Даже самый эффективный предприниматель не может управлять всеми аспектами своего бизнеса. На пути к успеху важно понимать, что делегирование – это не признак слабости, а необходимость для эффективного управления. В этой статье мы рассмотрим, когда и почему стоит делегировать задачи, а также представим 5 ключевых принципов, которые помогут вам успешно это сделать.
Когда делегировать: критерии передачи задач
Чтобы эффективно управлять бизнесом, нужно знать, когда именно стоит делегировать задачи. Это происходит тогда, когда задача критически важна для бизнеса и когда вы уверены, что ее выполнение уже отлажено. Однако важно быть вниматеьным, потому что раннее делегирование может привести к потере контроля, а слишком позднее – к перегрузке.
5 принципов успешного делегирования: ключ к эффективному управлению
Есть пять ключевых принципов, которые помогут вам успешно делегировать задачи
1.Верить в своих сотрудников
Доверие к вашим сотрудникам является фундаментом эффективного делегирования. Верьте в их потенциал и умения, предоставляя возможность им проявить свои навыки на практике.
2. Проанализировать каждую задачу, которую предприниматель хочет делегировать
Перед делегированием задачи оцените ее релевантность и готовность к передаче. Убедитесь, что процесс отлажен до такой степени, что его можно легко передать сотруднику.
Например, владелец ресторана понимает, что управление поставками – это ключевая задача для обеспечения бесперебойной работы кухни и обслуживания клиентов. Он осознает, что эта задача может быть делегирована менеджеру по закупкам или администратору ресторана. После анализа процесса закупок, контроля складских запасов и взаимодействия с поставщиками, владелец убеждается в возможности делегирования этой задачи. Он разрабатывает детальные инструкции по управлению поставками, предоставляет доступ к спискам поставщиков и ценовым каталогам, а также обучает персонал правилам заказа и получения товаров.
Делегирование включает не только передачу определенных задач, но и контроль за их выполнением. Для этого можно использовать систему управления "Квант" и ее инструмент "Коммуникатор".
"Коммуникатор" – это инструмент, который отслеживает выполнение сотрудниками своих задач в установленные сроки. В случае забывчивости сотрудника или игнорирования задания, "Коммуникатор" автоматически напоминает исполнителю о нем. А если проблема повторяется, система связывается с его руководителем, чтобы принять необходимые меры.
Если в вашей компании 5 и более сотрудников, вы хотите делегировать контроль и освободиться минимум от 60% операционки, запишитесь на бесплатную экскурсию “Квант”. Мы созвонимся с вами и ответим на все интересующие вас вопросы. Также вы получите в подарок 3 бонуса: пошаговый алгоритм по выходу из операционки, таблицу определения потери времени и денег и регламент принятых решений
3. Учитывать специфику задачи и личностные особенности сотрудников
Учитывайте специфику задачи и личные качества сотрудников при делегировании. Распределите обязанности таким образом, чтобы они соответствовали их профессиональным навыкам и интересам.
Например, предприниматель в маркетинговом агентстве замечает, что его сотрудник, Диана, обладает творческим мышлением и художественными навыками. Он решает делегировать Диане задачу разработки дизайна для клиентских проектов. Учитывая ее талант и страсть к дизайну, Диана создает уникальные и привлекательные графические решения, которые помогают клиентам достичь своих целей в сфере маркетинга.
4. Учитывать внутреннюю мотивацию сотрудника
Убедитесь, что задача мотивирует вашего сотрудника. Это поможет им быть более продуктивными.
5. Постепенно обучать сотрудников новой задаче и периодически проверять, как они ее выполняют
Позвольте сотруднику постепенно осваивать задачу и периодически контролируйте его прогресс. Это поможет избежать ошибок и обеспечит более эффективное выполнение задачи.
Образец алгоритма действий при делегировании бизнес-задачи:
- Оценка необходимости делегирования:
- Предприниматель фирмы понимает, что управление технической поддержкой клиентов в сочетании с разработкой нового программного обеспечения – это важная, но ресурсоемкая задача, которая занимает много его времени.
- Он решает делегировать управление технической поддержкой своему новому техническому специалисту.
2. Введение сотрудника в процесс:
- Предприниматель проводит встречу с техническим специалистом, где обсуждаются основные аспекты технической поддержки, используемые инструменты и процедуры работы с клиентами.
- Он предоставляет доступ к системам управления клиентской базой данных и обучает нового сотрудника использованию инструментов технической поддержки.
3. Постепенное увеличение ответственности:
- На начальном этапе предприниматель работает с техническим специалистом над решением сложных технических проблем клиентов, обеспечивая ему поддержку и обратную связь.
- Они вместе разрабатывают процессы работы с клиентами, определяют стандарты качества обслуживания и создают базу знаний для решения типовых проблем.
4. Полное доверие задачи сотрудникам:
- После того как технический специалист продемонстрирует свою способность самостоятельно решать проблемы клиентов и поддерживать высокий уровень обслуживания, предприниматель дает ему полную свободу в управлении технической поддержкой.
- Он перестает участвовать в решении технических вопросов, полностью доверяя техническому специалисту в обработке запросов клиентов и поддержании высокого уровня сервиса.
Если в вашей компании 5 и более сотрудников, вы хотите делегировать контроль и освободиться минимум от 60% операционки, запишитесь на бесплатную экскурсию “Квант”. Мы созвонимся с вами и ответим на все интересующие вас вопросы. Также вы получите в подарок 3 бонуса: пошаговый алгоритм по выходу из операционки, таблицу определения потери времени и денег и регламент принятых решений
