Задача управления закупками в масштабах программы 1С:УХ – оперативно координировать потребности подразделений в услугах и товарах, несмотря на их децентрализацию либо централизацию. Данная система открывает возможность организовывать подачу заявок либо импортировать сведения о потребностях из иных информационных систем, чтобы в дальнейшем их консолидировать и стандартизировать.
Система помогает установить источники, покрывающие потребности, автоматизировать закупки, процессы контрактации, проконтролировать в деталях выполнение подписанных соглашений. Использование программного продукта 1С возможно группой компаний, если бизнес-единицы пользуются разными системами управления материальными запасами.
Выясним, каковы особенности использования и выгоды софта 1С:УХ.
КАК ПЛАНИРУЮТ ЗАКУПКИ
Выполнение планирования производится при помощи заявочных компаний либо путем интеграции информации из внешних систем, идентичных по функционалу и назначению. Если необходимо, программное обеспечение 1С проводит замену на унификаты либо аналоги заказанные позиции. Контроль потребностей осуществляется в автоматическом режиме на соответствие бюджетным лимитам.
Консолидированная потребность покрывается благодаря заключенным договорам, проведенным закупочным процедурам, а также складским запасам. Итог первоначальной обработки потребностей – конкретизированные планы покрытия и закупок, используемые при финансовом бюджетировании группы компаний.
Как интегрируется с ЭТП и ЕИС «Госзакупки»
Возможна интеграция программного продукта 1С:УХ с системами на сервисе 1С и на площадках иных вендоров, что приводит к унификации справочников и упрощению закупочного процесса. Софт 1С спроектирован с учетом неоднородности IT-инфраструктуры холдингов России.
Созданная система отвечает требованиям законодательства:
- ФЗ № 223-ФЗ от 18 июля 2011 г.;
- Постановлениям Правительства № 616 от 21 июня 2012 г., № 1352 от 11 декабря 2014 г. и др.
Интеграционные процессы с ЕИС «Госзакупки» делают проще подготовку и передачу отчетов субъектами хозяйствования, которые подпадают под действие 223-ФЗ. Благоприятно влияет предполагаемая интеграции с ЭТП на снижение объема однообразных процедур.
АККРЕДИТАЦИЯ КОНТРАГЕНТОВ, ИХ УЧЕТ
Сформированные базы поставщиков, включая редкие категории товаров, обеспечивают значительное сокращение сроков на выполнение закупочных операций и издержки по транзакциям.
Успешное прохождение авторизации дает право доступа в ЛК потенциальному поставщику. Клиент может:
- изучить актуальную информацию и документы;
- сообщить персональные сведения;
- получить аккредитацию;
- ознакомиться с правилами участия в тендерах;
- написать претензию;
- следить за платежами и состоянием взаимных расчетов.
Возможно получение отчетности за любой срок.
КАК ПОДГОТОВИТЬСЯ К ЗАКУПОЧНОЙ ПРОЦЕДУРЕ
Предварительная и тщательная разработка требований к поставщикам, условиям контрактов, номенклатуре влияет на результативность процедуры закупок. Обращают внимание, как подобрать правильно контрагента и оценить поступившие предложения, в какой форме проводится тендер. В распоряжении закупщика электронный вариант положения о закупках, служащий основанием для формирования лотов и выполнения закупочных процедур.
К тому же система оснащается специальной программой, чтобы создавать лоты, стандартные шаблоны для контрактов, калькуляторы для уточнения начальной цены на продукт, а также инструменты проверки и одобрения закупочных документов.
Хозяйствующим субъектам, согласно 223-ФЗ, доступна выгрузка плана закупок на ЭТП либо ЕИС «Госзакупки».
КАК ПРОВОДЯТСЯ ЗАКУПКИ
Организация конкурентоспособных торгов отражается положительно на условиях поставки и делает процесс прозрачным. Сокращение времени на процедуру обуславливается ее унификацией, сформированной базой аккредитованных своевременно поставщиков.
Программное обеспечение 1С поддерживает целиком операцию – от оформления документов до выбора контрагента. Когда проводятся процедуры разных форматов, в том числе многоэтапных, автоматически, предложения участников конкурса оцениваются по критериям и предложенным ценам. В программе клиенты формируют протоколы событий госзакупки. Сконцентрироваться на важнейших задачах помогут закупщику напоминания и уведомления в авторежиме.
О БЮДЖЕТИРОВАНИИ
В продукте 1С:УХ выделяют несколько направлений при бюджетировании госзакупок.
ВАРИАНТ «ОТ ПОТРЕБНОСТЕЙ»
Такой подход относится к оптимальным решениям для производственных компаний. Планирование потребностей строится на определении необходимых ресурсов предприятию в соответствии с планом производства либо реализации продукции, поступающих с ДЗО. В УК (управляющей компании) детализированный план – основание, чтобы планировать закупки и формировать их бюджет.
ВАРИАНТ «ОТ ЛИМИТОВ»
Метод используется для хозяйственно-административных нужд и предприятий, занятых в сфере обслуживания. Бюджетные ограничения устанавливаются в УК и направляются в ДЗО, лимитируя потребности. Процесс, как формируются потребности, не отличается от первого сценария.
План закупок на год – значимое достижение используемых способов бюджетных процессов для компаний, которые работают по 223-ФЗ. Его загрузка на платформу «Госзакупки» проводится штатными инструментами ПО 1С: УХ.
КОНТРАКТНЫЙ И ФИНАНСОВЫЙ МЕНЕДЖМЕНТ, УПРАВЛЕНИЕ АКТИВАМИ И РИСКАМИ
Подсистема «Закупки» интегрируется с «Казначейством» и «Управлением договорами», предоставляя закупщику реальные сведения о взаиморасчетах и внесенной оплате, средства для исключения финансовых потерь. Софт 1С предлагает анализ результативности закупок посредством регламентированной или расширенной отчетности, сбалансированную систему показателей.
ОЦЕНКА И КОНТРОЛЬ ЗАКУПОК
Разработанная аналитическая панель в программе 1С:УХ поможет проанализировать товарные закупки и получить своевременно необходимые данные. Инструмент выполняет сбор ценной информации для руководящего состава. Кода используют централизованный подход, стандартные управленческие функции в системе холдинга в ответе за контроль над этапами закупочных процедур. Можно отследить в динамике основные параметры.
АВТОМАТИЗАЦИЯ ЗАКУПОК В ПО 1С:УХ
Управление холдингом на основе продукта 1С – это способ продуктивно координировать закупочные процессы. Система обеспечивает автоматизацию всех этапов закупок, определение и удовлетворение потребностей предприятия.
Интегрирование с ЭТП уменьшает количество вручную выполненных опций. Доступный личный кабинет означает для поставщиков:
- просмотр нужных документов;
- прохождение аккредитации;
- участие в тендерах;
- наблюдение за внесением платежей по договорам.
Программа располагает инструментами, чтобы создавать лоты и конструировать адаптивные шаблоны для внесения данных в контракт.
Программное обеспечение 1С отвечает за полное сопровождение закупочного процесса, включая подготовку документации и заканчивая подписанием соглашения с победителем тендера.
Используя подсистему «Закупок» во взаимодействии с «Управлением договорами» либо «Казначейством», получают оперативно сведения о финансовых операциях. Клиенты пользуются средствами, чтобы управлять валютными рисками.
ВЫГОДЫ ВНЕДРЕНИЯ
Результативность использования программного продукта 1С:УХ подтверждают экономические эффекты:
Проведение госзакупок с использованием продукта 1С:УХ открывает для холдинга широкие возможности:
- организовать централизованное снабжение, сэкономить на размерах закупок и сократить транзакционные издержки;
- оптимизировать связи с поставщиками, снизить экономические потери по причине брака и задержек, вести определенные закупки;
- контролировать полностью затраты и лимиты, наблюдать за отклонениями KPI.
Корректное внедрение и применение софта С1 – это сокращение временных затрат и материальных ресурсов, повышение результативности закупочной деятельности.
Обратитесь в нашу компанию RG-Soft, чтобы автоматизировать закупки и повысить эффективность работы. Установка программы 1С:УХ – это развитие и процветание вашего бизнеса.
