Вопрос: как оформить в учетной политике график документооборота в связи с изменениями в законодательстве?
Ответ: В статье об изменениях, которые необходимо внести в учетную политику в 2024 году, я вкратце упоминала о том, что они коснутся графика документооборота, но хочу остановиться на этом моменте более подробно, поскольку он крайне важен и требует проведения объемной работы.
До вступления в силу приказа Минфина от 13.09.2023 № 144н о внесении изменений в СГС «Учетная политика» какие-то конкретизированные требования к оформлению графика документооборота отсутствовали. На практике большая часть учреждений оформляла его «для галочки», скачивая готовые шаблоны на просторах интернета.
Однако, теперь, график документооборота – это основа основ взаимодействия руководителя, бухгалтерии и ответственных лиц. В нем должны быть прописаны все этапы формирования: предзаполнение, оформление и отражение в учете. Если простым языком: кто формирует и заполняет, электронно или бумажно, как передается, в какие сроки, кто подписывает, для чего предназначен документ и так далее.
Бухгалтерия может схватиться за голову и сказать, что наладить данное взаимодействие с ответственными лицами не представляется возможным. Но здесь стоит отметить, что ответственность за организацию документооборота теперь возложена на руководителя учреждения. Поэтому обратитесь к нему за помощью в вовлечении сотрудников, которым придется участвовать в обмене документами.
Еще один момент: четкое формирование графика документооборота со сроками, в которые должны быть предоставлены документы, поможет избавить бухгалтерию от ответственности за отсутствие первичной документации. Например, если на основании непредставленного в срок документа не отразили в учете начисление дохода и тем самым исказили отчетность, административная ответственность ляжет на руководителя и лицо, нарушившее срок предоставления документа. Такая судебная практика уже присутствует.
В графике документооборота нужно предусмотреть все случае обмена документами: с учредителем, контрактным управляющим, ответственными сотрудниками, завхозами, подотчетниками и так далее.
Что касается обмена документами при заключении контракта, здесь тоже необходимо уделить пристальнейшее внимание тому, как будет организован процесс взаимодействия между контрактниками и бухгалтерией от момента формирования извещения о закупке до произведения оплаты по контракту.
Для того, чтобы понимать, каким образом может выглядеть график документооборота и какие данные он должен содержать, можно воспользоваться Приказом Казначейства России от 21.11.2022 N 31н "Об утверждении Графика документооборота при централизации учета". Это очень объемный документ, но заполнен максимально подробно и дает полное представление о том, каким образом формировать график с учетом новых требований законодательства.