Рассказываем о том, что представляет собой типовое внедрение программного продукта 1С
В современном мире автоматизация бизнес-процессов стала неотъемлемой частью успешного функционирования компаний.
Самыми популярными программными продуктами для автоматизации учета и управления в различных отраслях являются ПП «1С».
Широкая линейка продуктов фирмы «1С» позволяет подобрать оптимальное решение практически для любого вида деятельности, при этом масштабы бизнеса значения не имеют, функциональные решения 1С способны справиться с широким спектром задач современного бизнеса во всех его проявлениях: от ИП и до крупных холдингов и корпораций.
Задачи учета и управления каждой организации безусловно отличаются в зависимости от рода и отрасли деятельности организации, специфики выпускаемой продукции или оказываемых услуг, размера и организационной структуры предприятия, требуемого на данном этапе уровня автоматизации бизнес-процессов, но применение программных продуктов фирмы «1С» успешно решает актуальные задачи современного отечественного бизнеса.
Как только предприятие приобретает программный продукт фирмы «1С», возникает потребность во внедрении.
Что такое внедрение программного продукта 1С
Внедрение программного продукта 1С – это определенная последовательность действий, выполнение которой приводит к результату – работающей автоматизированной системе 1С на предприятии Заказчика, которая отвечает заявленным целям внедрения.
Данная последовательность действий называется технологией внедрения. Для успешного внедрения 1С нужно выбрать технологию (их несколько) и её придерживаться.
В зависимости от сложности прикладного решения его внедрение может быть выполнено несколькими способами. За приобретением любой, даже типовой конфигурации 1С последует процесс внедрения, состоящий из нескольких этапов, невозможно просто установить программу на компьютер Заказчика и ожидать, что на следующий день все предприятие начнет работать в новой программе. Чтобы взаимодействие с системой 1С протекало максимально эффективно, ее нужно правильно внедрить и регулярно обновлять. Только после грамотного проведения процедуры внедрения программа полностью готова к работе, т.к. внедрение – это часть жизненного цикла программного продукта 1С.
Жизненный цикл программного продукта 1С
У любого программного продукта, и в том числе у продукта 1С, есть жизненный цикл. Сначала мы внедряем программный продукт. Потом он эксплуатируется, потом от него отказываются по причине, например, что продукт устарел, и, соответственно, нужно переходить на новые продукты.
Жизненный цикл программного продукта 1С продолжается до полного вывода из эксплуатации.
Основной объём работ проводится на этапе внедрения. Нужно установить программный продукт, настроить, сделать переносы данных в этот программный продукт, интегрировать с другими информационными системами, организовать обучение, таким образом мы вводим продукт в эксплуатацию. Следовательно, установка программного продукта – это только часть работы по внедрению. Именно поэтому внедренец – это специалист, который выполняет целый комплекс работ.
Следующий этап жизненного цикла ПП 1С – эксплуатация. На этом этапе проводятся различные разовые работы по сопровождению программного продукта. В курсе аналитика 1С CORS Academy есть отдельный мастер-класс по абонентскому обслуживанию ПП 1С и разовым работам.
Отказ от использования программного продукта – это, как правило, внедрение нового программного продукта. Что мы делаем на этом этапе со старым продуктом – мы его активируем, переносим данные, в новую систему, корректируем какие-то настройки, выгружаем данные.
Вот так выглядит жизненный цикл фактически любого программного продукта, не только 1С.
Разберем самый объемный этап жизненного цикла программного продукта 1С – внедрение, на примере технологии типового внедрения, которая очень часто применяется в малом и среднем бизнесе.
Типовое внедрение 1С: описание и преимущества
Типовое внедрение– это простой и быстрый способ автоматизации бизнеса, представляющий собой пакет работ по быстрому вводу в эксплуатацию типовых конфигураций 1С.
Типовое внедрение применяется в организациях с простой структурой, чьи бизнес-процессы реализуемы в рамках типовых версий программных продуктов 1С без сложных доработок.
Преимущества типового внедрения:
· минимальные сроки
· минимальные затраты (нет дорогостоящих этапов проектирования и разработки дополнительного функционала системы)
· минимальная стоимость эксплуатации внедренной системы сопровождение.
На сайте фирмы «1С» есть список фирм-франчайзи, в котором представлен рейтинг фирм по городам. Один из показателей в рейтинге – это количество внедрённых программных продуктов.
Когда-то рейтинг состоял только из крупных внедрений, но Борис Георгиевич Нуралиев, директор фирмы «1С», на одном из партнёрских семинаров предложил учитывать и типовые внедрения программных продуктов.
В рейтинге указывается партнёр, который автоматизировал, его адрес, телефон, сайт, количество внедрений, какие функции были автоматизированы с помощью данных внедрений, а также отзыв клиента. Если вы грамотно внедряете ПП 1С, то это внедрение тоже попадёт на сайт фирмы «1С», возможно, с указанием, что вы поставили этот программный продукт вашим клиентам.
Может ли клиент сам внедрить программный продукт 1С
Примерно 10% процентов клиентов действительно могут сами внедрить программный продукт.
Сама фирма-разработчик предусмотрела вариант, при котором простые прикладные решения, предназначенные для индивидуального использования или для эксплуатации в небольших организациях, могут быть внедрены клиентом самостоятельно.
Самостоятельное внедрение возможно, как правило, в таких случаях, когда требуется лишь минимальная первоначальная настройка и перенос или ввод начальных данных, которые имеются в прежней системе. Эти процессы описаны в документации к прикладному решению и, в принципе, могут быть выполнены IT-специалистами организации.
Однако внедрение программного продукта 1С может быть достаточно сложным процессом, требующим определенных знаний и навыков. Это связано, прежде всего, с необходимостью настройки ряда параметров и функций программы под специфику работы конкретной компании. Клиенту придется разобраться во всем функционале программы, настроить систему учета, создать и настроить необходимые отчеты и документы.
Давайте примерно оценим, что потребуется от собственника бизнеса, чтобы провести внедрение ПП 1С своими силами:
1. Время. Неопытный пользователь вряд ли сможет установить и настроить 1С с первого раза. В большинстве случаев потребуется много времени для доведения программы до ума с помощью постоянных звонков в поддержку 1С. Важно помнить, что даже очень хороший системный администратор в компании – не равно опытному внедренцу ПП 1С.
2. Риски. Поскольку настроить 1С с первого раза без ошибок – это практически нереализуемая задача для неопытного пользователя, то пропуск какой-то настройки может спровоцировать, к примеру, проблемы со сдачей отчетности. Это чревато штрафами от контролирующих организаций и потерянными нервными клетками сотрудников.
Именно поэтому при самостоятельном внедрении 50% клиентов тратит много времени и денег на исправление ошибок неудачного старта, нервничают, не успевают сдать отчетность в срок. Работа с программой превращается в постоянные мучения, постоянные проблемы.
20% клиентов оказываются не в состоянии самостоятельно освоить программу, забрасывают ее и ведут учет по-старому.
20% клиентов используют минимум возможностей программы, ограничиваясь выпиской первичных документов. Поэтому задача внедренца как раз и состоит в том, чтобы не просто программу клиенту привезти, а установить так, чтобы она работала.
Этапы типового внедрения 1С
Итак, начинаем типовое внедрение программного продукта 1С.
На рисунке показаны варианты внедрения, когда есть филиалы, разные лицензии и т.д., значит, прежде чем внедрять, нужно узнать у менеджера, работающего с данным клиентом, отрасль, цели внедрения, какие программные продукты выбрал клиент, какова архитектура сети, установлены ли уже какие-то ПП 1С, какие компьютеры стоят у клиента под установку купленного ПП:
Задача №1. Получить информацию от менеджера, работающего с данным клиентом:
• Отрасль клиента
• Цели внедрения
• Выбранные ПП
• Архитектуру
• Контакты
Дальше обязательно нужно ещё и позвонить клиенту, познакомиться, уточнить, правильно ли вы поняли всю информацию, переданную вам менеджером, договориться заранее о том, чтобы лицо, принимающее решение (ЛПР), присутствовало при установке. Не должно быть такого, что вы установили программу и уехали, и никто даже не проверил, что и как устанавливается.
Задача № 2. Позвонить клиенту:
• Познакомиться
• Уточнить информацию
• Понять возможности ПК
• Узнать, кто будет на установке
• Определиться с доступами
• Договориться о встрече
Затем нужно записать все актуальные релизы, потому что в коробке, скорее всего, будет устаревшая версия. Не надейтесь на версию, которая стоит в коробке, всегда носите с собой актуальные релизы.
Фирма «1С» постоянно дорабатывает свои типовые решения и периодически выкладывает релизы обновлений программных продуктов. К примеру, за 1 месяц конфигурации УПП, БП, ЗУП могут обновиться до 3-х раз. Как правило, в фирме-франчайзи 1С есть какая-то общая папка, где аккумулируются все актуальные релизы, именно из этой папки нужно перед внедрением скачать актуальные релизы, и уже с ними ехать к клиенту. Сведения о выходе обновлений, а также новые релизы регулярно загружаются с сайта обновлений 1С регламентным заданием, если ваша компания использует в работе ЭСТИ: Управление фирмой-франчайзи 1С. При выходе обновлений для баз данных клиентов, с которыми заключены договоры на сопровождение, задания сотрудникам на выполнение обновлений обычно создаются автоматически.
Теперь немного информации про релиз и версии 1С
1С:Предприятие состоит из платформы и конфигураций. Платформа поставляется всегда в готовом виде и не может быть изменена пользователем. Конфигурация также поставляется в готовом виде, но может изменяться пользователем (кроме базовых версий).
В поставку большинства программных продуктов 1С:Предприятия входит платформа и одна или несколько конфигураций. Некоторые конфигурации поставляются отдельно, и для их работы у пользователя должен быть другой продукт, включающий платформу.
Платформа и конфигурации обновляются независимо, то есть обновления платформы и конфигурации выпускаются в разное время и имеют разную нумерацию.
Нумерация конфигураций и технологической платформы состоит из четырех чисел, например, версия платформы 8.3.15.1830. Здесь первая цифра — номер версии, вторая — номер редакции, третья — номер релиза, четвертая — номер подрелиза.
· Первые два числа - это версия.
· Вторые два числа - это релиз.
Релиз 1С — это актуальное обновление основных элементов программы 1С, в число которых входит технологическая платформа и соответствующая конфигурация. Он включает в себя обновления, исправления ошибок, улучшения функциональности и новые возможности. Релиз обычно выпускается после тестирования и проверки на стабильность, чтобы обеспечить пользователям наилучший опыт использования программы. Необходимо регулярно производить обновление и установку актуальных релизов программ 1С для полного соответствия действующим нормам законодательства.
Версия платформы 1Собозначает своего рода «поколение» платформы. Каждый выпуск имеет свой номер, чаще всего двухзначный (например, 8.0, 8.1, 8.2 и 8.3). Этот же номер присваивается конфигурации, работающей на базе данной платформы (например, «1С:Бухгалтерия 8.2» или «1С:Бухгалтерия 8.3»).
Редакция программы 1C в системе программ 1С:Предприятие относится к конфигурациям. Новые редакции конфигураций разрабатываются в среднем раз в полгода. В новых редакциях расширяется состав задач, решаемых программой, вводятся новые возможности (документы, справочники, отчеты), улучшаются алгоритмы и внешнее оформление.
В некоторых случаях выпуск новых редакций происходит из-за изменений в законодательстве, влияющих на механизмы учета. В новой редакции обычно есть новая документация и описание отличий для пользователей предыдущих редакций.
Типичные ошибки в описании конфигураций пользователями:
· «Бухгалтерия 8» — одновременно указано и название конфигурации, и номер версии платформы. Под данное описание подходят бухгалтерских конфигурации с номерами версий 1.6, 2.0 и 3.0. Описывая свою конфигурацию, указывайте ее название и номер версии (а не платформы). Правильно: 1С:Бухгалтерия 3.0 на платформе 8.3
· «1С:Предприятие 3.0» — указано название для платформы, а номер версии от какой-то конфигурации.
Переходим непосредственно к процессу внедрения
Последовательность установки программного продукта 1С может немного различаться в зависимости от его версии и конфигурации, но в основном, процесс остается стандартным:
· Нужно проверить технические характеристики компьютера, на которые будет установлена программа и сравнить их с системными требованиями для установки 1С. Проверьте, что компьютер соответствует минимальным требованиям программы: операционная система, процессор, объем оперативной памяти и свободное пространство на жестком диске.
· Скачайте установочный файл: перейдите на официальный сайт 1С и скачайте установочный файл для вашей версии программы (например, «1С:Бухгалтерия», «1С:Зарплата и управление персоналом» и т.д.).
· Установите платформу на все ПК
· Установите драйвер защиты или активируйте лицензии
· Установите конфигурации на все ПК и вынесите ярлычки на рабочий стол всем пользователям для удобства запуска.
· Вынести ярлыки на рабочие столы
· Осуществите пробный запуск.
Первичная настройка программного продукта включает в себя:
· Внесение первоначальных данных
· Настройку учетной политики
· Внесение классификаторов
· Настройку ролей, прав, доступов
· Настройку интерфейсов
· Другие настройки из раздела Администрирование
Настройка: Первоначальные данные
• Реквизиты организаций
• Банковские счета
• Подразделения
• Параметры учета: валюты, расчеты с контрагентами, партионный учет, комиссия, розница, производство, зарплата и кадры
• Справочники, остатки
Настройку первоначальных данных вам нужно делать вместе с клиентом, потому что есть много данных, о которых вам расскажет именно клиент. Первоначальные данные очень важны для работы в программе, потому что, например, без указания банковских счетов нельзя вести учёт по банку, нужно обязательно указать все подразделения, какие существуют у клиента, чтобы ему было удобно ввести учёт в разрезе подразделений, важны и различные параметры учёта валюты, с которыми работает клиент, к примеру, если у него расчет с контрагентами в тенге.
Дальше нужно правильно настроить учетную политику. Очень важно настроить учетную политику сразу, потому что её, как правило, разрешается настраивать раз в год. Если вы сразу неправильно настроите, то через полгода вам клиент начнёт жаловаться, что программа плохо работает.
Настройка: Учетная политика
Система налогообложения (упрощенная или общая)
Расчет налога на прибыль
Расчет НДС
ЕНВД, если плательщик
Способ оценки запасов (ФИФО, средняя)
Учет товаров в рознице
Учет затрат
Формирование резервов
Следующая настройка — Классификаторы
В 1С классификатор — это систематизированный перечень установленных элементов для всех компаний.
В типовых конфигурациях 1С есть различные классификаторы, необходимые для учета тех или иных показателей. Существуют как универсальные справочные данные, которые есть практически в каждой типовой конфигурации 1С, так и узконаправленные.
Универсальные классификаторы: Валюты и их курсы, Банки (БИК), Единицы измерения (ОКЕИ), Страны мира (ОКСМ), Адресный классификатор (КЛАДР), Фонды (ОКОФ), Основные Средства (ЕНАОФ).
Каждый из этих классификатор очень важен для эффективной работы в программе. Так, например, Классификатор банков содержит информацию об учреждениях и подразделениях Банка России, а также кредитных организациях, корреспондентские счета которых открыты в расчетной сети Банка России. Данный справочник является единым и действует на всей территории России. Неактуальность классификатора банков в программе может привести к оформлению ошибочных платежных поручений.
Или Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ): данные из этого классификатора отражаются в первичных документах — товарных накладных, следовательно, классификатор должен быть максимально актуальным.
При настройке ролей, прав и доступов нужно исходить из правила, что, если вы не знаете, как раздать права, раздайте всем минимальные права и добавляйте потом права по запросу пользователей. Раздавать всем пользователям максимальные права администратора ни в коем случае нельзя!
В программе есть возможность разграничить доступ по организациям по объектам ведения учёта. Отдельно нужно настроить доступ к персональным данным. Также важно не забыть про настройку удаленного доступа. Кому-то из сотрудников нужно удалённо заходить в программу, например, через удалённый рабочий стол.
Настройка: Интерфейсы — что настраиваем:
Меню как в предыдущих версиях
Внешний вид, пиктограммы
Панель разделов
Панель навигации
Панель действий
Рабочий стол
Настройка интерфейса подразумевает создание для пользователя простой и удобной рабочей среды.
Если рабочий интерфейс пользователя перегружен не нужными ему пунктами, которые он, к тому же, не все понимает, у него возникнет стойкое представление об излишней сложности программы, появится страх допустить ошибку. Все это отрицательно скажется на производительности труда сотрудника.
При настройке интерфейса нужно помнить о том, каждый сотрудник, должен видеть только те элементы интерфейса, которые нужны ему для выполнения рабочих обязанностей. Тогда ему будет проще работать, и он не залезет туда, куда не нужно.
Для каждой роли есть своё меню, и под внешний вид можно настраивать пиктограммы. Понятно, что клиент может и сам это сделать. Но он может просто не понять, куда зайти. Помогите ему это сделать. Бывает часто так, что даже опытный пользователь не знает, как удобнее работать.
Интерфейс — это то, что видит пользователь, там должно быть самое необходимое, подстройте это все под каждого пользователя так, чтобы ему было удобно.
Переносы
Переносы — очень частая необходимость, потому что клиент, скорее всего, уже где-то учёт вёл, и в старой учетной системе осталось что-то нужное для работы.
Какие бывают переносы данных:
· Из старых версий (в том числе 7.7 - справочники, остатки, обороты)
· Из файлов
· Из других решений 1С
· Из сторонних программ
Но перед осуществлением переноса нужно обязательно обсудить с клиентом, нужно ли все это переносить, потому что, возможно, новую программу купили как раз для того, чтобы там начать новую жизнь. Если нет больше старых товаров, прежних сотрудников, зачем данные о них переносить в новую программу? Просто успокойте клиента, что вы всегда можете старую версию открыть и найти там нужную информацию, она никуда не пропадет, не нужно оттуда все переносить.
4-ый пункт процесса внедрения —это Интеграция
1С:Предприятие — это открытая система, которая предоставляет возможность для интеграции практически с любыми внешними программами и оборудованием.
Интеграция — это настройка взаимодействия программы 1С с какими-то внешними системами.
Когда нужна интеграция:
· Обмен с различными государственными системами: Честный знак, ЕГАИС и др.
· Обновление через Интернет
· Взаимная передача документов (прайс-листов и пр.) между 1С и любой другой системой, которую использует контрагент
· Соединение с торговым оборудованием, сканером штрихкодов, онлайн-кассой, ТСД и прочее.
· Интеграция с сайтом обеспечит актуальные данные по заказам с сайта, обратную отчётность по остаткам на складе, обмен данными сайта и учётной программы.
С помощью средств платформы «1С:Предприятие 8» можно организовать обмен файлами различных форматов, осуществлять доступ ко всем объектам системы из внешних приложений, поддерживать различные протоколы обмена и стандарты взаимодействия с другими подсистемами (XML, JSON ит.п.), работать с Интернетом и электронной почтой.
В случае интеграции обмен данными может производиться как разово, так и регулярно. Подробнее об этом читайте в статье «Методы обмена данными в 1С».
Расширение функционала программного продукта 1С подробно рассматривается у нас в Курсе аналитика 1С в мастер-классе про разовые работы.
Оно включает в себя:
· Изменение типовой конфигурации
· Внешние формы
· Расширение конфигурации
· Дополнительные программы и конфигурации
Часто заказчик хочет что-то добавить или что-то изменить в типовой конфигурации «под себя». Расширение функционала 1С – это доработка типовой конфигурации под требования конкретного заказчика с сохранением типовой поддержки. Можно добавлять свои решение, использовать объекты основной конфигурации.
Нужно помнить, что изменение типовой конфигурации может привести к тому, что она станет нетиповой и её придется снимать с поддержки. Клиенту нужно будет вызывать программиста, чтобы произвести обновление.
Примеры расширения функционала с сохранением типовой поддержки:
· Доработка печатных форм
· Электронные уведомления
· Штрихкодирование документов
· Подключение оборудования
· Подключение онлайн-касс
· Различные обработки
· Дополнительные отчеты
Существует возможность расширения конфигурации, при которой изменять типовую конфигурацию не нужно. Все изменения выполняются в расширении, которое, фактически, само является конфигурацией.
После этого, в режиме 1С:Предприятие, расширение просто подключается к типовой конфигурации. Платформа автоматически, в режиме 1С:Предприятие, объединяет расширение с типовой конфигурацией. В результате заказчик работает с изменённым под его требования типовым решением.
Когда выходит новая версия типовой конфигурации, выполняется её автоматическое обновление, т.к. режим поддержки типовой конфигурации не изменился. А при запуске после обновления платформа снова автоматически объединит изменённую типовую конфигурацию с расширением. И заказчик продолжит работу в измененном решении.
Важный этап внедрение программного продукта 1С – это обучение пользователей. Оно помогает обеспечить эффективное использование программного обеспечения и достижение поставленных целей.
Обучение включает в себя различные аспекты:
· Разъяснение пользователям режимов запуска программного продукта
· Разъяснение назначения информационных баз
· Разъяснение по администрированию и старту работы с ПП
· Разъяснение порядка создания резервных копий ПП
· Установка и демонстрация ИТС
· Разъяснение правил работы Линии Консультаций
· Рассказ о дополнительных разовых работах, обучении, абонентском сопровождении
Зачастую обучению пользователей уделяется недостаточное внимание. Если заказчик сэкономил деньги на обучении своих сотрудников, будут появляться жалобы из разряда «программа не работает, так нам сказали сотрудники». В этом случае придется терпеливо и корректно объяснять заказчику, что программа работает так, как нужно, просто сотрудники не умеют в ней работать. Формальная «читка» скачанного учебного курса по конфигурации или даже приглашение преподавателя 1С в офис ничего не даст в плане обучения работы с программой, потому что пользователи просто прослушают стандартный курс 1С с большим количеством ненужной им информации по конфигурации. Пользователям нужно провести обучение с учетом специфики предприятия и функционала программы, который они будут использовать в своей работе.
Обучение пользователей позволит им быстро освоить программу и начать работать с ней, что в свою очередь повышает производительность и эффективность работы компании. Кроме того, обучение помогает избежать ошибок и проблем, связанных с неправильным использованием программы, что может привести к снижению качества работы и потере времени.
В целом, обучение пользователей является ключевым фактором успешного внедрения программы 1С и обеспечения ее эффективного использования в долгосрочной перспективе.
Если вы, как внедренец, все сделали правильно, внедрение заканчивается. В идеале, оно должно закончиться новым счётом на нужную доработку или расширение.
© Илья Отькало
Подписывайтесь:
CORS Клуб - сообщество и образовательная среда для специалистов из IT-сферы https://cors.su/klub/
АБП -Сообщество специалистов по автоматизации бизнес-процессов и по использованию ИТ технологий в бизнесе https://t.me/analitiki_1c
Канал руководителей IT компаний и подразделений, CIO, СDO, CDTO https://t.me/cio_channel
CIO. Сообщество IT руководителей https://vk.com/cio_club
