В этой статье мы поговорим о процессах СМК. Как обычно, я постараюсь объяснить все на пальцах.
Начнем с простого. Что же такое «Процесс»? Процесс - это некие действия, имеющие определенную протяженность во времени, которые преобразуют входы в выходы.
Трудно? Ничего, все проще некуда. Допустим, нам надо построить дом. Но у нас нет ничего, кроме денег. Мы начинаем планировать процесс строительства дома. Что нам для этого надо?
1. Земля. Значит в процессе «Строительство дома» нам нужна процедура «Покупка земли». Вход процедуры - деньги, выход - земля. То есть, в ходе выполнения процедуры «Покупка земли» мы преобразовали вход (деньги) в выход (землю в собственности).
2. Строительные материалы. Значит, нам нужна процедура «Закупка материалов». Реализация ее аналогично п.1, только вход - те же деньги, а выход - грузовик с материалами.
3. Строительство. Это уже не покупка чего-то материального, а услуга, но подход тот же самый, на входе материалы и земля - на выходе дом.
То есть мы реализовали процесс «Строительство дома» в виде 3-х процедур, конечно, в очень упрощенном виде. И преобразовали вход процесса (деньги) в выход (дом).
Ради разминки попробуйте разбить каждую процедуру на более мелкие. Например, в процедуре приобретения земли будет процедура оформления ее в собственность, в которой тоже будут подпроцессы. Такое разбиение крупного процесса на составляющие называется декомпозиция. О ней мы поговорим чуть позже.
Мне кажется, это не сложно и вполне доступно для понимания. Но чего-то не хватает в этой схеме, не так ли?
У процессов в СМК есть еще кое-какие особенности, тоже, в принципе, понятные. Просто, когда мы что-то покупаем, то все элементарно, а когда мы занимаемся организацией бизнес-процессов, то нужно учитывать еще два фактора.
Посмотрим на схему процесса в понятиях СМК:
Видим, что кроме входов и выходов появились такие вещи, как управляющие воздействия и ресурсы. Давайте немного поговорим (ну это для меня) и почитаем (а это для Вас, уважаемые друзья) про них.
Выше я написал, что на этапе «Строительство дома» чего-то не хватает. Рассмотрим этот этап как отдельный процесс. В описанной выше схеме не хватает как раз двух факторов - управления и ресурсов. Как это выглядит на практике?
У нас есть вход процесса - материалы и земля. Но сам дом не построится. Поэтому для реализации этого процесса нам нужны ресурсы (деньги на оплату работ по постройке дома, время) и управление (проект, надзор, руководство работами). И только когда есть все компоненты, необходимые для функционирования процесса, он сможет реализоваться и преобразовать входы в выход - дом.
Давайте поговорим еще об одном, ведь в схеме выше есть такие вещи как ограничения и поддерживающие процессы. Что это?
Любое управление предполагает наличие ограничений. Например, законодательство, которое нельзя нарушать, правила охраны труда, промышленной безопасности и т.д.
Ни один процесс не должен управляться так, чтобы существующие ограничения нарушались, это важно.
Поддерживающие процессы - это те же процессы, которые обеспечивают выполнение основного процесса. У них та же структура, входы, выходы, управление, ресурсы, но эти процессы напрямую не участвуют в выпуске конечного продукта.
Для организации типичными поддерживающими процессами являются бухгалтерия, снабжение, логистика и подобные им. Эти процессы сами по себе не создают добавленную стоимость продукта, но без них производство продукта невозможно. Такие процессы иногда называют еще обеспечивающими.
Надеюсь, что я понятно излагаю. А теперь посмотрим, как эти вещи переходят в управление организацией.
Любое действие в организации - это процесс. Не важно, гнете вы лист металла, или закупаете гвозди - все это процессы. И каждому процессу нужны входы (металл, потребность в гвоздях), управление (оператор пресса, менеджер по закупкам), ресурсы (электроэнергия для пресса, деньги на гвозди) для того чтобы на выходе процесса иметь то, что запланировано, при этом, с определенным уровнем качества.
Так вот, задача любого человека, занимающегося СМК - это описание и формализация этих процессов.
В идеале, из описания процесса должно быть понятно, кто, что и когда должен сделать чтобы вход процесса превратился в выход. При этом должны быть назначены ресурсы (человеческие, материальные, временные и т.п.) и ответственные за управление и реализацию процесса люди. Должны быть определены также полномочия и ответственность остальных участников процесса.
Согласитесь, ведь не раз возникали и возникают ситуации, когда начальник говорит «Сделай вот это», а как это правильно сделать непонятно. СМК - это набор документов, поясняющих суть верного функционирования организации, как системы. Взял, прочитал, понял, сделал. Это уровень исполнителя процесса.
На уровне управления организацией применяется принцип Деминга - PDCA (Plan-Do-Check-Act). Планируй, делай, оценивай результат, принимай решения.
Он тоже весьма понятный. Мы хотим делать определенную работу лучше. Например, закупать гвозди лучше и с меньшими проблемами чем год назад. Ок! Планируем закупку гвоздей и все действия, с ней связанные (договор, оплату счетов, доставку, контроль и т.д.). Делаем все как запланировали. Оцениваем результативность (например, на этапе заключения договора мы сработали неэффективно, договор заключали неделю, вместо 2 дней, как хотели). Принимаем решение (вносим изменение в процесс заключения договора, чтобы всем жилось лучше). Снова планируем закупку гвоздей, и т.д. Таким образом, процесс закупки гвоздей у нас с каждым разом отрабатывается до той степени, когда это перестает приносить исполнителям головную боль.
Задача коллектива организации - создать систему процессов, которая сможет функционировать автоматически. Мы не задумываемся, почему у нас бьется сердце, но человек, как система органов, существует и даже позволяет себе такую вольность как думать о котиках =).
Задача службы менеджмента качества в этом процессе создания системы - оказывать всестороннюю помощь всем, кто участвует в улучшении нашей организации. Слово «Процесс» я выделил не зря - ведь весь этот цикл статей как раз про улучшение организации. Это тоже процесс, у которого есть вход - организация в нынешнем состоянии, и есть выход - организация, какой мы хотим ее видеть завтра. Ресурсы на это – в первую очередь мы с вами, наши идеи и мысли, наши головы и руки. Управление – в руках руководства. Только не забывайте, что управление чем-либо – это тоже процесс, и на него тоже можно и нужно воздействовать в интересах организации.
Кстати, помните, в первой статье я написал, что вы уже в системе? =) Если вы дочитали до этого места, то вы находитесь в процессе. В Процессе Понимания. На входе, когда вы начали читать эту статью, были вы сами тогдашние ) А на выходе, то есть сейчас, вы уже больше знаете про процессы организации )) А оценить результативность данного процесса мне помогут ваши лайки или дизлайки ) Но об оценке результативности мы поговорим чуть позже )
Продолжение следует!
