Часто руководители не позволяют сотрудникам выполнять задачи, опасаясь возможных ошибок. Однако такой подход ограничивает их возможности, поскольку один человек не в силах выполнять все задачи компании. Для повышения эффективности работы предпринимателю важно делегировать рутинные задачи сотрудникам, чтобы самостоятельно сосредоточиться на стратегических вопросах управления и развития бизнеса. В этой статье мы рассмотрим причины, по которым предприниматели не делегируют задачи, и предложим пошаговый алгоритм для успешного делегирования обязанностей.
Причины, по которым руководители не делегируют обязанности
- Сотрудники выполнят работу недостаточно хорошо
Многие руководители, начиная свой бизнес, берут на себя все задачи, чтобы обеспечить высокое качество выполнения. Поэтому им трудно доверять даже простые рутинные задачи сотрудникам, они боятся некорректного выполнения или низкого качества работы. Однако такой подход затрудняет масштабирование бизнеса и забирает у руководителя время, которое он мог бы потратить на стратегические задачи.
2. Недостаточно времени на обучение сотрудников
Даже если руководитель готов делегировать задачи, ему нужно потратить время на обучение сотрудника. Это включает в себя описание задачи, объяснение требований и желаемого результата. Недостаток времени зачастую делает этот процесс невыгодным в глазах предпринимателя.
3. Риск потери обученного сотрудника
Многие руководители опасаются того, что после того, как они вложили время и усилия в обучение сотрудника, последний может уйти из компании. Это создает дополнительные расходы на обучение нового сотрудника и может привести к постоянному циклу обучения и замены персонала, что снижает эффективность работы предприятия.
Для того чтобы преодолеть эти страхи и эффективно делегировать задачи, необходимо следовать пошаговому алгоритму делегирования обязанностей.
Пошаговый план делегирования задач
- Определение задачи
Прежде чем делегировать, необходимо чётко определить, какие задачи могут быть переданы другим. Этот процесс начинается с составления списка всех обязанностей, которые вы, как руководитель, выполняете. Затем выделите те из них, которые могут быть делегированы другим.
Вот несколько категорий задач, которые обычно подлежат делегированию:
- Рутинные задачи: это повторяющиеся обязанности, не требующие специальных навыков. Например, ответы на стандартные запросы клиентов.
- Аналитические задачи: включают в себя поиск и анализ информации, например, подготовка отчетов и анализ рынка.
- Специализированные задачи: требуют специальных знаний или навыков, например, ведение бухгалтерии или разработка программного обеспечения.
Однако есть и такие задачи, которые лучше оставить под вашим контролем:
- Задачи, связанные с стратегическим планированием, такие как разработка плана расширения бизнеса.
- Задачи, где исполнитель несет большую ответственность за результат, например, представление компании на важном мероприятии.
- Задачи по управлению персоналом, такие как найм и увольнение сотрудников.
2. Выбор исполнителя
После определения задачи необходимо выбрать подходящего исполнителя. Это требует анализа навыков ваших сотрудников и ответов на несколько ключевых вопросов:
- 1. Компетентность и навыки: обладает ли сотрудник необходимыми навыками для выполнения задачи?
- 2. Свободное время: есть ли у него достаточно времени для выполнения этой работы?
- 3. Обучение и найм: если у сотрудника недостающие навыки, стоит ли его обучать или лучше нанять другого сотрудника?
3. Постановка задачи и предоставление ТЗ
Чтобы избежать недопониманий, задачу необходимо описать в письменной форме. Техническое задание должно включать цели, сроки, ожидаемый результат и область ответственности исполнителя.
Например:
Правильная задача: увеличить продажи на 20% за шесть месяцев с помощью улучшения маркетинговых стратегий и новых каналов привлечения клиентов.
Неправильная задача: увеличить продажи.
4. Установка контроля
Важно контролировать выполнение задачи на начальном этапе, чтобы выявить и исправить возможные ошибки. Предоставьте обратную связь сотруднику и дайте ему тестовые задания при необходимости.
Контроль выполнения задач - это важный аспект управления, но его следует осуществлять с умом и не перегибать палку. Многие руководители испытывают страх, что их подчиненные могут допустить ошибки или даже не выполнить задачу, если им дать свободу. В результате они продолжают микроменеджмент, контролируя каждый шаг своих сотрудников. Тем не менее, контроль выполнения задач можно эффективно делегировать. Один из способов это сделать - использовать инструмент "Коммуникатор" в системе управления Квант.
"Коммуникатор" - это не просто голосовой помощник, а реальный человек, который работает в компании Квант. Если "Коммуникатор" обнаруживает, что сотрудник не справляется с задачей или забывает предоставить необходимые доказательства выполнения работы, он связывается с этим сотрудником и напоминает ему о бизнес-задаче. В случае невыполнения задачи "Коммуникатор" информирует начальника сотрудника о проблеме. Таким образом, руководитель может быть уверен, что задача будет выполнена вовремя, и ему не придется беспокоиться о том, что его сотрудник не справится с обязанностями. Также стоит отметить, что "Коммуникатор" действует объективно и не прикрывает непрофессиональное поведение сотрудников, так как не имеет среди них "любимчиков".
Если вы хотите делегировать контроль сотрудников и освободиться минимум от 60% операционки, запишитесь на бесплатную экскурсию “Квант”. Мы созвонимся с вами и ответим на все интересующие вас вопросы. Также вы получите в подарок 3 бонуса: пошаговый алгоритм по выходу из операционки, таблицу определения потери времени и денег и регламент принятых решений
5. Оценка результатов
Через определенное время оцените эффективность выполнения задачи. Используйте количественные показатели, такие как количество новых клиентов или прирост прибыли, а также обратную связь от коллег и тестирование, если это применимо.
Если вы хотите делегировать контроль сотрудников и освободиться минимум от 60% операционки, запишитесь на бесплатную экскурсию “Квант”. Мы созвонимся с вами и ответим на все интересующие вас вопросы. Также вы получите в подарок 3 бонуса: пошаговый алгоритм по выходу из операционки, таблицу определения потери времени и денег и регламент принятых решений