не учитывать в учете рабочего времени его последнее посещение, завершенное таким образом, так как сведения о конце рабочего дня искажены, и хитрец получит заслуженное нарушение режима, а Вам не потребуется вручную отслеживать реальное присутствие по каждому работнику.
Ввод оправдательных документов
ControlGate позволяет определить любой требуемый набор правил расчета рабочего времени для двух основных сценариев - удаленной работы и оправданного отсутствия. Удаленная работа предполагает, что рабочее время сотрудника нужно учесть, даже если в рабочей зоне он не присутствовал, например, в случае командировки. При оправданном отсутствии рабочее время сотрудника не учитывается, но и нарушителем он не является, например, находясь в отпуске или на больничном. Каждому правилу может быть указан буквенный код для отображения в табеле и оправдываемое время - вся рабочая смена или ее часть.
Для оправдания отсутствия сотрудника достаточно выбрать на календарной шкале требуемый временной интервал и применить к нему нужное правило.
Аналогично можно поступить если требуется точечно корректировать рабочее время сотрудника, не изменяя его рабочий график, например, при предоставлении "отгула" или "отсыпного".
Режимы и методы учета рабочего времени
Control Gate автоматизирует как нормированный, так и суммированный учет рабочего времени с учетным периодом до одного месяца, позволяет применять методы учета фактического присутствия и фиксации отклонений, определять переработки, формировать и экспортировать табели рабочего времени в формах, допускаемых при электронном учете.
Кроме того, используя инструмент "Конструктор отчетов" в составе системы, вы можете детализировать содержимое табелей в удобной Вам форме.
Важной изюминкой учета рабочего времени ControlGate является оперативный анализатор, позволяющий выявить нарушение трудовой дисциплины именно в момент его совершения. Например, рабочий день сотрудника начинается в 9:00, но в настройках определения нарушений режима опоздание до 5 мин. считается допустимым, соответственно в 9:05 система автоматически проверит, явился ли этот сотрудник на рабочее место, и если нет - фиксирует нарушение и оповестит об этом. Такой механизм позволит в кратчайший срок связываться с сотрудником для уточнения причины отсутствия или найти ему замену.
Система учета рабочего времени на станкостроительном заводе: результативность
Требовалось изначально классическая система контроля и управления доступа для организации безопасности.
В процессе переговоров предложили протестировать систему учета рабочего времени. Спустя 2 месяца после внедрения получили следующую аналитику:
Средний процент выработки рабочего времени: 37%
Покидали рабочую зону: среднее количество раз: 17 раз
Нарушений режима (опозданий, отлучек, ранних уходов): 3657 раз
Выявлено 13 человек (заработная плата 759 тыс. рублей в месяц), у которых выработка рабочего времени менее 15% - так называемые “мертвые души”, уволив которых ситуация никак не изменится. А фонд оплаты труда станет профицитным.
В процессе аналитики спустились в отчеты по отделам и оказалось, что выполнения KPI возможно без расширения штата и только за счет повышения трудовой дисциплины.
В конечном итоге система окупилась за 2 месяца, после внедрения. Сроки изготовления изделий согласно графика и фонд оплаты труда минимум экономит 759 тыс. рублей. А КПД всего подразделения вырос более чем в 2 раза и стал 78%.
Важно держать руку на пульсе и двигаться в ногу со временем. Оцифровка работников позволяет объективно взглянуть на реальную картину работы предприятия и самое важное влиять на эти показатели. Внедряйте современные технологии и решайте бизнес-задачи с наивысшей эффективностью.
