Многим руководителям очень сложно делегировать полномочия. Им кажется, что если они поручат выполнение задачи другому сотруднику, то задача либо не будет сделана, либо будет выполнена неправильно. Однако если научиться правильно делегировать полномочия, руководитель сможет выстроить систему управления таким образом, что у него не будет необходимости каждый день заниматься рутинными обязанностями. У предпринимателя появится время для решения стратегических вопросов и для масштабирования компании. В этой статье мы поговорим о том, как правильно делегировать задачи, какие типичные ошибки допускают руководители и как их можно избежать.
Как делегировать рутинные и непрофильные задачи?
Существуют 2 вида задач: рутинные и непрофильные.
Рутинные задачи делегировать проще, они в большинстве случаев выполняются по шаблону и не требуют принятия нестандартных решений. Например, сбор отзывов от клиентов. В этом случае человек должен позвонить клиенту, провести интервью, перевести его в текстовый формат и разместить на сайте. Такое задание можно легко выполнить по инструкции.
Алгоритм перепоручения рутинных задач:
- Подготовить регламент, в котором будет описан пошаговый алгоритм выполнения задачи
- Обучить подчинённого
- Первые разы проконтролировать выполнение задачи и исправить ошибки, если имеются
С непрофильными задачами всё несколько сложнее. Для их выполнения нужен опыт работы, которого нет у руководителя, их выполнение требует принятия управленческих решений и нестандартного подхода. В таком случае предпринимателю нужно найти подходящего человека с релевантным опытом и перепоручить ему задачу. Например, запуск таргетированной рекламы – это непрофильная задача.
Передача полномочий сотрудникам
Когда руководитель убедится, что сотрудники прекрасно справляются с задачами и им не нужен постоянный контроль, он может передать подчинённым часть полномочий. В этом случае сотрудники могут сами выбирать, какие инструменты и методы им нужны, чтобы добиться необходимого результата.
Пример передачи полномочий. Предприниматель говорит маркетологу, что ему нужно, чтобы прибыль компании увеличилась на 20% и выделяет определённый рекламный бюджет. Маркетолог в таком случае может сам выбрать, какие инструменты для продвижения он будет использовать, чтобы добиться поставленной цели. Маркетолог Вася, например, сконцентрируется на таргетированной рекламе, маркетолог Петя начнёт работать над сайтом компании, а маркетолог Влад будет продвигать компанию через оффлайн мероприятия.
Предпринимателю не важно, кто и как будет продвигать компанию, главное добиться поставленного результата. Таким образом, передача полномочий сотрудникам позволяет руководителю освободить время и перестать разбираться в тонкостях рабочего процесса. Также сотрудники получают возможность использовать те инструменты, которые им больше подходят, и добиваться лучших результатов.
Линейные и аппаратные полномочия: что такое, в чём разница, и кому их лучше делегировать
Линейные полномочия – это задачи, при выполнении которых сотрудник несёт ответственность за результат. В таком случае предприниматель ставит задачу, подчинённый ее делает и затем отчитывается руководству. Например, подготовить макет сайта для интернет-магазина – это линейная задача. Линейные полномочия лучше всего поручать сотрудникам с низкой квалификацией. В таком случае подчинённым можно предоставить пошаговую инструкцию и проконтролировать пару раз выполнение задачи.
Сотрудникам, у которых высокая квалификация и уникальные навыки, лучше передавать аппаратные полномочия. В этом случае подчинённый несёт ответственность и за результат, и за метод достижения цели. Например, повысить прибыль интернет-магазина на 20% – это задача аппаратного вида. Увеличить прибыль можно разными способами, и сотрудник может использовать те инструменты, которые подходят именно ему и при помощи которых он может добиться наилучших результатов. После того, как сотрудник выберет способ выполнения задачи, он должен составить пошаговый план, разделить цель на подзадачи и поручить их выполнение своим коллегам, а также проследить, чтобы все исполнители сдали работу вовремя.
Делегирование задач: пошаговый алгоритм
1. Оцените сложность поручения
2. Выберите подчинённого, который обладает нужными навыками для выполнения задачи. Также обратите внимание на уровень мотивации сотрудника, например, если дать человеку слишком простую задачу, то ему будет скучно над ней работать и он будет недостаточно мотивирован
3. Подготовьте инструкцию по выполнению задачи
4. Назначьте контрольные точки, если задача объёмная, чтобы отслеживать прогресс
5. Поговорите с исполнителем и передайте ему инструкции по выполнению задачи. Проверьте, правильно ли он понимает поручение. Для этого можно спросить у подчинённого, как он собирается выстроить рабочий процесс и каким образом достигнет поставленной цели.
6. Оставайтесь на связи с сотрудником, которому вы поручили задачу. Он должен знать, что если у него возникнет какая-то проблема при работе над задачей, он может сообщить вам о ней, и вы вместе найдёте правильное решение.
Типичные ошибки при делегировании задач
- Непонятное ТЗ
Некоторые руководители не уделяют внимания общению с исполнителем и плохо объясняют суть задачи. Предприниматель может опираться на свои знания в этой сфере и думать, что ему нечего объяснять сотруднику, ведь всё итак понятно. Поэтому важно после постановки задачи спросить исполнителя, какие методы он будет использовать для работы над задачей. Это позволит понять, удалось ли руководителю донести свои мысли, понял ли сотрудник, какой результат от него хотят получить и сможет ли он справиться с поставленной задачей.
2. Перепоручение только лёгких задач
Руководитель не позволяет команде работать над сложными задачами и передаёт только простые рутинные поручения. В этом случае предприниматель не использует потенциал команды и тратит много времени на работу. Лучше всего лёгкие задачи перепоручать сотрудникам с низкой квалификацией и стажёрам, а сложные полномочия передавать опытным экспертам, и таким образом освобождать время для роста компании.
3. Переделывание задач за подчинённых
Из-за этого на задачу уходит в два раза больше времени, ведь сначала она выполняется подчинённым, а потом её еще раз переделывает начальник. Если для недоверия есть объективные причины, стоит отправить сотрудников на обучение или обязать их пройти курсы повышения квалификации.
4. Чрезмерное стремление к контролю сотрудника
Из-за того, что начальник переживает за результат, он постоянно “стоит над душой” подчинённого. Сотрудник чувствует недоверие, сомневается в своих компетенциях и теряет интерес к задаче. Руководитель же из-за нерационального распределения времени быстро выгорает, поскольку ему приходится контролировать всё и сразу.
Эффективно контролировать работу сотрудников можно при помощи коммуникатора.
Коммуникатор – это инструмент системы управления Квант, который позволяет руководителю перепоручить контроль подчинённых нашим диспетчерам. Все задачи для сотрудников выставляются в приложении Квант, и если наши диспетчеры (реальные люди, а не голсоовые роботы) видят, что работник просрочил выполнение задачи и не уведомил начальство о переносе сроков, они звонят подчинённому и напоминают ему о задаче.
Если сотрудник продолжает не выполнять свои обязанности, то диспетчер связывается с его непосредственным руководителем и рассказывает ему о сложившейся ситуации. Таким образом, руководитель может не тратить время на контроль выполнения поставленных задач и может больше времени уделить масштабированию компании, ведь если вдруг сотрудник что-то не сделает, ему обязательно позвонят. Система управления Квант также позволяет не терять задачи.
Если в вашей компании 5 и более сотрудников, вы хотите делегировать контроль и освободиться минимум от 60% операционки, запишитесь на бесплатную экскурсию “Квант”. Мы созвонимся с вами и ответим на все интересующие вас вопросы. Также вы получите в подарок 3 бонуса: пошаговый алгоритм по выходу из операционки, таблицу определения потери времени и денег и регламент принятых решений
