Проведение эффективных планерок–важная часть успешного управления командой. Планерка, или еженедельное собрание, является отличным средством для обмена информацией, обсуждения текущих задач и выработки планов на будущее. Однако, чтобы эти встречи были по-настоящему продуктивными, необходимо следовать определенным правилам и рекомендациям. В новой статье рассказываем, как проводить планерки правильно и эффективно.
Что такое планерки и зачем они нужны
Планерка представляет собой короткую рабочую встречу, нацеленную на обсуждение и решение текущих вопросов. Для эффективного контроля работы сотрудников и отслеживания результатов рекомендуется проводить регулярные и кратковременные плановые совещания.
Во время планерок сотрудники:
-выносят предложения по улучшению результатов;
-разрабатывают планы внедрения новых стратегий;
-распределяют обязанности;
-производят анализ допущенных ошибок.
Руководитель заранее определяет темы для планерки, а остальные сотрудники также готовятся, принося необходимые документы, графики и другие инструменты, которые могут наглядно продемонстрировать текущую ситуацию.
Правила эффективной планерки
Для того чтобы планерка была действительно продуктивной, необходимо следовать определенным стандартам. В противном случае, риск получить обычную "болтовню", когда ни один из участников не понимает, зачем он провел на ней время.
Важно придерживаться следующих правил:
1. Четко определить повестку дня и круг вопросов для обсуждения. Необходимо прерывать всех, кто начинает углубляться в посторонние темы, и вернуть их к основной теме.
2. Предоставить всем участникам информацию о повестке дня. Каждый должен понимать, цель проведения планерки.
3. Избегать поверхностного обсуждения всех вопросов. Лучше проводить более короткие ежедневные планерки продолжительностью до 15 минут и уделить время каждому вопросу отдельно, чем собирать всех на три часа в одной встрече.
4. Назначить ответственного за соблюдение времени и строго контролировать хронометраж встречи. Этим может заниматься не только руководитель, но и один из сотрудников. Такой подход может сделать результаты более интересными.
5. Стремиться к выслушиванию мнения каждого участника. Не допускать ситуаций, когда на планерке выступают с докладами только несколько человек.
6. Выбрать секретаря и вести короткий протокол, фиксируя только ключевые моменты, и избежать написания обширных документов, которые никто не будет читать.
7. После завершения встречи разослать всем участникам протокол с перечнем принятых решений, ответственными лицами и сроками выполнения, либо разместить его на видном месте.
План проведения собрания
Необходимо понимать разницу между проведением собраний для обычных сотрудников и для руководителей подразделений и отделов.
Пример проведения собрания для продавцов магазина:
1. Руководитель объявляет тему собрания.
2. Обсуждает с коллективом выполнение плана продаж.
3. Выявляет причины, по которым план продаж не достигается или является недостаточно эффективным.
4. Рассматривает предложения по улучшению ситуации.
5. Стимулирует сотрудников.
6. Устанавливает цели на следующий отчетный период.
Пример проведения собрания с руководителями отделов:
1. Необходимо озвучить тему и определить примерное время на обсуждение.
2. Выделить основные тезисы - показатели продаж/заказов, изменения в штате и другие факторы.
3. Принять отчет от каждого звена.
4. Рассмотреть предложения по изменению текущей ситуации.
5. Оценить новые стратегии развития бизнеса.
6. Задать новые задачи и назначить дату следующего собрания.
В первом случае оценивается эффективность работы персонала, что занимается руководитель подразделения, а во втором он получает четкие инструкции о том, как взаимодействовать со своими подчиненными для повышения рентабельности компании в целом.
Особенности проведения онлайн-планерок
Организация виртуальных встреч является неотъемлемой частью работы для удаленных сотрудников. Среди преимуществ можно выделить постоянное наличие рабочего пространства с инструментами, такими как графики, планы и презентации.
Однако эффективность таких онлайн-планерок зависит от нескольких обстоятельств:
1. Наличия быстрого и надежного интернет-соединения.
2. Качества связи без помех.
3. Функциональности используемой платформы (например, возможности демонстрации экрана).
Среди недостатков можно выделить следующее:
1. Виртуальное общение уступает по эмоциональной насыщенности живому общению.
2. Возможны технические проблемы, такие как потеря связи, нечеткость звука, ухудшение качества изображения, поэтому необходимо учитывать время на восстановление связи.
3. Требуется большая концентрация, чтобы следить за ходом трансляции и вовремя включаться в разговор.
4. Риск рассеивания внимания при длительных онлайн-сессиях.
Учитывая указанные особенности, важно предварительно подготовиться и выбрать оптимальные инструменты и методы для проведения эффективных виртуальных планерок.
Как оценить эффективность собрания
Основной вопрос заключается не в том, как проводить планерки, а в том, как убедиться, что они достигают поставленных целей. Для этого можно ориентироваться на следующие признаки:
1. Задачи четко формулируются, исполнители знают сроки их выполнения.
2. К следующей планерке задачи выполняются, а не остаются без действия в протоколе.
3. Сотрудники проявляют активность и участвуют в обсуждениях; планерка не сводится к монологу руководителя или выступлениям нескольких главных участников.
4. Встречи укладываются в запланированный временной лимит, и все запланированные темы удается обсудить.
5. Протоколы рассылаются всем участникам, и они фактически читаются (простой тест - включите в протокол какую-либо важную информацию, которая не обсуждалась на собрании, и посмотрите, как быстро в офисе узнают об этом).
Для измерения эффективности можно обратиться к самим сотрудникам. Например, предложить им ответить на вопрос "Как проводить планерки в нашем офисе, чтобы они стали более продуктивными?". Таким образом можно получить множество новых идей.
Как увеличить пользу от планерки
Установите ясные цели: Определите конкретные цели и задачи для планерок, чтобы обеспечить фокусировку на важных вопросах и избежать бессмысленных обсуждений.
Активное участие всех участников: Поощряйте активное участие всех членов команды, чтобы гарантировать разнообразие мнений и предложений, что способствует поиску новых решений и идей.
Соблюдение времени: Контролируйте продолжительность собраний, чтобы каждый вопрос был освещен достаточно, но без излишнего временного затягивания.
Фиксация принятых решений: Разошлите всем участникам протокол с обозначением принятых решений, ответственных лиц и сроков выполнения, чтобы обеспечить ясность и ответственность за следующие шаги.
Обратная связь и улучшение: Проведите опрос среди участников после планерки, чтобы выявить возможности для улучшения процесса и удовлетворения потребностей команды.
Соблюдение этих рекомендаций поможет повысить эффективность планерок, увеличить их пользу и способствовать достижению лучших результатов в работе коллектива.
В заключение, отметим, что проведение планерок–важная часть управления командой. Правильно организованные планерки способствуют обмену информацией, принятию решений и повышению продуктивности.
