Стратегическую сессию провели, но результат не устраивает. Почему? Что пошло не так?
Вот наш чек-лист ключевых ошибок:
Этап подготовки
Что мы сделали (не сделали) до сессии, из-за чего все пошло не так
1. Мало внимания уделили конкретизации запроса:
a. Заказчик обозначил цель максимально общими словами и больше на связь не вышел;
b. Не провели предварительного исследования: фасилитатор не погрузился в жизнь компании, не понял, как сейчас устроены процессы и поэтому получил большое количество сюрпризов на самой сессии;
c. Хотели все и сразу (например, одновременно и командообразовать, и дорожную карту создать, и навыки подкачать).
2. Экономили не на том:
a. Запланировали слишком мало времени на сессию (то, на что важно выделить 2 дня, решили реализовать за 6 часов);
b. На большую сложную группу позвали работать только одного фасилитатора(сложно уделить внимание 50 участникам в равной мере);
c. Решили работать с 9 до 20, чтобы за один заход сделать побольше, люди устали и качество взаимодействия упало.
3. Не тех участников пригласили:
a. Было много лишних людей, они оттягивали на себя время и внимание группы;
b. Не было нужных людей / Не хватало сотрудников с необходимыми компетенциями (например, создавали план по увеличению продаж без участия маркетолога и бухгалтера);
4. Выбрали не то помещение:
a. Людям было некомфортно на физическом уровне: тесно, душно, холодно, темновато и пр.
b. Зал был плохо приспособлен для проведения сессии: слишком большой (эхо гуляет), слишком узкий, мало вертикальных поверхностей, которые можно использовать (лепнина, барельефы, много мелких выступов), колонны по центру и др.
c. Помещение ограничивало свободное перемещение участников: стулья настолько тяжелые, что их сложно двигать, большой стол стоит посередине и убрать его невозможно и др., и это оказывало влияние на динамику.
Этап проведения:
подготовились хорошо, но в процессе все посыпалось
5. Участники не были готовы к стратегической сессии:
a. Обладали ожиданиями, не соответствующими действительности;
b. Не понимали свою роль в сессии;
c. Не осознавали важности мероприятия для компании в целом.
6. Сложности с планированием:
a. Фасилитатор создал слишком жесткий дизайн сессии, где каждая секунда на счету, поэтому, когда возникло смещение тайминга из-за непредвиденных изменений, все разрушилось и перемешалось;
b. Фасилитатор не учел варианты развития событий, и когда группа повела себя незапланированно, не смог отреагировать и скорректировать дизайн сессии, а продолжил действовать по изначальному плану;
c. Четкого плана не было, на первую задачу потратили 70% времени, на 3 остальных его не хватило, поэтому не удалось качественно проработать решение.
7. Отклонение от методологии:
a. Фасилитатор выступал в роли эксперта, советующего команде, что им дальше делать и какие идеи записать;
b. Фасилитатор принимал решения вместо участников, позволял себе оценочные суждения: хвалил одни идеи и критиковал другие;
c. Фасилитатор взял на себя роль лидера группы.
8. Игнорирование физиологии:
a. Группа еще не проснулась, не разогрелась, а им уже предлагают генерировать идеи;
b. Усталость накопилась, а перерывов все нет и нет
9. Личность фасилитатора:
a. Фасилитатор не установил контакт с группой, либо спровоцировал неприязнь к себе;
b. Фасилитатор вступил в открытое противостояние с участником.
Что было дальше:
сессия прошла хорошо, но дальше слили.
10. В компании низкая исполнительская дисциплина:
нормой является ситуация, когда распоряжения руководства выполняются по принципу ПВО (подожди выполнять – отменят)
11. Не учли ряд моментов при составлении дорожной карты (плана мероприятий):
a. Пул задач был сформулирован максимально общими словами («проанализировать ситуацию на рынке», «разработать стратегию вовлечения персонала» и пр.);
b. Первый месяц (первый квартал года) перегрузили задачами, половину не успели выполнить и слились
12. Не учли сопротивление персонала на местах:
действия в рамках стратегических целей предполагают изменения, а люди к этому не готовы:
a. Не осознают важности изменений;
b. Не понимают: что им необходимо делать;
c. Изменения предполагают стресс и боль (сокращение штата, увеличение нагрузки и др.).
13. Сессия изначально проводилась с манипулятивными целями:
a. Планировали сделать так, чтобы люди сами придумали то, что уже решило руководство, а участники эту манипуляцию считали;
b. Никто не планировал внедрять то, что обсудили на сессии, хотели «вовлечь сотрудников», показать, что «компании их мнение важно».
Обратитесь к опытным профессионалам, чтобы фасилитационная сессия принесла результат!
Например, к нам - тренинговой компании Тимсофт!
Мы уже 19 лет организуем и проводим стратегические и фасилитационные сессии для компаний из различных сфер бизнеса.
