Сегодня мы поговорим о таком документе СМК, как руководство по качеству (РК). Я хотел эту тему оставить на самый конец цикла статей, подойти к ней на таком коньке:
Ну вот, а теперь, когда мы познали весь дзен СМК, давайте сведем суть вашей системы в один документ - Руководство по качеству" )))
Но конца и края циклу статей нет, люди в комментариях и профильных чатах поднимают тему РК, значит настало время поговорить об этом документе.
Почему он не так прост как кажется, и одновременно - прост. И про главный принцип РК - в конце статьи!
Как его правильно составить и какие требования к нему желательно предъявлять, даже если этих требований нет (а их нет).
Я думаю, что многих, включая меня (я переосмысливаю субъект разговора), эта статья заставит подумать о том, как переделать то РК, которое уже есть. А тем, кому предстоит его делать, позволит не допускать ошибок.
Главная ошибка новичка - это запихать в РК все процессы Организации, их схемы, взаимодействие, описание, реализацию, формы записей и т.д. РК разрастается до миллиарда страниц, в которых уже сам разработчик ногу ломает.
А ведь нужно еще чтобы были инструкции уровня исполнителей процедур! И начинается копирование разделов из РК в другие профильные ЛНД. В результате - каша и полная неуправляемость этим всем.
Я вообще запрещаю дублирование требований в разных ЛНД. Ведь если требования поменялись, то проще изменить один документ, чем лопатить все, связанные с ним!
Еще часто совершают ошибку, заключающуюся в том, что придумывают свою структуру РК, отличающуюся от структуры базового стандарта. Или берут старое РК со времен ГОСТ ISO 9001-2011 и меняют в нем содержание под ГОСТ Р ИСО 9001-2015, не меняя структуру и названия разделов! Думали, время сэкономили? Ага, щаззз!
Это существенно усложняет дальнейший жизненный цикл РК, тупо становится неудобно с ним работать во время аудитов - нужна таблица соответствия разделов Вашего РК и разделов базовых документов.
Поэтому смотрите, к чему я пришел в результате раздумий об идеальном РК.
Да, РК в нашей организации не идеален! И я это знаю!
ВАЖНО! Я исхожу из того, что у Вас на каждый мелкий процесс, например, закупку запчастей, входной контроль, заключение договоров, обучение работников, внутренний аудит, оценка рисков и т.д. уже есть отдельные документы.
Если у Вас этого нет, то как начинать строить систему, написано вот тут.
Итак, Primo. Соответствие структуры.
Приведите будущее идеальное РК к структуре базового стандарта. Делается это просто. Открываем новый документ в Word, копируем туда раздел Оглавление Вашего базового документа, делаем каждую строку заголовком.
Структура есть!
Secundo. Базовое наполнение.
Пишем краткий вводный раздел, в котором на полстранички рассказываем о сути Вашей Организации, и ОБЯЗАТЕЛЬНО - об исключениях из базовых требований стандарта. Понятно, с обоснованием! Это как нулевой раздел, например, ГОСТ РВ 0015-002 "Введение"
Tertio. Выбрасываем желание растечься мыслью по древу.
Делаем это путем разработки схемы бизнес-процессов верхнего уровня. Например, для торгующей организации это может выглядеть так:
После этого мы понимаем, о чем нам надо рассказать в РК. Для себя декомпозируем каждый процесс верхнего уровня до уровней применяемых в Организации ЛНД. Ну например, процесс "Закупка продукции" может быть разбит на этапы (укрупненно):
- подготовка документации на проведение закупки;
- выбор поставщика (проведение закупки);
- заключение договора;
- доставка продукции;
- проведение входного контроля;
- организация хранения продукции до реализации
По сути, это те ЛНД, которые у Вас в той или иной мере есть уже. Осталось их распределить по разделам будущего РК. На этом этапе понимаем, что у нас описано в процедурах, а чего еще нет, или что следует отредактировать.
Это самая сложная часть задачи!
Quartum. Наполняем РК.
И вот мы перешли к наполнению РК.
Первое, что делаем - раскидываем ссылки на ЛНД по существующей уже структуре.
Второе - дополняем сопроводительным текстом, который не повторяет содержание процедур, а в одном-двух предложениях дает пояснение.
Например, если брать раздел 8.4.1 ГОСТ РВ 0015-002-2020, а равно и наш раздел РК № 8.4.1, то можно написать, применительно к верификации закупленной продукции, кратко:
АО "Рога и Копыта" обеспечивает соответствие продукции, поставляемой внешними поставщиками, установленным требованиям путем проведения входного контроля (верификации) закупленной продукции. Порядок проведения входного контроля установлен в документе № ХХХХХ-ХХХХ "Входной контроль продукции".
Все, точка! Не надо раскрывать в РК суть процедур, если есть соответствующий ЛНД. Только краткое пояснение и ссылка!
Было бы клево в начале каждого раздела кратко курсивом писать, о чем он, так называемое "Summary".
Например, для раздела 8.4.1, оно могло бы выглядеть так:
В данном разделе даны ссылки на документы, определяющие поставки продукции и услуг внешними поставщиками - закупки, безвоздмездные поставки (и т.д.), и данные, которые мы должны предоставить поставщикам.
И, наконец, Quintus. Верификация руководства по качеству.
И когда все будет написано и сверстано - дайте почитать РК человеку, который работает у Вас в Организации, но не имеет отношения к управлению СМК. Запишите его замечания.
Если Вы сможете довести РК до уровня, понятного рядовому работнику - Вы победили!
Ultima.
РК - это оглавление Вашей СМК. В нем не должно быть изложений инструкций, регламентов, et cetera.
Ваше РК - это как первые два листа увлекательной книги:
Ахаха, само с собой получилось, что глава Введение, в которой про Вашу Организацию, именно так и должна выглядеть )))
Видите, тут ничего не дано кроме сносок! Вот так и в РК надо. Коротко и по делу.
А теперь про главный принцип!
Почти все СМК-шники думают, что РК - для аудиторов. Так вот нифига.
Идеальное РК - для работников, особенно, для новых.
Но, жду законный вопрос, как же новому работнику разобраться в содержании РК, приведенному к базовому стандарту? Нафига ему раздел 5.1 "Лидерство и приверженность"? ))) Как он поймет, что это то, что нужно ему в данный момент?
Ну так и пишите проще, для людей. Кратко и по теме. И не забывайте в начале разделов давать краткое описание.
Тогда РК станет настольной книгой тех, кто только что пришел в Организацию и пытается действительно разобраться в ее устройстве!
Tuus sincere!
