Представьте, что вы приходите в магазин совершать крупную покупку или заказываете какую-либо услугу, например, по ремонту мебели или установке кондиционера. Одним из обязательных шагов для того, чтобы вы получили желаемую вещь или услугу является заключение договора.
Чаще всего, договор передается для ознакомления и подписания в бумажной или электронной форме, без возможности его редактирования. А при возникновении вопросов или комментариев по тексту (конечно в случае, если вы решите его прочитать, а не подписать “не глядя”), вы, с большой долей вероятности получите ответ “Это наша типовая форма договора, утверждена в компании, правки не вносятся”.
О том, как вносить правки даже в “типовые формы”, которые не подлежат изменению, мы обязательно поговорим в следующих статьях. А сегодня мы на примере, так называемой “типовой формы” договора, рассмотрим процесс ее согласования внутри компании и поймем, почему же компании так настойчиво оберегают свои формы договоров от правок.
Прежде всего, определимся, что такое типовая форма договора.
Типовая форма договора — это предварительно разработанный и утвержденный образец договора, который подлежит многократному использованию и служит шаблоном для заполнения данных .
У типовых форм договор есть очевидные преимущества и недостатки
Преимущества использования типовых форм договоров:
🔺 Экономия времени и усилий: типовые формы договоров устраняют необходимость разрабатывать каждый договор с нуля и являются унифицированными формами
🔺Стандартизация: типовые формы договоров обеспечивают единообразие условий в договорах, заключенных для аналогичных сделок.
🔺Защита от рисков: типовые формы договоров обычно разрабатываются с учетом общих рисков и проблем, связанных с конкретным типом сделки, что помогает защитить стороны от потенциальных убытков. Конечно, сторона-разработчик договора максимально нацелена на защиту собственных интересов, однако общие условия гражданского оборота требуют соблюдать добросовестность, не навязывать контрагенту невыгодные условия, а в потребительском секторе имеются дополнительные ограничения, которым не могут противоречить условия договора (в ином случае, такой договор или его отдельные положения просто будут признаны недействительными).
Очевидные недостатки использования типовых форм договоров:
🔺 Негибкость: на первый взгляд, типовые формы договоров могут не учитывать конкретные потребности или требования отдельных сторон.Типовые формы договоров часто содержат стандартные условия, которые могут быть не подлежащими обсуждению, что ограничивает возможности сторон по ведению переговоров. Или создают видимость в ограничении переговорных возможностей.
🔺”Неидеальность” (назовем это так): даже при использовании типовой формы договора сторонам рекомендуется проконсультироваться с юристом, чтобы убедиться, что договор соответствует их конкретным потребностям и действующему законодательству.
🔺Адаптивность: даже типовые формы требуют периодической ревизии и приведения в соответствие меняющемуся законодательству, бизнес-процессам или системной потребности контрагентов. И в этом случае типовые формы договоров также проходят через семь кругов ада согласования внутри компании.
Как происходит процесс согласования договора внутри компании?
🔺 Инициирование задачи: при запуске нового продукта, направления или услуги создается задача на разработку типовой формы договора. В ней автор задачи должен подробно описать, под какие процессы необходимо создание договора, какие условия в нем необходимо предусмотреть с точки зрения фактической механики, какие риски и острые моменты нужно смягчить.Как правило, инициатор задачи - не юрист (хотя юристы тоже могут инициировать разработку типовой формы договора)
🔺Создание проекта договора: юридический отдел или другой ответственный сотрудник создает проект договора на основе поставленной задачи, внутренних политик и требований, а также действующего законодательства. Проект договора может включать в себя вводные положения, предмет договора, права и обязанности сторон, условия оплаты, условия расторжения и другие соответствующие положения.
🔺 Внутренние этапы согласования: после разработки проекта договора, как правило, он проходит несколько этапов согласования в зависимости от структуры компании, масштаба продукта, которым покрывается разработанный проект договора, уровня рисков и принятых внутренних процессов внутри компании. Каждый этап согласования и каждый отдел проводит экспертизу по своему кругу вопросов, вносит правки и корректировки. Как правило, договор обязательно проходит согласование в следующих подразделениях:
🔸Финансовый отдел
🔸Бухгалтерия
🔸Отдел закупок
🔸Отдел продаж
🔸Гарантийный отдел
🔸Отдел документооборота
🔸 IT-отдел/отдел информационной безопасности
🔸Руководитель соответствующего уровня
🔺Утверждение формы договора: безусловно, каждая принимающая участие в согласовании договора сторона, может задавать вопросы, делать комментарии, вносить предложения по доработке положений договора. Юридический отдел собирает и рассматривает комментарии, полученные от внутренних заинтересованных сторон. Далее юридический отдел либо устраняет комментарии и вносит необходимые изменения в проект договора и повторно направляет его на обзор, либо созывает встречи для обсуждения спорных вопросов. Таких итераций (кругов согласования) может быть несколько, и занимать они могут от одной недели до нескольких месяцев.
🔺Принятие окончательной формы: после устранения всех комментариев проект договора считается окончательно согласованным внутри компании. В некоторых компаниях принято фиксировать достигнутые договоренности вынесением соответствующего Приказа об утверждении типовой формы договора.
🔺Внешнее согласование договора: в некоторых случаях (например, если компания входит в холдинг) или договор является для компании крупной сделкой, подлежит дополнительному одобрению органами управления: Советом директоров или Общим собранием участников (акционеров)
🔺Документооборот, хранение и мониторинг: после того, как форма договора окончательно утверждена и согласована, договор “запускается в работу”, до ответственных сотрудников доводится вся необходимая информация по порядку заполнения, подписания и хранения договора.
Само же согласование договора может быть реализовано посредством “визирования”, когда все заинтересованные лица ставят свои подписи в форме договора или посредством электронного документооборота, когда с помощью специализированного программного обеспечения собираются все необходимые одобрения, которые можно автоматизированно настроить в зависимости от важности документа.
Таким образом, согласование документов является важным процессом, который гарантирует, что все заинтересованные стороны в компании ознакомились с документом и согласны с его содержанием.
Как вы думаете, после такой процедуры согласования, остается ли у компании желание заходить на согласование правок от контрагентов или клиентов или себестоимость согласования таких правок превысит потенциальную выгоду от работы с единичным клиентом? 🙂