Проектный менеджмент без изъянов: золотые правила гигиены проектной деятельности

Проектная деятельность – это сложный и многогранный процесс, требующий четкого планирования, эффективного управления ресурсами и строгого соблюдения установленных правил и стандартов. Именно соблюдение гигиены деятельности проектных подразделений, то есть комплекса мер по обеспечению их успешной реализации, является залогом достижения поставленных целей, удовлетворенности заказчиков и роста репутации компании на рынке.

Project management (с англ. проектный менеджмент) — это процесс управления проектами, предполагающий их планирование, организацию и реализацию для достижения поставленных целей в конкретно заданных временных и бюджетных рамках.

В данной статье мы рассмотрим ключевые аспекты гигиены проектной деятельности, на которые следует обращать пристальное внимание руководителям ИТ-компаний и специалистам, занимающимся проектным менеджментом. Будут освещены вопросы контроля на различных уровнях организационной структуры, показатели здоровья проектного подразделения, мониторинг процессов, управление проектами, работа с персоналом и распространенные ошибки, которых следует избегать.

I. Уровни контроля проектной деятельности

На стратегичеcком уровне выделяется стратегическое управление, на тактическом — управление портфелями и программами проектов, на оперативном — управление проектами и процессами и на операционном уровне — операционное управление.

Обеспечение гигиены проектов требует многоуровневой системы контроля, охватывающей всю организационную структуру компании. На каждом уровне осуществляется мониторинг различных аспектов проектной деятельности, что позволяет получить целостную картину и своевременно выявлять потенциальные проблемы.

1) Уровень группы

На уровне группы, отдела или департамента проектов анализируется общая эффективность подразделения. Оцениваются такие показатели, как загрузка сотрудников, соблюдение сроков, качество результатов и другие ключевые метрики. Этот уровень контроля позволяет выявить системные недостатки и принять необходимые меры по их устранению.

Руководитель подразделения осуществляет контроль стратегического соответствия проектов целям компании, обеспечивает необходимые ресурсы и принимает ключевые решения по управлению проектами. Его роль заключается в поддержании общего курса проектной деятельности в соответствии с приоритетами организации.

2) Уровень РП

На уровне руководителя проекта осуществляется непосредственный контроль над выполнением задач, управлением рисками, взаимодействием с заказчиком и другими аспектами, влияющими на успешную реализацию конкретного проекта. Руководитель проекта несет ответственность за соблюдение гигиены на всех этапах работы.

Специалисты проектного подразделения контролируют качество выполнения своих задач, следуют установленным процедурам и стандартам, обеспечивая тем самым соблюдение гигиены на уровне отдельных операций.

Независимо от уровня, все участники проектов должны придерживаться общих принципов, таких как четкое планирование, эффективная коммуникация, управление рисками, обеспечение качества и других фундаментальных аспектов проектного менеджмента.

II. Измерение и контроль здоровья проектного подразделения

Необходимо, чтобы обеспечить безопасность производственной деятельности для человека через контроль соблюдения процессов производства, загрузки и эмоционального состояния проектной группы.

Для обеспечения успешной реализации проектов необходимо регулярно анализировать ключевые показатели, характеризующие состояние проектного подразделения. Своевременное выявление и устранение потенциальных проблем позволяет поддерживать высокую эффективность работы.

1) Процент загрузки

Одним из важнейших показателей является загрузка ресурсов подразделения. Отслеживание нагрузки на сотрудников помогает обеспечить оптимальное распределение задач и избежать перегрузки или недогрузки персонала.

2) Баланс кадров

Не менее важным фактором является соотношение управленческого персонала и общего количества специалистов, задействованных в проектах. Правильный баланс между руководителями и исполнителями необходим для эффективного управления и контроля процессов.

3) Повышение квалификации

Регулярное повышение квалификации сотрудников, обучение и получение профессиональных сертификатов являются залогом успеха любого проекта. Мониторинг роста компетенций специалистов позволяет своевременно выявлять потребность в дополнительном обучении.

4) Клиентоориентированность и аналитика

Показатели воронки продаж, работа с клиентами и анализ успешно завершенных проектов с отзывами заказчиков дают ценную информацию о качестве работы проектных команд. Изучение этих данных помогает выявить области для улучшения и повысить удовлетворенность клиентов.

Регулярный анализ вышеперечисленных показателей позволяет оценить "здоровье" проектного подразделения и принять необходимые меры по его укреплению и развитию.

III. Управление процессами проектного подразделения

Управление проектами — это «искусство» достижения целей проекта в рамках заданных ограничений.

Эффективное управление проектами невозможно без постоянного управления процессами на всех этапах реализации. Это позволяет своевременно планировать, организовывать регулярную деятельность, выявлять и устранять возникающие проблемы, обеспечивая тем самым соблюдение гигиены проектной деятельности.

1) Управление кадрами

Одним из ключевых аспектов является регулярный менеджмент, подразумевающий проведение встреч и совещаний для обсуждения хода проекта, выявления рисков и принятия решений. Такие мероприятия обеспечивают прозрачность процессов и согласованность действий всех участников.

2) Управление информацией

Также важна тесная координация между отделами продаж и проектными командами крайне важна для обеспечения четкого понимания требований и ожиданий клиентов. Своевременный обмен информацией и согласование деталей проекта предотвращают недопонимание и ошибки на более поздних этапах.

3) Финансовое управление

Бюджетное управление проектами, включающее планирование и контроль расходов, позволяет предотвратить перерасход средств и оптимизировать использование ресурсов. Регулярный мониторинг финансовых показателей обеспечивает прозрачность и своевременное реагирование на возникающие отклонения.

4) Риск-менеджмент

Управление рисками на проекте – неотъемлемая часть процесса. Регулярная идентификация, анализ и разработка мер по минимизации рисков помогает избежать серьезных проблем и срывов сроков.

Разработка индивидуальных планов развития для каждого сотрудника, задействованного в проектах, способствует повышению их компетенций и профессиональному росту. Это, в свою очередь, положительно сказывается на качестве работы и результатах проектов. Наконец, важно уделять внимание процессу адаптации новых сотрудников. Эффективные программы интеграции в проектную деятельность позволяют ускорить вхождение в курс дела и повысить продуктивность работы.

IV. Управление процессами проекта

Управление проектами — это действия по согласованию процессов, инструментов, участников команды и навыков с целью выпускать проекты, которые отвечают поставленной цели и требованиям.

Успешная реализация проекта невозможна без тщательного управления на всех его этапах. Здесь ключевую роль играет соблюдение ряда важных аспектов, обеспечивающих гигиену проектной деятельности.

1) Дейлики и митинги

Одним из основных инструментов контроля является проведение регулярных статус-встреч и подготовка отчетов о ходе проекта. Это позволяет держать все заинтересованные стороны в курсе текущего состояния работ, выявлять потенциальные проблемы и принимать своевременные решения по их устранению.

Неотъемлемой частью процесса являются внутренние встречи команды проекта, посвященные обсуждению и управлению рисками. Своевременная идентификация и разработка мер по минимизации рисков помогает предотвратить их негативное влияние на ход реализации проекта.

2) Диалог с Заказчиком

Постоянное взаимодействие с заказчиком и получение обратной связи крайне важны для обеспечения соответствия результатов его ожиданиям. Регулярные коммуникации позволяют вносить необходимые коррективы и поддерживать высокий уровень удовлетворенности клиента.

3) Анализ исполнения бюджета

Анализ прибыльности проектов является обязательным условием для оценки их финансовой эффективности и принятия решений по оптимизации затрат. Отслеживание показателей рентабельности дает возможность своевременно реагировать на негативные тенденции.

Наконец, необходим тщательный контроль стоимости привлекаемых ресурсов, будь то человеческие, материальные или иные. Мониторинг этих расходов позволяет предотвратить превышение бюджета проекта и обеспечить его финансовую устойчивость.

Соблюдение вышеперечисленных аспектов является залогом эффективного управления проектом и достижения поставленных целей при соблюдении всех необходимых требований гигиены.

V. Развитие и найм персонала

Подбор или наем персонала — это комплекс мероприятий по привлечению соискателей, цель которого — найти на вакантные позиции сотрудников, соответствующих требованиям работодателя. Процесс подбора включает активный и пассивный поиск, сорсинг, отбор и оценку кандидатов, выставление офферов и онбординг.

Успех проектной деятельности напрямую зависит от квалификации и компетентности задействованного персонала. Поэтому компаниям необходимо уделять особое внимание вопросам развития существующих кадров и привлечения новых талантливых специалистов.

1) Индивидуальные планы развития

Одним из ключевых аспектов является разработка индивидуальных планов развития и сертификации для каждого сотрудника, участвующего в проектах. Эти планы должны включать обучение, повышение квалификации, получение профессиональных сертификатов и другие мероприятия, направленные на совершенствование навыков и знаний персонала.

2) Рекрутинг

Не менее важен эффективный процесс найма новых сотрудников. Он должен быть организован таким образом, чтобы привлекать наиболее квалифицированных и талантливых специалистов, соответствующих требованиям проектной деятельности компании. Тщательный отбор кандидатов является залогом формирования сильной команды.

3) План адаптации

После успешного найма новых сотрудников необходимо обеспечить их быструю адаптацию и интеграцию в рабочие процессы. Для этого следует разработать и внедрить специальные программы, которые помогут новичкам в кратчайшие сроки влиться в проектные команды и начать эффективную работу.

4) Корпоративная культура

Наконец, компании должны культивировать атмосферу постоянного роста компетенций и профессионального развития. Это подразумевает создание соответствующей корпоративной культуры, поощряющей стремление сотрудников к непрерывному обучению и совершенствованию навыков.

Инвестиции в развитие персонала являются залогом формирования сильной команды профессионалов, способных успешно реализовывать даже самые сложные проекты, обеспечивая при этом соблюдение всех требований гигиены проектной деятельности.

VI. Гигиена деятельности проектного специалиста

Гигиена труда, в классическом понимании, представляет собой раздел медицинской науки, изучающий воздействие трудового процесса и социальной среды на организм работников. Предметом исследования гигиены труда являются санитарно-гигиенические условия труда. Основной задачей гигиены труда является предупреждение воздействия неблагоприятных факторов на здоровье и трудоспособность работников. Но этим термин "гигиена труда" не ограничивается.

Помимо организационных мер по обеспечению гигиены проектов, важную роль играет личная гигиена каждого сотрудника, его профессиональное поведение и подход к работе.

• Во-первых, специалист должен четко осознавать свою роль в проекте и особенности продуктов или услуг, которые он создает или внедряет. Понимание своих задач и ответственности является необходимым условием для качественного выполнения работы.
• Кроме того, сотрудник должен стремиться к глубокому пониманию целей клиента и предлагаемых решений для удовлетворения его потребностей. Это позволит ему принимать более взвешенные решения и предоставлять заказчику наилучшие варианты, соответствующие его ожиданиям.
• Личная гигиена специалиста проявляется и в его способности эффективно взаимодействовать с коллегами, руководством и заказчиками. Открытая коммуникация, уважительное отношение и готовность к сотрудничеству являются залогом успешной командной работы.

• Наконец, каждый сотрудник должен неукоснительно следовать установленным стандартам и процедурам проектной деятельности. Соблюдение правил и лучших практик обеспечивает согласованность действий всех участников и способствует достижению поставленных целей.

Таким образом, личная гигиена специалиста проектного подразделения является неотъемлемой частью общей гигиены проектов и играет ключевую роль в успешной реализации проектов и удовлетворенности заказчиков.

VII. Работа с ошибками в проектной деятельности

Несмотря на все усилия по соблюдению гигиены проектной деятельности, существует ряд распространенных ошибок и "граблей", которых следует остерегаться и избегать.

• Одной из наиболее серьезных проблем является слабое руководство проектом со стороны заказчика. Отсутствие четкого видения, поддержки и принятия решений со стороны клиента может негативно сказаться на ходе реализации и привести к срывам сроков, превышению бюджета и другим нежелательным последствиям.
• Аналогичным образом, слабое руководство со стороны исполнителя проекта также чревато серьезными рисками. Некомпетентное управление, неспособность организовать команду и обеспечить контроль над процессами могут свести на нет все усилия по соблюдению гигиены.
• Частая смена ключевых лиц, принимающих решения по проекту, является еще одной распространенной ошибкой. Это нарушает преемственность и создает путаницу, затрудняя эффективную реализацию проекта.

• Игнорирование проектной технологии, стандартов и лучших практик проектного менеджмента повышает риски возникновения проблем и снижает общую эффективность проектной деятельности. Соблюдение установленных правил и процедур является необходимым условием соблюдения гигиены.
• Отсутствие регулярного менеджмента, включая контроль рисков, мониторинг хода работ и принятие своевременных решений, также может привести к серьезным трудностям в реализации проекта.
• Низкие компетенции членов команды негативно сказываются на качестве выполняемых работ и способности справляться с возникающими задачами. Поэтому особое внимание должно уделяться найму квалифицированных специалистов и развитию компетенций существующего персонала.
• Наконец, низкое качество проектной документации, ее неполнота или неточность могут стать причиной ошибок, недопонимания и сбоев в реализации проекта. Четкая и своевременная документация является неотъемлемой частью гигиены проектной деятельности.

Осознание и избежание этих распространенных ошибок позволит компаниям повысить эффективность проектного менеджмента и обеспечить соблюдение необходимых стандартов гигиены на всех этапах работы.

Заключение

Соблюдение гигиены проектной деятельности имеет решающее значение для успешной реализации проектов любого масштаба и сложности. Это комплексный подход, охватывающий все аспекты проектного менеджмента — от тщательного планирования до завершающей стадии.

Компаниям необходимо уделять пристальное внимание созданию благоприятной среды для проектной деятельности. Это включает в себя многоуровневую систему контроля, постоянный мониторинг ключевых показателей, эффективное управление процессами и рисками, а также работу с персоналом.

Развитие компетенций сотрудников, привлечение талантливых специалистов и формирование сильных проектных команд являются залогом высокого качества работы и удовлетворенности заказчиков. Кроме того, важно культивировать личную гигиену специалистов, их ответственный подход и следование лучшим практикам.

При этом компаниям следует быть внимательными и избегать распространенных ошибок, таких как слабое руководство проектами, игнорирование стандартов, низкие компетенции команды и некачественная документация. Своевременное выявление и устранение подобных недостатков поможет предотвратить серьезные проблемы.

Лишь при соблюдении всех аспектов гигиены проектной деятельности компании смогут добиваться успеха в реализации проектов, обеспечивая своевременное выполнение задач, оптимальное использование ресурсов и высокий уровень удовлетворенности клиентов.

Ставьте «палец вверх» подписывайтесь на канал «Школа проектного специалиста»

Живое общение — в нашем Telegam-канале.