Организация грамотного учета имущества с прозрачным контролем – одна из важнейших и сложнейших задач для любого предприятия. Любая компания, так или иначе, имеет в своем распоряжении различные основные средства и материальные запасы: инструменты, оборудование, материалы, спецодежду, компьютеры и т.д. Имущество необходимо своевременно закупать и списывать, следить за его передачей в подразделения и на руки конкретным сотрудникам, проводить периодические диагностические осмотры, инвентаризировать…
В современном мире эффективно управлять имуществом без автоматизированной системы просто невозможно. Часто в компаниях для работы с имуществом пытаются использовать различные встроенные инструменты из программных продуктов 1С, например, в «1С:Бухгалтерии». Однако важно понимать, что такой подход едва ли можно назвать эффективным, поскольку жизненный цикл имущества отражается в бухгалтерии не полностью, да и вообще бухгалтерский учет и управление имуществом – это не одно и то же.
Идеальным решением для грамотного управления имуществом является соответствующая специализированная конфигурация «1С:Инвентаризация и управление имуществом» («1С:ИУИ»), о которой мы уже неоднократно рассказывали. Она специально создана для того, чтобы разграничить такие процессы как бухгалтерский учет и управление имуществом.
«1С:ИУИ» помогает решить многие общие для большинства компаний проблемы учета МЗ и ОС. В частности, в ее функционал входят:
- полная или частичная замена бумажного документооборота на электронный;
- оперативное получение информации о любом объекте имущества;
- упрощение работы МОЛов;
- выявление проблем с недостачей / излишками имущества;
- снятие чрезмерной нагрузки с бухгалтерии предприятия;
- быстрый поиск имущества и ускорение инвентаризации.
Сегодня мы поговорим о конкретных проблемах учета ОС, с которыми сталкиваются различные предприятия и организации, и о том, как система «1С:ИУИ» помогает их решать.
Соблюдение требований законодательства
Насущная проблема, особенно для бюджетных учреждений – учет и инвентаризация имущества в соответствии с жесткими требованиями законодательства, которое, к тому же, еще и довольно часто меняется. Соответственно, в 1С так же часто меняются печатные формы различных документов, и та же «1С:Бухгалтерия» или другая учетная система предприятия довольно часто получает обновления. А если на предприятии используется еще и система «1С:ИУИ»? В этом случае в нее просто «подтягиваются» актуальные печатные формы для учета имущества из основной КИС – элементарно просто и очень удобно!
При заполнении какого-либо документа в «1С:ИУИ» пользователь просто не может ошибиться и сформировать устаревшую или неактуальную форму документа, потому что ничего устаревшего в программе нет – в нее всегда подгружаются только актуальные документы. Более того, по большому счету, пользователю, работающему в «1С:ИУИ», вообще не нужно знать и помнить, какие документы соответствуют действующему законодательству – система все подгружает и предлагает в автоматическом режиме. Это значительно сокращает количество ошибок и экономит время работников предприятия, поскольку им не приходится переделывать распечатанные формы документов, сделанные по устаревшим шаблонам.
Высокие требования к квалификации МОЛов
Материально ответственные лица или МОЛы часто имеют в компании какие-то основные должностные обязанности, а ответственность за определенное имущество на них накладывается в качестве «дополнительной нагрузки». В связи с этим иногда МОЛ просто не знает, как именно имущество проходит по бухгалтерии, какие документы и шаблоны нужно заполнять и как выглядят их печатные формы. Без хорошей автоматизированной системы учета имущества МОЛу приходится все это учить, чтобы не «напортачить». На это уходит много времени и сил, а ошибки все равно регулярно возникают.
Есть и еще одна проблема. Когда опытный сотрудник и МОЛ по совместительству, который уже разобрался во всех тонкостях учета и управления имуществом, уходит из компании и «передает дела» новичку, тот снова начнет ошибаться, заполнять не те документы и т.д. Получается замкнутый круг.
Система «1С:ИУИ» помогает решить и эту проблему. В системе создаются шаблоны операций для всех действий, которые может совершать МОЛ в рамках компании или даже в рамках конкретно своего подразделения. МОЛу предлагается на выбор список операций, а на вкладке «Печатные формы» всегда доступна соответствующая актуальная печатная форма для конкретного документа. Таким образом, МОЛу не нужно разбираться во всех тонкостях бухгалтерии – он мыслит не бухгалтерскими документами, а реальными событиями, которые происходят с имуществом.
Например, при выдаче имущества в цех покраски он выберет на своем рабочем месте операцию с этим названием и сформирует к ней соответствующий документ. «1С:ИУИ» просто не позволяет пользователю ошибиться!
Трудности с идентификацией имущества
Очень распространенная проблема, с которой сталкиваются практически все предприятия. В стандартном справочнике «Номенклатура» из типовых конфигураций 1С информация не всегда достаточно развернута и не позволяет быстро найти конкретный объект имущества, особенно если их в базе много. Кроме того, часто встречаются дубли. Все это не позволяет оперативно искать имущество и эффективно проводить инвентаризацию.
Решение «1С:ИУИ» имеет собственный справочник «Имущество». В него попадают данные из «Номенклатуры», при этом пользователи системы могут самостоятельно добавлять в этот справочник любую аналитику и дополнительные характеристики к каждому объекту имущества.
Например, в компании на складе хранится много разных ведер: пластиковых и металлических, разного объема, с крышкой и без, с педалью и без и т.д. По номенклатуре это все – «Ведро», из-за чего сразу понять, о каком именно объекте имущества идет речь невозможно. Соответственно, невозможно правильно осуществлять операции по перемещению этого имущества, его возврату, учету и т.д. Но если в компании используется система «1С:ИУИ», кладовщик может в ней для каждого конкретного ведра указать любые дополнительные атрибуты, например: «Ведро пластиковое, 12 л, с крышкой, с педалью». Теперь это совершенно конкретный объект имущества, который легко отследить и осуществлять с ним любые операции.
Таким образом, пользователь «1С:ИУИ» может вносить в справочник «Имущество» любые данные для конкретизации объекта имущества и даже подгружать для него файлы (инструкции, сертификаты, технический паспорт и т.д.). При обмене данными с учетной системой 1С все дополнительные строки «схлопнутся» до обычного справочника «Номенклатура», то есть никакая «лишняя» информация в основную учетную систему не попадает.
Использование ЭП и ЭЦП в операциях
Электронный документооборот с подписанием документов электронными же подписями становится все более распространенным в России и даже закрепляется на законодательном уровне. Это очень удобный и быстрый способ обмениваться документами с прозрачным отслеживанием всех их перемещений.
В «1С:ИУИ» реализован удобный механизм обмена электронными документами с их подписанием неквалифицированными электронными подписями (поддержка квалифицированных подписей и интеграция с «1С-ЭДО» в разработке). Механизм дает возможность выдавать ТМЦ в пользование, передавать между МОЛами и фактическими держателями имущества с четким подтверждением факта приемки/передачи. Это позволяет отслеживать движение всех объектов имущества и эффективно бороться с потерями и даже кражами: подписанный электронной подписью документ фактически подтверждает, что конкретный человек получил конкретный объект имущества и теперь за него отвечает.
Подсистема позволяет настроить процесс подписания документов и различных печатных форм. Если документ требует согласования, его могут последовательно подписать все должностные лица, которые участвуют в этом процессе.
Таким образом, мы показали, как именно система «1С:ИУИ» помогает решать конкретные проблемы, связанные с учетом и управлением имуществом на любом предприятии. При этом функциональность системы очень богатая, к тому же она легко расширяется и адаптируется под особенности работы любой конкретной компании. Главное – грамотно ее внедрить и настроить с учетом действующих на предприятии бизнес-процессов. Для этого лучше всего доверять внедрение системы грамотным специалистам.
Компания «СИТЕК» предлагает различные варианты внедрения «1С:ИУИ», в том числе полноценную работу по фирменной технологии. Если у вас остались вопросы относительно функционала «1С:ИУИ» или вы хотите обсудить варианты внедрения системы у себя в компании, обратитесь к нашим специалистам любым удобным для вас способом.
Если вас заинтересовала данная система, вы хотите узнать о ней больше и задать вопросы – свяжитесь с консультантами нашей компании любым удобным способом. Мы обязательно поможем!
