План действий по выбору, внедрению и оценке методики оптимизации бизнес-процессов может выглядеть следующим образом:
1. Определить цель
Если нет цели, то не важно что вы делаете. Чтобы получить полезный для вашего бизнеса результат, определите, какие конкретные показатели вы хотите улучшить с помощью оптимизации бизнес-процессов. Это могут быть сокращение расходов, брака или увеличение рентабельности и пр. Здесь важна формулировка цели (загугли SMART) и связь этих целей с личным интересом собственника компании.
2. Изучить ограничения
Составьте список всех процессов, которые влияют на выбранные показатели. Для вашего удобства, ниже прикрепил полный перечень бизнес-процессов компании.
Оцените их и выявите проблемные области или узкие места, преодолев которые вы сможете добиться поставленных целей. Для анализа используйте методику "5 почему".
3. Изучить методики оптимизации
На этом шаге важно расширить свой кругозор и изучить методики оптимизации процессов. Проведите совместно с командой исследование различных методик оптимизации, оцените их применимость к вашему бизнесу.
4. Выбрать подходящую методику
Проведите командное совещание, где каждый представит варианты и методы оптимизации процессов для достижения целей. Выберите методику оптимизации, которая наилучшим образом соответствует вашим целям и бизнес-потребностям.
5. Составить план внедрения изменений
На этом шаге важно объективно оценить свои ресурсы и влияние изменений на бизнес в целом. Важно не только спланировать задачи, но и оценить риски - что будем делать если что-то пойдет не так? Разработайте план внедрения выбранной методики, определите ресурсы и сроки.
В идеале оформить Устав проекта изменений, потребуются знания в области управления проектами. А шаблон можете скачать ниже.
6. Внедрить изменения
Волнующий всех вопрос. Как внедрять изменения? Во первых необходимо выделить маленький участок для изменений, а не брать сразу всю компанию. Начните процесс внедрения изменений с привлечения сотрудников ещё на первом шаге оптимизации процессов (целеполагание). Давайте высказаться и учитывайте мнение каждого. Если вы собственник - изучите приемы активного слушания.
7. Вести мониторинг изменений
Обязательно установите метрики и показатели производительности для оценки результатов оптимизации. Для наблюдения за результатами команды, удобно пользоваться личными таблицами показателей вместе с методологией SCRUM. Либо еженедельно (минимально) обсуждать ход работ и изменение показателей по личным таблицам.
Вопросы для совещания: Что сделано за неделю? Что планируется сделать? С какими проблемами столкнулись?
8. Провести анализ результатов
Еженедельно оценивайте динамику показателей, чтобы оценить влияние изменений на бизнес-процессы. Это позволит вовремя корректировать задачи, если изменения начнут негативно влиять на бизнес.
9. Внести корректировки в проект изменений
В зависимости от результатов анализа, внесите необходимые коррективы в методику или в процессы внедрения.
10. Масштабировать
Если методика показывает положительные результаты на малом, рассмотрите возможность ее масштабирования на остальные бизнес-процессы и всю компанию.
Этот краткий чек-лист позволит вам избежать грубых ошибок при выборе, внедрении и оценке методов оптимизации бизнес-процессов (читайте 81 метод оптимизации процессов)
Подписывайтесь на канал и делитесь своим опытом в комментариях. Спасибо!
PS. Тема оптимизации бизнес-процессов довольно обширна и требует вдумчивого подхода. Для начала изучите анатомию бизнес-процессов.
