Проверка наличия товаров в магазинах или на складах — одна из важных задач товарного учета. Для ее решения применяют терминалы сбора данных. Проведение ревизии с ТСД ускоряет и упрощает процесс проверки, сводя ошибки к минимуму. Расскажем, что должна уметь программа для инвентаризации в магазине и какое оборудование потребуется.
Как правильно провести ревизию в магазине
Выяснение фактического количества товарных позиций и соответствия данных из «1С» реальности может быть целью как инвентаризации, так и ревизии. К тому же эти термины часто используют как взаимозаменяемые. Обязательная инвентаризация проводится в таких случаях:
- изменение структуры или ликвидация компании;
- подача годового отчета в налоговые органы;
- смена собственника, например, при продаже или передаче предприятия в аренду;
- потеря или выявление хищений товаров;
- ущерб в результате стихийного бедствия или пожара.
Выборочная инвентаризация в магазине проводится также при смене материально ответственного лица. В этом случае проверке подлежат только подотчетные этому сотруднику товары. Проверку может также инициировать менеджмент компании в любой момент.
Ревизия — это обычно комплексная проверка, которую проводят:
- государственные органы, например, выездные ревизоры могут прибыть на предприятие для проверки полноты уплаты налогов;
- акционер или совладелец бизнеса, чтобы выяснить состояние дел в компании;
- само предприятие, чтобы подготовиться к проверке ФНС.
При традиционной процедуре принято останавливать работу на время процедуры, либо пересчитывать товар в ночное время. Такая ревизия всерьез затрудняет работу, например, круглосуточного продуктового магазина.
Учет товара в магазине с ТСД и автоматизация инвентаризации сводят к минимуму неудобства для персонала и покупателей. Нужно только присвоить штрих-коды всем товарам. Это делает возможным проведение ревизии с ТСД силами одного сотрудника, который обходит полки и сканирует данные с этикеток.
Ревизия может проводиться двумя способами:
- Потоковым. На ТСД по заданному шаблону создается инвентаризационная ведомость. Затем сотрудник считывает штрих-коды со всех товаров на полках. После выгрузки документа в «1С» фактические остатки сверяются с данными системы.
- По заданию. Для инвентаризации в «1С» создается перечень отдельных позиций с количеством, эта задача передается на ТСД. Сотрудник ищет продукцию из перечня на полках и считывает коды с этикеток. После обработки всех позиций результаты передаются в систему учета на ПК.
По итогам выполняется сравнение данных в документах и фактических товарных остатков. При выявлении излишков их ставят на приход, при недостаче принимается решение о компенсации за счет материально ответственных сотрудников.
Мобильные устройства ревизоров
Упростить и ускорить проведение инвентаризации в торговой точке или складском комплексе помогают сканеры штриховых кодов и ТСД.
Сканер штрих-кода — относительно простое устройство, способное расшифровать данные о товаре и отправить их в учетную программу. Остальные операции проводят на компьютере.
Терминалы сбора данных устроены намного сложнее. Эти мобильные компьютеры снабжены встроенным считывателем штриховых кодов, собственным процессором, аккумулятором и дисплеем. Для ввода данных имеют сенсорную либо механическую клавиатуру. Рынок предлагает модели ТСД, различающиеся по техническим характеристикам и стоимости.
Большинство современных терминалов сбора данных работают на ОС Android. На стоимость ТСД влияет объем памяти и мощность процессора, а также степень защиты корпуса от влаги и пыли. Выбор следует делать в зависимости от условий эксплуатации. Для сухого и чистого продуктового магазина будет достаточно степени IP54–IP64. На запыленном или влажном складе требуется защита IP65 и выше.
Проводное подключение с ПК с установленной учетной программой для передачи данных обычно происходит через USB. Беспроводное соединение — через Bluetooth и Wi-Fi, многие устройства поддерживают мобильную связь (3G/LTE).
Чтобы вести учет товара в магазине с ТСД, как и на любой компьютер, на терминал нужно установить программное обеспечение.
Что должна уметь программа для инвентаризации в магазине
Специализированный софт помогает ускорить проведение инвентаризации товаров, уменьшая трудозатраты персонала. Его базовые функции:
- идентификация продукции по штрих-коду;
- проведение ревизии с ТСД и коррекции показателей непосредственно в ходе проверки;
- автоматическое оформление документов по итогам инвентаризации;
- считывание двумерных кодов маркировки;
- доступ нескольких сотрудников к совместной работе над документами.
При большой товарной номенклатуре, например, в продуктовом супермаркете, требуется высокая скорость обмена информацией с учетным ПО. Программа для инвентаризации в магазине должна легко интегрироваться с «1С» или другой учетной системой. Рекомендуем использовать российский софт DataMobile, созданный, чтобы вести учет товара в магазине с ТСД. Приложение применяется в оптовой торговле, на складе, производстве и в других сферах.
Программа DataMobile для автоматизации учета
Софт разработан в качестве программного обеспечения работы терминалов сбора данных и других видов мобильных компьютеров на ОС Android. Интеграция приложения с типовыми конфигурациями «1С» не требует применения дополнительных драйверов, подключение к другим системам учета обеспечивается благодаря открытым форматам обмена данными.
Инвентаризация с DataMobile происходит быстро и точно. Ошибки, вызванные влиянием человеческого фактора при ручном пересчете, практически исключены. Перечень товаров, подлежащих ревизии, выгружается из учетной программы на терминал сбора данных. Сотрудник или ревизор обходит места хранения с ТСД с установленной программой, считывая данные с этикеток товаров. При распознавании кода софт автоматически сверяется с загруженным из «1С» перечнем. По окончании проверки программа формирует итоговые документы.
Автоматизация инвентаризации — не единственное назначение DataMobile. Софт делает возможным:
- провести приемку, перемещение и отгрузку товаров;
- организовать адресное хранение продукции;
- проверить актуальность ценников;
- провести переоценку товаров;
- создать этикетки со штрих-кодами и отправить их на печать.
Приложение имеет простые параметрические настройки, то есть пользователь самостоятельно выбирает нужные опции в окне интерфейса ПО и отмечает их «галочками». Существует 4 версии DataMobile с разными функциями. Чтобы перейти с одной на другую, нужно оплатить разницу в стоимости.
Для идентификации товаров, отслеживаемых с помощью 2D-кодов Data Matrix через системы «Честный ЗНАК» и ЕГАИС, потребуется подключение дополнительного модуля — Маркировка. Это программное решение продается отдельно.
Если требуется инвентаризация не товаров, а имущества компании, следует приобрести другой программный продукт из линейки DataMobile — DM.Invent. Софт учитывает специфику работы с основными средствами предприятий, предусмотрены функции фиксации местонахождения актива и назначения сотрудника, несущего за него материальную ответственность.
ПО из линейки DataMobile и оборудование для автоматизации бизнес-процессов можно приобрести в нашей компании со склада в Москве или с доставкой по России. Свяжитесь с нами любым удобным способом, и мы подберем вариант, подходящий именно вам.
Не забудьте подписаться на канал, если еще не сделали этого, и будьте в курсе новостей по автоматизации бизнеса!
