В большинстве случаев управляющие компании сами пробивают чеки для собственников жилья при оплате коммунальных услуг. Но иногда фискальные документы для управляющей компании выпускает РКЦ, с которым у нее заключен контракт как с платежным агентом. Насколько выгодно и оправдано управляющей компании делегировать выпуск чеков расчетно-кассовому центру? Об этом расскажем в нашей статье.
Кто должен пробивать чеки — РКЦ или управляющая компания?
Согласитесь, если оплата была произведена, то должен появиться и чек. Это очевидно, так как проистекает из требований Федерального закона № 54, регулирующего применение контрольно-кассовой техники. Так что ответ на этот вопрос однозначен: да, управляющая компания обязана создавать фискальные чеки при приеме оплат от собственников жилья. Та же обязанность лежит и на ресурсоснабжающих организациях, поставляющих населению коммунальные услуги по определенным тарифам и в определенном объеме. От выпуска чека никуда не деться.
Другое дело — кто именно этот чек выпускает: сама компания или расчетно-кассовый центр, с которым она заключила договор на данную услугу.
В большинстве случаев управляющие компании используют собственные онлайн-кассы для расчетов. Однако, компании из сферы ЖКХ вполне могут, ни в чем не противореча законодательству, работать и без контрольно-кассовой техники — в случае, если был заключен договор с платежным агентом, обладающим онлайн-кассой. Как правило, в роли платежного агента в таких случаях выступает расчетно-кассовый центр. Иными словами, в этой ситуации управляющая компания как бы отдает на аутсорсинг выпуск собственных чеков, и системой ее расчетов занимается РКЦ на своей кассовой технике.
Стоит ли игра свеч?
Насколько оправдано подобное делегирование? В нем больше плюсов или минусов? Давайте попробуем разобраться.
Начнем с того, что система расчетов в сфере жилищно-коммунальных услуг сложная. К концу месяца управляющая компания начинает расчитывать начисления, фиксирует объем реализации — то есть объем услуг либо ресурсов, поставленных собственникам жилья за определенный период: воды было поставлено N количество кубических метров, что является эквивалентом N количества рублей, и так далее… В начале следующего месяца собственники совершают оплаты по этим начисленным суммам. Далее вновь начинается привычная бухгалтерская рутина: долги, переплаты, перерасчеты, коррекции… И так год за годом, снова и снова.
При этом нам всем очевидно, что чеки нужно делать и на начисления (то есть фискализировать реализацию) и на оплаты.
Если управляющая компания является пользователем контрольно-кассовой техники, все это она делает самостоятельно. Если же отдает выпуск чеков на откуп РКЦ, то он эти расчеты ведет за нее как платежный агент. И он же возлагает на себя обязанность отправлять ее фискальные документы в Федеральную налоговую службу.
Есть ли в этом плюсы? Скажем честно, в таком положении вещей мы видим только один плюс для управляющей компании — это экономия на обслуживании собственной кассы. Нет кассы — нет головной боли и трат.
Может, и так. Но, к сожалению, головные боли в этом случае могут возникнуть по другим причинам.
Чеки на реализацию
По каждому факту оплаты должен быть и факт реализации, и оба события требуют выпуска чека. Для формирования электронной отчетности это важно. Согласитесь, куда легче жить, если у налоговой не возникает к вам никаких претензий.
Прежде чем заключать договор с расчетно-кассовым центром на выпуск чеков, в первую очередь задайте себе вопрос: а какие именно чеки будет выпускать для вас РКЦ? Достаточно ли у него как у платежного агента данных для создания чеков не только на оплаты, но и на вашу реализацию?
Ответ таков. РКЦ безо всяких проблем выпускает только чеки на оплату, с реализацией уже могут возникнуть затруднения. И тому есть причина.
Во-первых, РКЦ по закону не обязан формировать для вас фискальные чеки на реализацию.
А во-вторых, у него для этого просто нет всей полноты картины по вашей финансово-хозяйственной деятельности.
Это не РКЦ поставляет электричество и воду, а ресурсоснабжающие компании. Это не РКЦ реализует услугу содержания жилого объекта, а управляющая компания. Именно поэтому чеки за реализацию — это зона вашей ответственность, а вовсе не расчетно-кассового центра.
Давайте проиллюстрируем все это на примере обычной житейской ситуации.
Допустим, вы решили приобрести для своего ребенка годовой курс английского языка. Заключили соответсвующий договор, и теперь каждый месяц с вашего счета через «Сбербанк-онлайн» списываются определенные суммы за некоторое количество занятий. Но «понимает» ли «Сбербанк-онлайн», что эти оплаты — за реализованную услугу? Увы, нет. Вы же не загружаете в него никаких дополнительных реестров с информацией о количестве проведенных занятий — это просто не представимо. Следовательно, платежный агент видит лишь сумму, но у него нет нужных сведений для того, чтобы детализировать расчет и понять, когда и за какую услугу следует сформировать чек на реализацию. А значит, он этого просто не делает.
Касса РКЦ — это не ваша касса
Есть и еще один важный нюанс. Если чеки за вас выпускает РКЦ, то, разумеется, делает он это на контрольно-кассовой технике, принадлежащей ему — не вам. Иными словами, касса другого пользователя (зарегистрированная в налоговой не на вас), формирует фискальные документы для вашей организации. Почему это может стать проблемой?
Потому что в фискальном документе будут обозначены не ваши реквизиты, а реквизиты пользователя онлайн-кассы, то есть расчетно-кассового центра. Следовательно, и ФНС соотнесет этот чек не с вашей организацией, а с РКЦ, который его выпустил. А как же быть вам в случае вероятной налоговой проверки? У вас не будет простой и ясной возможности без всяких проблем подтвердить, что вот этот массив чеков — именно ваш, ведь в вашем кабинете налогоплательщика этих документов просто нет. Согласитесь, это ситуация, порождающая дополнительную головную боль.
Никто не может отменить того факта, что перед Федеральной налоговой службой каждая из организаций должна отчитываться индивидуально за себя.
Таким образом, договор с платежным агентом — это, возможно, и удобно на первоначальной стадии. Но далее гораздо эффективнее вести расчеты с контрагентами самостоятельно.
Мы советуем вам пройти простой тест, который поможет понять, какие именно моменты могут грозить вам налоговой проверкой.
Оптимальное решение
Регистрация собственной онлайн-кассы — пожалуй, наиболее очевидное решение. За свои чеки вы отвечаете сами. За процесс организации работы с контрольно-кассовой техникой — тоже. Делать для себя — наилучший из возможных вариантов, серьезно снижающий риски для бизнеса.
Конечно, в этом случае у вас возникнут другие проблемы и иные вопросы. У пользователей онлайн-касс, особенно в сфере сложных расчетов, с которыми имеют управляющие компании, как правило, редко все бывает идеально гладко, пока не выстроится грамотный процесс работы с контрольно-кассовой техникой.
Как самостоятельно зарегистрировать ККТ?
За какие нарушения и в каких размерах ФНС штрафует владельцев онлайн-касс
Как исправлять прошлые периоды по чекам?
Их волнуют эти и множество других вопросов. На часть из них вы найдете ответы на нашем канале. А если по какой-то причине мы еще не осветили волнующий вас вопрос — вы всегда можете просто позвонить нам +7 (495) 109-17-15 и проконсультироваться. Наши эксперты по чекам готовы помочь.
