В настоящее время должностные инструкции являются неотъемлемой частью организационной структуры каждой компании. Однако, зачастую многие работодатели и сотрудники пренебрегают этим документом, считая его формальностью или ненужной бюрократией. Но на самом деле, должностные инструкции играют значительную роль в развитии компании, обеспечивая эффективность работы и повышая профессионализм сотрудников.
Во-первых, должностные инструкции являются основным средством коммуникации между работодателем и работниками. В них подробно описываются задачи, обязанности, цели и ожидания, связанные с каждой конкретной должностью в организации. Благодаря этому документу работник будет точно знать, чего от него ожидает компания, каких результатов он должен достичь и какой стандарт качества должен соблюдаться. В свою очередь, работодатель имеет возможность ясно и однозначно донести свои требования, установить правила и дать указания по выполнению работы.
Во-вторых, должностные инструкции помогают улучшить работу компании за счёт стандартизации деятельности сотрудников. Они позволяют сводить к минимуму попытки самовольного решения проблем, ошибки и недоразумения, которые могут возникнуть при исполнении обязанностей. Работники, имеющие чёткое представление о своей роли и обязанностей, смогут быстро и эффективно выполнять свою работу, без необходимости консультироваться с начальством каждый раз при возникновении новой ситуации.
В-третьих, должностные инструкции способствуют повышению профессионализма сотрудников. Они могут содержать описания необходимых навыков, знаний и квалификации, которыми должен обладать работник для выполнения своей деятельности. Это даёт возможность оценить текущую профессиональную подготовку сотрудников, выявить недостатки и потребности в дальнейшем обучении. Благодаря этому компания может разрабатывать индивидуальные планы развития для каждого сотрудника, что способствует росту и улучшению их профессиональных навыков.
Давайте же углубимся в теорию и ознакомимся с должностными инструкциями работников ДОУ
1. Понятие и значение должностной инструкции. Структура должностной инструкции
1.1. Понятие должностной инструкции
Должностная инструкция — это документ, который определяет обязанности работника компании на занимаемой должности, его полномочия, ответственность, права, требования к его квалификации и формы его поощрения. Должностная инструкция является локальным документом, то есть изготавливается под цели и задачи организации и отдельные должности или конкретного работника, если инструкция персонифицирована. Эти документы в различных организациях могут даже по-разному называться: должностная инструкция, должностные обязанности, должностной регламент и т.д. Единых требований как к названию, так и к содержанию не существует. Для лиц, работающих не по должности, а по профессии, то есть для рабочих, аналог должностной инструкции принято называть рабочей или производственной инструкцией. Должностная (рабочая, производственная) инструкция получила широкое распространение на практике, однако в Трудовом кодексе она не упоминается, порядок ее составления нормативно не утвержден. Инструкция может существовать в качестве приложения к трудовому договору и в связи с этим являться его неотъемлемой частью, а может быть утверждена работодателем как самостоятельный документ, то есть локальный нормативный акт. В первом случае должностная инструкция обязательна только для одного работника, с которым заключен трудовой договор, во втором - для всех занимающих соответствующую должность работников, ознакомленных с ее содержанием
Должностные инструкции относятся к документам, содержанием которых, например, являются трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности. Поскольку порядок составления должностной инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения. Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ.
При разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях.
Должностная инструкция должна быть исчерпывающей, то есть описывать все действия, которые могут потребоваться от подчиненного.
Основные требования к форме должностной инструкции
В обязательном порядке в должностную инструкцию должны входить следующие пункты:
· Непосредственная подчиненность работника. Принято считать, что непосредственная подчиненность подразумевается сама собой и в силу своей естественности может специально не оговариваться. Но действительным является только то положение, которое существует на бумаге.
· Порядок назначения и освобождения от должности. Этот порядок не изменился: назначение и освобождение от должности производится приказом или распоряжением, но не контрактом. Контракт является лишь основанием для приказа.
· Чем руководствуется работник в своей деятельности. Это довольно простой пункт, не влияющий на юридическую силу документа. Но недостаточно прямой ссылки на должностную инструкцию - необходимо перечислить ряд действующих в нашей стране положений. Любой сотрудник, какую бы должность он ни занимал, руководствуется в первую очередь действующим законодательством (несмотря на то, что в нем происходят постоянные изменения). Далее следуют подзаконные акты: инструкции, положения, разъяснения, нормативные материалы межотраслевых органов. Потом надо указать нормативы вашей отрасли. Если организация является филиалом или представительством, надо указать вышестоящую организацию. И последней строкой - положение об отделе и настоящая должностная инструкция.
Значение инструкций работников на самом деле сильнее, чем думают руководители организаций, предпочитающие воздержаться от их написания и введения в структуру организации того или иного отдела. Должностная инструкция – составная часть документально оформленных трудовых отношений; это документ, лаконично и доступно описывающий все необходимые и достаточные условия исполнения сторонами трудового договора в части использования умения, навыков и опыта работника с наибольшей пользой для каждой из сторон.
Должностные инструкции выполняют организационные, регламентирующие и регулирующие функции. Они призваны содействовать правильному подбору, расстановке и закреплению кадров, повышению их профессиональной квалификации, совершенствованию функционального и технологического разделения труда.
Инструкция может предусматривать:
· содержание, объем и порядок выполнения работы по должности в виде перечня конкретных должностных обязанностей;
· перечень нормативных актов, обязательных для соблюдения в процессе выполнения этих обязанностей;
· подчиненность работника;
· расположение рабочего места;
· квалификационные требования к кандидатам на должность;
· указание на лиц, уполномоченных принимать решение о приеме на работу по должности и осуществлять допуск к такой работе.
Таким образом, понятие «должностная инструкция» характерно для определения содержания выполняемой трудовой функции работника, занимающего определенную должность. Для лиц, работающих не по должности, а по профессии, то есть для рабочих, аналог должностной инструкции принято называть рабочей инструкцией
С помощью должностных инструкций также легко проследить «цепочку» ответственности. Поэтому в случае совершения дисциплинарного проступка, т.е. неисполнения или ненадлежащего исполнения работником возложенных на него трудовых обязанностей по его вине (ч. 1 ст. 192 ТК РФ), следует, прежде всего, обратиться к тексту инструкции, чтобы выяснить, нарушение каких обязанностей допустил работник и входили ли они вообще в перечень вменяемых ему обязанностей. В случае отсутствия у работника обязанности совершать те или иные действия дисциплинарная ответственность исключается.
К задачам должностной инструкции можно отнести следующие пункты:
Во-первых, должностная инструкция – это руководство для самого работника. Опираясь именно на этот документ, сотрудник может в точности получить информацию о том, каких действий от него ожидают и по каким критериям будут оценивать результаты его труда. Руководствуясь данным организационно-распорядительным документом, работник сможет быть уверенным в том, что верно выполняет свои задачи.
Во-вторых, должностная инструкция является основой для установления оценки результатов трудовой активности работника и принятия решения о судьбе его трудового договора: повышение по должности, перевод, перемещение, увольнение, зачисление в резерв руководителей, направление на дополнительное обучение и т.п. При отсутствии инструкции вышестоящее руководство не сможет определить правильно или ошибочно оценит продуктивность работника, что приведет в дальнейшем к неверному решению по отношению к человеку.
В-третьих, с помощью должностной инструкции можно отказать в трудоустройстве лицам, которые по своим деловым качествам не «вписываются» в ее параметры или были уволены из предыдущей организации по отрицательным мотивам, за нарушения трудовой дисциплины. Таким бывшим работникам, по нормам трудового права, нельзя отказать в приеме на работу при наличии у них должных профессиональных качеств. Но в этих ситуациях инструкция может прийти на помощь работодателю, если в ней заложены такие деловые критерии для занятия должности, которые у нанимающегося отсутствуют.
Говоря о видах должностных инструкций, которые разрабатываются и предоставляются в организации, выделяют типовую, или общую, и индивидуальную инструкции.
Типовая должностная инструкция закрепляет общие формулировки вида и цели деятельности, содержит описание обобщенных трудовых функций и одинаковых, повторяющихся трудовых действий, которые выполняются по должности, а также права и ответственность. Обычно она утверждается как локальный нормативный акт организации.
Формулировки трудовых функций и трудовых действий в настоящее время на самом высоком уровне закрепляются в профессиональных стандартах, ими руководствуются кадровые службы, когда разрабатывают штатные расписания. Таким образом, на основе одной типовой должностной инструкции могут работать несколько специалистов по кадрам, если они выполняют одинаковую трудовую функцию. В штатном расписании будет закреплено общее количество штатных единиц с одинаковым наименованием «специалист по кадрам».
В разработке типовых должностных инструкций обычно участвуют руководители структурных подразделений, организующие производственные, технологические и административные процессы. На руководителей процессов также возлагается ответственность и за актуализацию типовых должностных инструкций.
Индивидуальные должностные инструкции закрепляют конкретные трудовые действия, которые выполняет конкретный работник на конкретном, закрепленном за ним рабочем месте в конкретном структурном подразделении. Формулировки трудовых действий в индивидуальной должностной инструкции уточняются и конкретизируются по сравнению с профессиональными стандартами и отражают конкретные условия труда работника.
Формулировки трудовых действий в индивидуальной должностной инструкции обычно дополняют содержание трудового договора этого работника. А сама индивидуальная должностная инструкция может формироваться в личное дело работника.
Типовая должностная инструкция является в чистом виде организационным документом, а индивидуальная должностная инструкция одновременно выполняет функцию и документа по личному составу. Отсюда следуют и разные наименования данной категории документов, и разные сроки их хранения: Срок хранения индивидуальных должностных инструкций зависит от даты, когда по ним закончили делопроизводство:
a. 50 лет – если делопроизводство закончили после 1 января 2003 года;
b. 75 лет – если до 1 января 2003 года.
Типовые должностные инструкции нужно хранить три года после того, как заменили их новыми. Такие сроки закреплены в строках 442, 443 перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Хранятся оригиналы должностных инструкций, как правило, в кадровой службе. Их хранение регламентируется внутренним нормативным актом, устанавливающим порядок ведения делопроизводства в организации.
Для ознакомления работнику, с которым заключают трудовой договор, выдают заверенную копию документа. Такие же копии хранят у руководителей подразделений, которые выдают их работникам, если тем потребуется уточнить выполняемую трудовую функцию.
В действие должностные инструкции вступают с момента утверждения, если иное не оговаривается в их тексте. Юридическую силу документ не теряет до того момента, пока в действие не будет введена новая должностная инструкция. После того, как работник поставил подпись, удостоверяющую факт его ознакомления с инструкцией, ее требования для него становятся обязательными для выполнения.
1.2. Структура должностной инструкции
Оформлять должностные инструкции нужно в строгом соответствии с общим порядком оформления нормативно-распорядительных документов. Соблюдение порядка позволит обеспечить юридическую значимость этого внутреннего регламента.
Как было упомянуто выше, в законодательстве нет понятия «должностная инструкция»: этот вид нормативного документа разрабатывают на локальном уровне — инструкции действуют только в пределах одного конкретного предприятия. Но в ОКУД — общероссийском классификаторе управленческой документации — они упоминаются среди документов, которые относятся к классу организационно-распорядительных. Этот класс предназначен для организационно-нормативного регулирования деятельности предприятия.
На должностную инструкцию, как на нормативный документ и тот, и другой могут сослаться в случае возникновения конфликтных ситуаций и трудовых споров. Инструкция может служить основанием оправдания расходов на заработную плату, если налоговая потребует обосновать те значения, которые указаны в штатном расписании. Порядок разработки и оформления должностных инструкций на предприятии работодатель может регулировать самостоятельно. Регламент можно утвердить, например, в виде методических рекомендаций.
В «Общих положениях» устанавливается сфера деятельности работника, порядок его назначения и освобождения, замещение по должности во время его отсутствия, определяются квалификационные требования, его подчиненность определенным должностным лицам и перечень работников, непосредственно ему подчиненных.
Раздел «Функции» должен содержать конкретный перечень задач, выполняемых работников, например, участие в судебных процессах, подготовка документации и т.д.
В разделе «Обязанности» предназначен для подробного описания должностных обязанностей работника. Чем более детально всё будет описано, тем меньше потом разногласий может возникнуть между работодателем и работником по поводу того, что должен делать работник. Например, работник должен соблюдать:
· установленные сроки подготовки документов;
· этические нормы общения в коллективе;
· правила внутреннего трудового распорядка;
· конфиденциальность служебной информации
В разделе «Права» перечисляются права работника в рамках его должности, которые позволяют ему самостоятельно решать возложенные на него по должности вопросы. В этом разделе указываются право работника:
· на самостоятельное принятие решений;
· на получение информации, в том числе конфиденциальной, которая необходима работнику для реализации его функций и эффективного исполнения обязанностей;
· требовать выполнения определенных действий, давать распоряжения и указания и контролировать их исполнение;
· визировать, согласовывать и утверждать документы конкретных видов.
В разделе «Ответственность» указываются виды ответственности за несвоевременное и некачественное исполнение должностных обязанностей и неиспользование предоставленных прав, также могут прописываться меры ответственности работника за результат выполняемой работы, меры по соблюдению техники безопасности и т.д.
В разделе «Взаимоотношения» прописывается порядок взаимодействия работника с другими работниками, с подразделениями работодателя, с контрагентами и т.д. Например, если работник обязан составлять какой-либо отчет для другого сотрудника или передавать ему какие-либо документы, то в данном разделе имеет смысл указать, в какие сроки он должен это делать. Кроме того, в разделе «Взаимоотношения» можно прописать, кого замещает работник и кем замещается сам в случае своего отсутствия.
Поскольку на государственном уровне оформление должностных инструкций не регламентируют никакие нормативы, при их разработке следует руководствоваться теми общими требованиями, которые устанавливают следующие ГОСТы:
· ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. N 1185-ст);
· ГОСТ Р 2.105-2019 «Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам», содержащий требования к порядку разработки и смысловому содержанию, в том числе, документов, имеющих нормативно-распорядительное назначение;
· ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
· ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», в нем приведен перечень обязательных реквизитов.
· ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
К обязательным реквизитам документа относятся:
Обязательные реквизиты инструкции определяются согласно разделу 2 ГОСТа Р 6.30-2003. К ним относятся:
· наименование организации — разработчика документа;
· наименование вида документа;
· дата документа;
· регистрационный номер документа — номер, присвоенный ему по правилам регистрации документов в организации. Регистрационный номер должностной инструкции может включать индекс дела (в составе которого предполагается хранить контрольный экземпляр должностной инструкции) по номенклатуре дел организации, условное буквенное обозначение наименования вида документа (например, «д/и»), информацию об исполнителе документа и др.;
· место составления или издания документа;
· гриф утверждения документа — реквизит, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. В общем случае гриф утверждения должностной инструкции включает слово «утверждаю» (в прописном начертании, без кавычек), наименование должности лица, уполномоченного утвердить должностную инструкцию, подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию, а также дату утверждения, оформленную словесно-цифровым способом);
· заголовок к тексту;
· текст документа;
· отметка о наличии приложения;
· подпись;
· гриф согласования документа — реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором (разработчиком) документа, с содержанием последнего. Данный реквизит применяется только в тех случаях, когда проект должностной инструкции подлежит внешнему согласованию с заинтересованными сторонами;
· визы согласования документа;
· отметка о заверении копии документа;
· отметка об исполнителе;
· идентификатор электронной копии документа.
Также рассмотрим порядок утверждения должностной инструкции работника. Этот документ разрабатываются отделом кадров и подписываются руководителем службы делопроизводства.
При этом должностные инструкции могут быть согласованы с руководителями тех структурных подразделений, в которых работает сотрудник.
После этого должностные инструкции утверждает руководитель организации.
После утверждения должностной инструкции с ней следует ознакомить работника, принимаемого на должность (профессию).
Свою подпись работник может поставить:
· на отдельном листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью инструкции;
· в специальном журнале ознакомления с должностными инструкциями по форме, утвержденной в организации;
· на самой инструкции в соответствующей графе;
· иными способами, принятыми в организации и не противоречащими законодательству.
Также имеет место быть и корректировка данного документа. Корректировка может быть связана с изменением обязательных условий трудового соглашения. При этом работник должен быть заблаговременно письменно уведомлен о грядущих переменах. Только после того, как штатный сотрудник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию. Если инструкция является приложением к трудовому контракту, целесообразно вносить изменения в данный документ путем подготовки дополнительного соглашения (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6).
В случае, когда должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и ее корректировка не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить документ в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Как правило, инструкция составляется в двух экземплярах, один из которых вручается работнику, а второй хранится в отделе кадров.
Уведомить работника о существенных изменениях в должностной инструкции необходимо за два месяца. Если он откажется трудиться в новых условиях, то нужно письменно предложить ему другую имеющуюся работу (в т.ч. нижеоплачиваемую или по нижестоящей должности). При отсутствии подходящей работы или в случае отказа работника от предложения его можно уволить на основании пункта 7 части 1 статьи 77 ТК РФ. Если же изменения носят технический характер, то согласие сотрудника не требуется — достаточно ознакомить его с новым текстом документа. К примеру, так могут вноситься правки, которые уточняют порядок выполнения работы или детализируют круг трудовых обязанностей, не расширяя его.
Таким образом, должностные инструкции занимают одно из центральных мест в локальном регулировании трудовых отношений. Они являются необходимым и действенным средством управления трудом в организациях, соответствуют защитным и воспитательным началам трудового законодательства.
Итак, разобрав должностную инструкцию по структуре, проанализировав разделы, отметив важные разделы и пункты в них, а также выявив недочёты и исправив неточности, необходимо отметить, что должностные инструкции сотрудников на самом деле играют важную роль в любой организации. Их составление является важным и необходимым элементом успешного управления персоналом. Подобные документы позволяют четко структурировать и определить рабочие обязанности и полномочия каждого сотрудника, что, в свою очередь, способствует эффективной организации рабочих процессов. Кроме того, должностные инструкции являются важным инструментом для обучения и адаптации новых сотрудников, поскольку позволяют им быстрее ориентироваться в рабочих задачах и требованиях к выполнению своих обязанностей. Должностные инструкции обеспечивают эффективное взаимодействие между работодателем и сотрудниками, помогают оптимизировать рабочие процессы, повышают производительность труда, способствуют улучшению качества обслуживания и обеспечивают стабильность в организации. Влияние правильно составленных должностных инструкций на работников и на само учреждение очень высоко, поэтому следует уделить должное внимание составлению и соблюдению должностных инструкций для достижения успешных результатов в работе организации.
Таким образом, важность составления должностных инструкций для сотрудников нельзя недооценивать. Эти документы являются фундаментальным компонентом успешного управления персоналом, который в свою очередь оказывает влияние на производительность труда, обеспечивает стабильность рабочих процессов и способствует достижению целей организации, поэтому имеют полное право стать обязательным документом наравне с другими.
