Некоторые руководители после постановки задачи забывают о ней, полагаясь на то, что исполнитель выполнит задачу в срок. Однако часто дедлайны срываются, особенно если предприниматель не контролирует, как продвигается работа и какие промежуточные результаты может продемонстрировать подчинённый. В этой статье мы разберём, по каким причинам чаще всего срываются сроки выполнения бизнес-задач, расскажем, что с этим делать и как избежать повторения подобных ситуаций в будущем.
Проблема, которая появляется у исполнителя во время работы над задачей
Эта причина просрочки часто встречается у начинающих работников или стажёров. Во время работы над задачей они сталикиваются с проблемой, однако не обращаются за помощью к более опытным коллегам. Кто-то поступает так из спортивного интереса, он хочет самостоятельно разобраться с проблемой, а кто-то боится допустить ошибку и показаться некомпетентным своему руководителю. В это время срок сдачи проекта постепенно приближается, и даже если подчинённый успел справиться с данным препятствием, времени на всё остальное ему может попросту не хватить.
Например, молодого менеджера назначили отвественным за разработку стратегии маркетинга. Он может считать, что правильно понял задачу и подготовил соответствующий план действий. Однако, когда более опытные коллеги оценивают его работу, они могут обнаружить, что подход к стратегии можно было улучшить или выбрать более эффективные тактики для достижения целей. Тогда задача была бы выполненна в срок, и её качество было бы намного выше.
А ведь эту проблему можно было легко решить, если обратиться к более опытному сотруднику.
Для того, чтобы избежать подобных препятствий, руководителю важно работать над созданием соответствующей атмосферы в коллективе. Если кто-то сталкивается с проблемой, то необходимо ему посоветовать обратиться к более опытным коллегам за помощью. Также важно обсуждать с начинающими план действий, слушать, как они собираются работать над задачами и давать им советы. Тогда подчинённые научатся принимать решения самостоятельно и будут допускать минимальное количество глобальных ошибок при работе над задачами.
Задача, о которой забыли
Сотрудники, у которых много мелких задач, например, в технической поддержке, часто забывают о них. То же самое касается и аккаунт-менеджеров: когда они решают одну задачу, появляется другая важная или вопрос от клиента, и изначальная задача забывается. Для предотвращения таких ситуаций важно предоставить им удобные инструменты. Например, система Квант, с помощью Коммуникатора, напоминает сотрудникам о забытых задачах, включая даже мелкие, такие как ответ на сообщение клиенту. Это помогает избежать просрочек и потерь прибыли.
Есть более важные задачи
Иногда предприниматель или другой сотрудник вынужден ждать месяцами, пока его коллега найдет время на выполнение не самой важной, но необходимой задачи. У подчиненного может быть множество другой важной и срочной работы. Если нет определенного срока завершения, то задача может быть выполнена позднее без серьезных последствий. Однако, чтобы обеспечить выполнение задачи, необходимо оставаться на связи и следить за ее выполнением.
К примеру, дизайнер ожидает от менеджера закупки лицензий на программное обеспечение Adobe Creative Cloud. У менеджера появились многочисленные более приоритетные и срочные задачи. Дизайнер терпеливо напоминал о необходимости приобретения лицензий, отправляя периодические напоминания и электронные письма. Через несколько недель, после повторных напоминаний, он, наконец, получил доступ к необходимому программному обеспечению. Если бы он не настаивал на решении этой задачи, вероятно, о ней бы забыли, что могло бы замедлить процесс работы над проектами, требующими использования программ Adobe Creative Cloud.
Таким образом, предприниматель мог бы потерять прибыль от этих проектов.
Поэтому не стесняйтесь постоянно напоминать о задаче. В худшем случае это может настолько раздражить сотрудника, что он решит выполнить ее. Однако при напоминаниях важно учитывать текущую загруженность сотрудника и его возможность выделить время на выполнение задачи.
Однако вовсе не обязательно напоминать про задачи вручную. Благодаря Коммуникатору, одному из инструментов нашей системы управления Квант, контроль выполнения задач можно легко автоматизировать. Для этого достаточно внести все задачи в систему и указать сотрудников, которые занимаются этой работой.
Если подчинённый забыл про задачу, то ему звонит диспетчер (реальный человек, а не голосовой робот) и напоминает про неё. Если сотрудник по какой-то причине снова не сделал задание, то диспетчер Кванта связывается с его начальником и рассказывает о появившейся проблеме. Таким образом, руководитель может не тратить время на контроль, ведь если что-то пойдёт не так, то ему обязательно позвонят и он сможет быстро разобраться с проблемой.
Если в вашей компании 5 и более сотрудников, вы хотите делегировать контроль и освободиться минимум от 60% операционки, запишитесь на бесплатную экскурсию “Квант”. Мы созвонимся с вами и ответим на все интересующие вас вопросы. Также вы получите в подарок 3 бонуса: пошаговый алгоритм по выходу из операционки, таблицу определения потери времени и денег и регламент принятых решений
