У современного бухгалтера хватает работы и все успеть за 8 часов бывает довольно сложно. Разберемся, как избавить бухгалтерию от стресса, чтобы сотрудники не оставались работать по вечерам. Также выясним, как выполнять работу, если погодные условия не позволяют добраться до офиса.
Термин «рутина» наиболее наглядно показан в работе бухгалтера, поскольку она примерно на 70% состоит из рутинных задач, но требующих максимальной концентрации внимания. В них входят ввод первичной документации, сверка счетов, подготовка отчетности и множество других процессов, отнимающих много времени. При этом малейшая ошибка рискует обернуться самыми неприятными последствиями и еще потребует приличное количество времени на свое обнаружение.
Как быстро и недорого избавиться от рутины?
У бухгалтера большая часть задач — рутина, потребляющая много сил и времени, и не дающая достаточно времени для стратегически важных задач. У руководителя обычно есть два пути решения: расширять штат, что сопряжено с поисками нового бухгалтера, его обучением и приличным количеством ошибок в этот период, либо автоматизировать процессы, перейдя на облачную 1С.
Что удивительно, многие предприниматели не рискуют использовать второй вариант только из-за предубеждения, что автоматизация — это долго, сложно и дорого.
Хорошие новости: автоматизация на самом деле проходит быстро, если заказчик заранее четко знает, что он хочет получить. Поскольку обычно много времени уходит на согласование всевозможных мелочей, когда руководство компании очень смутно представляет, из каких этапов состоит рабочий день их бухгалтеров, видя только результат их работы. Например, регистрация в облачной 1С от Scloud проходит за считанные минуты, потом оперативно обсуждаются нужды бухгалтера, он получает письмо с необходимыми данными, загружает базу, и после этого уже может приступать к работе. Саму конфигурацию облачной 1С можно доработать под нужды пользователя силами программистов Scloud. Также у нас есть полезные сервисы 1С, еще больше повышающие автоматизацию. Они уменьшают количество вводимых вручную данных, уменьшают вероятность ошибок за счет заполнения карточек контрагента по его ИНН.
Используя облачные сервисы, сотрудники компании больше не привязаны к рабочему месту. Доступ к базе и всем документам в электронном виде есть в любой точке мира, при наличии интернета. Это заметно ускоряет и упрощает работу всей бухгалтерии, позволяя оперативно получать информацию и вносить изменения вне офиса: дома или в командировке.
Переход на облачную 1С ускоряет поиск любых данных и формирование отчетов. Для более глубокой автоматизации требуются дополнительные сервисы.
Как можно автоматизировать работу бухгалтерии
Базовая автоматизация работы бухгалтерии происходит уже после внедрения любых продуктов «1С». Например, используются справочники контрагентов, продукции и услуг компании, автоматическое формирование отчетов.
Первичная документация признана королевой рутины. И именно на ее ввод тратится больше всего рабочего времени бухгалтера.
Мы можем предложить бухгалтеру сервис «1С: Распознавание первичных документов».
Реквизиты из документов опознаются сервисом автоматически из фото и pdf-файлов, что в 10 раз быстрее, чем если бы их вводил даже опытный бухгалтер. Сама программа быстро подключается и после этого появится в главном меню 1С. А в интерфейсе автоматически появятся кнопки для работы с отсканированными документами. Теперь ввод и проверка первичной документации станут быстрее и не потребуют максимальной сосредоточенности от бухгалтера, а значит снизят его утомляемость.
Автоматизация сверки документов
Сервис «1С: Сверка» позволяет легко и быстро проверить суммы, даты и номера документов. Он добавляет в 1С автоматическую регулярную сверку счетов-фактур с поставщиками и покупателями. Это актуально как при ведении учета, так и перед отправкой деклараций.
Автоматизация сдачи отчетности
Вторым по рутинности занятием бухгалтера является сдача отчетности, во время которой необходимо подготовить данные, тщательно их проверить, и только затем отправить, что в сумме занимает очень много времени. На помощь приходит сервис «1С: Отчетность», помогающий сократить время с одного часа до нескольких минут. Электронно-цифровая подпись позволяет юридически заверить электронную версию документов. Затем происходит онлайн проверка данных контролирующим органом. О результатах которой вас уведомит SMS-оповещение о смене статуса вашего отчета.
Автоматизация обмена с банком
Бесплатный сервис «1С: ДиректБанк» позволяет напрямую из 1С отправлять счета в банк, получая по ним выписки и отслеживая статус рассмотрения отправленных документов. Бухгалтеру не нужно переключаться на клиент-банк, что экономит много времени.
Автоматизация работы с контрагентами
Сервис «1С: Контрагент» станет отличным помощником для бухгалтеров, работающих с большим количеством новых контрагентов. Реквизиты контрагентов больше не нужно заполнять вручную, достаточно указать ИНН или название компании, после чего программа автоматически подставит все необходимые данные.
Более тщательной проверкой контрагентов занимается сервис «1СПАРК Риски», позволяя получить актуальные сведения о кредитных рисках и благонадежности компании, оперативно узнавать о ее ликвидации, реорганизации, смене руководителя и прочих важных событиях.
Автоматизация документооборота
Как бы оперативно не работала почта или курьерская служба, но обмен бумажными документами постепенно себя изживает. Он ощутимо дороже и дольше электронного документооборота, причем основная часть затрат складывается из рабочего времени бухгалтера.
Переход на «1C: ЭДО» позволяет не тратить время на сбор подписей, сканирование документов, не переключаться на сторонние программы для отслеживания документооборота. Программа позволяет быстро и удобно вести обмен электронными документами с контрагентами прямо из 1С. При этом вся история будет сохраняться в одном месте.
Как грамотно выбрать программы для автоматизации?
Для грамотного выбора программ, максимально автоматизирующих работу вашей бухгалтерии, рекомендуется сделать всего 5 шагов:
1. Начать фиксировать время, затраченное на выполнение различных задач. Обычно хватает всего пары недель. Это позволит выявить главных «пожирателей» времени, которых желательно автоматизировать первыми.
2. Составьте список необходимых на первый взгляд сервисов и программ.
3. Рассчитать затраты на аренду или покупку ПО и потенциальную выгоду от его использования за месяц, квартал и год. Это несложно будет сделать, зная стоимость одного часа работы бухгалтера.
4. Изучить обзоры и отзывы, возможно в них всплывут подводные камни, на которые нужно будет обратить внимание.
5. Взять сервисы на тестирование. Например, в Scloud можно протестировать облачную 1С бесплатно в течение 14 дней.
Подписывайтесь на наш канал в Дзен и будьте в курсе последних новостей бухгалтерского мира.
