На вопрос отвечает Н.В. Артонкина, документовед, архивист
Вопрос
Как правильно зарегистрировать входящий документ с пометкой «Для служебного пользования», который поступил с регистрационным номером из организации № 1 на утверждение в организацию № 2? Документ нужно вернуть в организацию № 1.
Ответ
Изучите локальную инструкцию по ведению конфиденциального делопроизводства. Скорее всего, там зафиксировано, что каждый документ с грифом конфиденциальности, поступивший в организацию, следует зарегистрировать в журнале регистрации входящих конфиденциальных документов. Также в документе должно быть отмечено, что передавать входящие (поступившие) конфиденциальные документы на исполнение без регистрации нельзя.
То есть несмотря на то, что документ имеет регистрационный номер организации № 1 (исходящий), он должен быть зарегистрирован как входящий документ в организации № 2.
После рассмотрения и утверждения документ необходимо вернуть в организацию № 1. Скорее всего, в инструкции по ведению конфиденциального делопроизводства также будут определенные требования на этот счет. Например, в таком положении может быть зафиксировано, что отправляемые документы, содержащие конфиденциальную информацию, адресованные органам государственной власти или организациям, после учета в журнале регистрации исходящих конфиденциальных документов подразделения исполнителя следует оформлять к отправке в конвертах.
