1. Коротко о главном.
В планах правительства перевод к 2024 году на электронный документооборот большей части хозяйствующих субъектов. И это хорошо, но лишь отчасти. Есть некоторые пока еще не решенные проблемные задачи.
Хранение электронных документов является важной составляющей современного делопроизводства. Все компании и организации, работающие с электронной информацией, должны быть осведомлены о требованиях и нюансах этого процесса.
2. Хранение: основные требования и нюансы.
Для эффективного и безопасного хранения электронных документов необходимо учитывать несколько важных требований:
- Обеспечение надежности хранения. Электронные документы должны быть сохранены в надежных хранилищах, которые обеспечивают защиту от физических повреждений и потерь данных.
- Резервное копирование. Важно регулярно создавать резервные копии электронных документов, чтобы в случае сбоя или потери данных можно было восстановить информацию.
- Контроль доступа. Требуется ограничение доступа к электронным документам только уполномоченным лицам. Для этого широко используются системы авторизации и аутентификации.
Вот основные принципы хранения (внутри предприятия или организации):
- Архив формируется после описи, при этом необходимо наличие специально созданного хранилища в цифровом формате. В ином случае необходимо использовать физические носители.
- Основной экземпляр, как и рабочий (касается конкретной «бумаги»), что важно понимать, нельзя хранить на одном носителе.
- Оптимальный формат – PDF.
- Раз в 5 лет необходимо проверять носители информации (работоспособность, целостность данных и так далее).
- Повреждение данных и факты обнаружения этого должны сопровождаться формированием новых файлов и записью их на новые носители. Важно при этом стремиться к обеспечению полноты и достоверности, целостности данных, представленных в электронном виде.
- Хранение как процесс не должно предполагать возможность утраты и несанкционированного доступа, искажения информации.
- Должно быть назначено лицо, отвечающее за сохранность электронного архива. В ином случае автоматически считается ответственным директор предприятия или организации.
- Копии нужно выдавать по запросу в цифровом виде с квалифицированной подписью или же на бумаге.
3. Федеральный стандарт бухгалтерского учета 2024 г.
Для бухгалтерского учета электронных документов в России существует Федеральный стандарт бухгалтерского учета. Данный стандарт устанавливает требования к организации и ведению бухгалтерского учета с использованием электронных документов. Он определяет порядок и сроки хранения электронных документов, а также правила их утилизации.
4. Варианты хранения.
Существуют различные варианты хранения электронных документов:
- Хранение на собственных серверах или компьютерах компании. Этот вариант требует дополнительных усилий по обеспечению безопасности данных и регулярного обновления программного обеспечения.
- Облачное хранение. Этот вариант предлагает удобство использования и гарантирует сохранность данных. Однако перед использованием облачных хранилищ необходимо тщательно изучить политику безопасности и защиты данных выбранного провайдера.
5. Сроки хранения и утилизация.
Различные документы имеют разные сроки хранения. Некоторые документы должны храниться в течение нескольких лет, другие – всего несколько месяцев. По истечении сроков хранения необходимо проводить процедуру утилизации – безопасное удаление данных согласно установленным правилам и требованиям.
Вот основные требования, то есть сроки хранения для разных типов документов:
- первичная документация, квартальные финансовые отчеты, учетная политика, бумаги, связанные с электронными цифровыми подписями (сертификаты и так далее) и другие – 5 лет;
- годовые финансовые отчеты – 10 лет;
- бумаги с данными о доходах физических лиц – 75 лет;
- передаточные акты и пояснительные записки – бессрочно.
6. Сертификат электронной подписи истек до отведенного на хранение документа периода: что делать.
Если сертификат электронной подписи истек до истечения срока хранения документов, то перевыпуск сертификата необходимо осуществить в соответствии с установленными правилами и требованиями. В противном случае, доступ к документам может быть ограничен или потерян.
Таким образом, хранение электронных документов требует соблюдения определенных требований и нюансов, включая надежность хранения, резервное копирование, контроль доступа, учет сроков хранения и утилизацию. Важно также учесть правила, связанные с истечением срока сертификата электронной подписи, чтобы обеспечить безопасность и сохранность информации.
Если у вас остались вопросы, пишите на https://myjus.ru и наши специалисты ответят на все ваши вопросы. Консультация бесплатная!
