Покупая автомобиль, организация в большинстве случаев отражает его как основное средство и амортизирует. Ведь при нынешних ценах он вряд ли будет стоить менее 100 000 рублей или менее другого стоимостного лимита, установленного в бухгалтерском учете.
Автомобиль в бухгалтерском учете
Для целей бухгалтерского учета объектом основных средств считается актив, характеризующийся одновременно следующими признаками (п. 4 ФСБУ 6/2020):
- имеет материально-вещественную форму;
- предназначен для использования в основной деятельности, для сдачи в аренду, управленческих нужд, для использования в деятельности НКО;
- предназначен для использования более 12 месяцев или обычного операционного цикла, превышающего 12 месяцев;
- способен приносить доход в будущем или обеспечить достижение НКО целей, ради которых она создана.
Автомобиль отвечает всем этим признакам, так как в коммерческой организации он неизбежно будет использоваться либо для перевозки пассажиров или грузов, либо для повышения мобильности руководителей.
Объект ОС принимается к учету по первоначальной стоимости, под которой признается общая сумма связанных с этим объектом капитальных вложений, осуществленных до признания объекта в бухгалтерском учете (п. 12 ФСБУ 6/2020).
При покупке автомобиля делаются бухгалтерские проводки:
Дебет 08 Кредит 60 — отражена стоимость покупки и сопутствующие расходы
Дебет 19 Кредит 68 — отражен НДС
Дебет 68 Кредит 19 — НДС принят к вычету
Дебет 08 Кредит 68 — отражена госпошлина
Дебет 01 Кредит 08 — автомобиль принят к учету в качестве ОС
Входной НДС по ОС можно принять к вычету по счету-фактуре продавца сразу после отражения объекта на счете 08. То есть не нужно ждать момента его отражения на счете 01. Но другие условия для вычета, установленные в НК РФ, соблюдать необходимо (Письмо Минфина от 19.07.2019 № 03-07-11/54587).
Основной документ при покупке ОС — накладная продавца, она нужна бухгалтеру для отражения объекта по дебету счета 08. Чтобы перевести накопленную сумму со счета 08 на счет 01, потребуется акт приема-передачи. Для этой цели обычно используется унифицированная форма ОС-1, но она не является обязательной. Организация может разработать и применять собственную форму акта, главное условие — наличие всех необходимых реквизитов первичного документа, приведенных в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Интересна ситуация, когда организация покупает автомобиль у физического лица, не имеющего статуса ИП. В этом случае удерживать НДФЛ не нужно, так как организация не является налоговым агентом. Физлицо обязано самостоятельно исчислить и уплатить НДФЛ (п. 2 ст. 228 НК РФ). Здесь есть проблема — при покупке автомобиля у физлица организация не сможет принять к вычету входной НДС, ведь физлицо без статуса ИП не является плательщиком НДС и не может предъявить этот налог покупателю.
Итак, организация приобрела автомобиль и отразила его в бухгалтерском учете в качестве объекта ОС. Дальше необходимо разобраться с его амортизацией, ведь списание стоимости автомобиля на расходы осуществляется через механизм амортизации (п. 27 ФСБУ 6/2020).
Организация должна определить элементы амортизации объекта ОС: срок полезного использования, ликвидационную стоимость и способ начисления амортизации — и проверять их на соответствие условиям использования этого объекта как минимум в конце каждого отчетного года (п.37 ФСБУ 6/2020).
В бухучете срок полезного использования (СПИ) объекта ОС, в том числе автомобиля, организация устанавливает самостоятельно. Конечно, у автомобиля этот срок не может быть равен, к примеру, двум годам. Необходимо исходить из реального опыта эксплуатации конкретных марок и моделей в разных условиях. Обычно учитываются такие факторы, как нормативные или договорные ограничения, цели руководства, количество смен, агрессивность внешней среды, климат, моральное устаревание и качество техобслуживания (п. 8, 9 ФСБУ 6/2020). Будет правильно ориентироваться на сроки эксплуатации в налоговом учете, которые, как известно, строго регламентированы законодательно.
Организация имеет право выбрать наиболее подходящий способ начисления амортизации и закрепить свой выбор в учетной политике. Но самый популярный способ — линейный (п. 35, 36 ФСБУ 6/2020).
При продаже автомобиля организация делает бухгалтерские проводки:
Дебет 62 Кредит 91.1 — отражена цена реализации автомобиля
Дебет 91.2 Кредит 68 — начислен НДС
Дебет 01.9 Кредит 01.1 — списана первоначальная стоимость
Дебет 02 Кредит 01.9 — списана накопленная амортизация
Дебет 91.2 Кредит 01.9 — списана балансовая стоимость
Если организация продает автомобиль физическому лицу, она обязана применить ККТ независимо от способа оплаты (ст. 1. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Если покупателем является юрлицо, необходимо выставить счет-фактуру (ст. 168 НК РФ).
Автомобиль в налоговом учете
Статья 256 НК РФ говорит о том, что в целях налога на прибыль имущество признается амортизируемым, если оно находится у налогоплательщика на праве собственности и используется им для извлечения дохода. Причем срок полезного использования этого имущества должен быть более 12 месяцев, а первоначальная стоимость — более 100 000 рублей.
При выполнении всех этих условий приобретенный автомобиль отражается в качестве ОС по первоначальной стоимости, под которой подразумевается сумма расходов организации на приобретение, доставку и доведение до состояния готовности.
Давняя дискуссия ведется по поводу того, что можно включать в первоначальную стоимость, а что нельзя. Например, госпошлину можно включить, но при условии ее уплаты до ввода автомобиля в эксплуатацию (Письмо Минфина от 24.07.2018 № 03-03-06/3/51800). Проценты по займам и кредитам, взятым покупку автомобиля, в налоговом учете в первоначальную стоимость ОС не включают (письма Минфина России от 10.03.2015 № 03-03-10/12339, ФНС России от 29.09.2014 № ГД-4-3/19855). При методе начисления их в обычном порядке признают во внереализационных расходах на конец каждого месяца в течение срока действия договора (п. 3, 4 ст. 328, п. 8 ст. 272 НК РФ).
При определении срока полезного использования (СПИ) автомобиля в целях налога на прибыль необходимо учитывать требования ст.
А как быть в ситуации, когда организация приобретает автомобиль, уже бывший в эксплуатации? Согласно п. 7, 12 ст. 258 НК РФ налогоплательщик вправе определить норму амортизации по приобретенным ОС, бывшим в употреблении, исходя из СПИ, определенного в рамках той амортизационной группы, в которую они были включены у предыдущего собственника, уменьшенного на количество лет или месяцев эксплуатации их предыдущим собственником (Письмо Минфина России от 28.07.2023 № 03-03-05/70798).
Но если купили ОС у физлица — не ИП, СПИ нельзя уменьшить на срок эксплуатации предыдущим собственником, так как физическое лицо не устанавливает СПИ основного средства и не амортизирует его для целей налогообложения (Письмо Минфина России от 20.03.2013 № 03-03-06/1/8587).
Амортизация по автомобилю начисляется в общем порядке линейным или нелинейным методом, можно применить амортизационную премию (п. 1 ст. 259, п. 9 ст. 258 НК РФ).
Возможна ситуация, когда организация продает амортизируемое ОС с убытком. Убыток возникнет, если выручка от продажи ОС без НДС ниже его остаточной стоимости и расходов, которые связаны с продажей (п. 3 ст. 268 НК РФ). Такой убыток принимается для налога на прибыль не сразу, а постепенно — равными частями в течение периода, равного разнице между СПИ и сроком фактического использования этого ОС до момента продажи (п. 3 ст. 268 НК РФ).
Как заполнить путевой лист
Если организация эксплуатирует автомобиль, она должна оформлять путевые листы. Зачем? Чтобы подтвердить обоснованность пробега и списать расходы на горюче-смазочные материалы. При начислении заработной платы водителей также могут понадобиться данные из путевого листа.
Согласно Уставу автомобильного транспорта путевой лист — это документ, служащий для учета и контроля работы ТС, водителя (подп. 14 п. 1 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). Он может быть составлен на бумаге или сформирован в виде электронного путевого листа, формат которого налоговая служба уже утвердила (Приказ ФНС России от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@).
При оформлении бумажных путевых листов организация может использовать унифицированные формы (Постановление Госкомстата России от 28.11.1997 № 78), а может разработать и применять свои собственные.
Путевой лист должен содержать (п. 3 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ) сведения:
- о сроке действия путевого листа;
- лице, оформившем путевой лист; о транспортном средстве;
- водителе или водителях ТС;
- виде перевозки;
- виде сообщения.
Минтранс России уточнил и конкретизировал, какие именно эти сведения (Приказ Минтранса России от 28.09.2022 № 390).
Кроме этого, путевой лист необходимо дополнить теми реквизитами, которые обязательны для первичного учетного документа (ст. 9 Закона № 402-ФЗ). В путевой лист разрешается включать и дополнительные сведения, учитывающие особенности перевозок пассажиров и багажа, грузов, например, информацию о маршруте. При отсутствии такой информации организация не сможет подтвердить использование ТС в служебных целях и обосновать расходы на ГСМ для бухгалтерского и налогового учета. Ведь информация о пробеге за день не говорит о том, как именно было использовано ТС.
Следует отметить, что требования к содержанию путевых листов постоянно изменяются. Например, с 1 сентября 2023 года объем сведений увеличили: теперь необходимо указывать СНИЛС водителя и реквизиты водительского удостоверения.
Также разрешено оформлять или формировать:
- один путевой лист на один рейс, если длительность рейса превышает продолжительность рабочего дня (смены) водителя (водителей);
- несколько путевых листов на бумажных носителях на одно ТС раздельно на каждого водителя, в том числе на каждого последующего водителя после выпуска ТС на линию;
- один путевой лист на несколько рейсов, если в течение рабочего дня (смены) водитель ТС совершает один или несколько рейсов (Приказ Минтранса России от 05.05.2023 № 159).
