Привет, читатель, в своем блоге разглагольствую о вреде идеи автоматизации все через одну очень известную программу, и предлагаю рассмотреть на реальном практическом примере.
Вводные:
Производство в одном из миллионников России, старт продаж лет 5 назад. первый, второй год - выручка до 10 млн, третий четвертый до 20, 5 уже рядом с пределами УСН, шестой пошел.
Склад, производство, офис, удаленьщики, логистика, сотрудников до 50 человек, и, естественно, и великие планы на будущее. Два ООО, одно УСН, другое НДС. Причина наличия ООО с НДС - стремление торговать с теми, кто ну никак не может без входящей счет фактуры. Для меня было сюрпризом, что такое есть, но раз есть так есть.
Последствия - стремление вычесть входной НДС, и, соответственно закупка сырья на разные компании и невозможность технически посчитать себестоимость, только расчетным способом. Уже сформированная привычка вычитать НДС и присутствующее желание продолжать это делать дальше, без критичного осмысления последствий дробления.
Закуплена терминальная 1С БУЗ и УНФ, работает точно:
1. Бухгалтерия, ибо отчетность то надо сдавать
2. УНФ в части ввода выписок, поступлений товаров и услуг и реализаций, в УНФ все, больше ничего там не работает :)
3. Расходы производства не считаются.
Сделаны предоплаты на:
1. Ввод казначейского блока и подсчета дебиторской задолженности, не внедрено, процесс идет уже пару недель, какой-то там подрядчик 1с это делает.
2. Загрузка продаж с сайта - оплачено внедрение но модуль не работает (при загрузке одной и той же номенклатуры с разной ценой создается новая номенклатура), при чем обслуживающая компания при это советую переписать модуль от поставщика онлайн кассы, просто установила модуль и развела руками - не работает, в нюансах типа цен разобрались после того как я немного поднажала.
3. Еще несколько специфичных модулей, которые не внедрены по причинам, примерно похожим причинам из пункта 2.
4. Собственник очень сильно жалуется на предыдущих трех то ли бухгалтеров, то ли автомат заторов. Я пообщалась со всеми тремя. Отношения, правда, испорчены.
5. Собственник в разговоре назвал трех привлеченных налоговых консультантов "умниками", ну Вы понимаете, НДС маячит красной тряпкой.
6. Есть вступление в Сколково, ждут лимитов по УСН, чтобы начать пользоваться льготами, как это сделать быстрее - молчу и скрываю, надо пока немного освоиться.
7. Управленческая отчетность делается в основном менеджерами по продажам.
8. Конечно, есть кредиты, лизинг и все такое.
9. Есть какое-никакое планирование.
Запрос собственника:
ОПиУ каждую неделю с ясной дебиторской и кредиторской задолженностью. Подробная классификация расходов и доходов, адекватный платежный календарь, включая налоги и кредиты, бюджет и план факт. Ну и что Вы думаете, его план был после покупки УНФ увидеть эту инфу там в течение короткого времени. Теоретически - да, практически - утопия.
В чем запутался собственник.
1. Он несколько лет требовал от бухгалтеров отчетность в том виде, о котором мечтает, при этом ведут 2 базы (ну вы понимаете закупка с НДС на фирму НДС, без на фирму УСН со всеми вытекающими).
2. Стремление в одной программе вести управленческий, бухгалтерский и налоговый учет. Даже не стремление, а устоявшееся мнение, что это возможно и просто. Это возможно, но просто ли для производства - вопрос спорный. Ранее у меня были статьи, что это возможно, но специфика компании была другой и там было только одно ООО, а если ООО шек несколько то, лично я, в достижении такой цели бессильна, да и стремления сбежать от НДС там не было.
3. Руководитель почему-то рассчитывает что бухгалтер точно знает 1С и справится со всеми техническими нюансами. То есть при покупке терминальной 1С ему никто не сказал, что без программиста никак, хотя может он не поверил. На данный момент вакханалия в доступах, разрешениях, явках и паролях. Сотрудники бухгалтерии тратят большую часть времени на эту муть а не на свою работу.
Сотрудничаю с ними в три этапа:
1. предварительный аудит процессов, отчетов, уровня внедрения.
2. если первый этап прохожим гладко - вступаем в активную фазу планирования:
• прорисовка базовой архитектуры УУ
• выстраивание налоговой политики на ближайшие 2-3 года
• прорисовка структуры финансово-экономического отдела
• в конце выкатываем план по работам
3. если и второй этап вместе прошли то остаюсь в структуре для реализации того самого плана.
Таким образом, основная конечная цель - управленка, которая подтверждена документально где это надо и собрана аналитически без ошибок.
Вот что еще интересно. Сейчас есть затраты на всю эту кухню, они не маленькие, так что финансовые рамки содержания финансово-экономического отдела так же выставим. Кроме того, я хочу ввести систему мотивации, чтобы заложить культуру постоянного развития отдела.
Глобально план такой:
1. составить ОПиУ в sheets
2. прорисовать отдел, бизнес процессы, например, в miro
3. составить план автоматизации и развития управленки.
Напомню - ребята трудятся уже 5 лет.
Начинаю запрашивать аналитику, сравнивать ее в 1С, верстать свою УУ.
Первое что вижу - ошибки в банке. Например, выписка из банка на выплату ЗП на 12 000, а проводки (как Вы понимаете из подгруженной ведомости из ЗУП) - на 15 000. В 1С не исправлено, и таких мелких ошибок - не мало, что странно, это же банковская выписка, а, следовательно вывод - остатки не верные. Некоторые банковские выписки не внесены.
Аналитика, которую дает управление и отдел продаж - существенно друг от друга отличается, прям сильно.
В управленке управленца за немаленький период с показателем, модным словом называющаяся EBIDTA нету 40% расходов. Значит впереди интересные эмоции.
Это все на 5 день моего присутствия.
Кстати, есть еще кое что. Значит взяли терминальную 1С, вход на нее через облако, которое ссылается на этот терминал, на сервере одновременно работает три подрядчика, половина доступов выдает глав бух, половину бух со склада - получается настоящий паблик!
Прошло 4 дня...
Поставлена управленка кассовым методом, учтены в балансе НМА (РБП), кредиты на первых парах.
Выявлены рамки дальнейшего движения:
1. маркетплейсы - внедрение отчетов для метода начисления (надо их получать по АПИ прям в гугл шитс)
2. ФОТ
3. УНФ как буд-то не нужна, держать ее ради отчетов производства и товародвижения... ну такое себе, но может быть
Встретилась с собственником, и, конечно, если такой отчет видит первый раз - эффект классный. К концу беседы стал больше доверять и попросил решить горящий вопрос - а именно, платежные календарь.
Это не входило в мои планы, но это поможет скоординировать статьи, так что приступаю к нему.
Иду на ютуб и нахожу шаблон за 2 500. Конечно, беру шаблон, тем более он клевый, дорабатываю формулы, получаю:
=ArrayFormula({""\"Доход"\""\"";""\"Менеджер"\"Класификация дохода"\"Назаначение";IFERROR(UNIQUE(QUERY({'Планируем'!$A2:$H};"select Col7,Col1,Col3,Col8 where Col2<=date '"&TEXT($E$3;"yyyy-mm-dd")&"' and Col2>=date '"&TEXT($E$2;"yyyy-mm-dd")&"' and Col7='Доход'"));{""\"записи отсутсвуют"\""\""});""\""\""\"";""\"Расход"\""\"";""\"Менеджер"\"Класификация расхода"\"Назаначение";IFERROR(UNIQUE(QUERY({'Планируем'!$A2:$H};"select Col7,Col1,Col3,Col8 where Col2<=date '"&TEXT($E$3;"yyyy-mm-dd")&"' and Col2>=date '"&TEXT($E$2;"yyyy-mm-dd")&"' and Col7='Расход'"));{""\"записи отсутсвуют"\""\""})})
И вся конструкция вызывает окончательный вау эффект, снимаю видео, вечером отправляю, а на следующей день мне начинают звонить - автоматизируй... разные сотрудники компаний.
В общем и целом прошло ну 8 рабочих дней.
Чего удалось достичь:
1. УУ будет собираться в гибком инструменте. Тут дальше описывать не буду, если коротко - подключаю, где возможно, апи на статьи по методу начисления, а где невозможно - будут кассовым.
2. Автоматизация производства через УНФ не будет происходить. Я, кстати на нее посмотрела - какой-то обрубок ERP, это еще хуже семерки
Вот так то
