Ежедневно сотрудники любой компании выполняют рутинную работу: составляют договоры и отчёты, выставляют счета, рассылают письма, обзванивают клиентов и обновляют данные в базах. На это уходит много времени.
Чтобы сотрудники уделяли больше внимания клиентам, можно забрать рутину у людей и отдать их специальным программам. Этот процесс называется автоматизацией.
Зачем нужна автоматизация бизнеса
Автоматизация ускоряет работу компаний, повышает эффективность и освобождает время сотрудников для решения сложных, нестандартных задач.
Представьте: в компанию «Мега» каждый день поступает много входящих звонков от клиентов. На них отвечает администратор или офис-менеджер. Он уточняет цель звонка и переводит клиента на нужного сотрудника. Это его основная задача.
А в компании «Максимум» подключено голосовое меню (IVR). Оно автоматически проигрывает записанное приветствие и предлагает выбрать нужный отдел с помощью тонового набора. Если все операторы заняты, просит подождать на линии, проигрывая музыку или рекламу.
С помощью голосового меню компания «Максимум»:
— Сокращает затраты на зарплату. С IVR не нужно платить отдельному сотруднику, который будет распределять вызовы.
— Делает часть работы сотрудников. Если никто не может ответить на звонок, IVR проигрывает рекламу или информационное сообщение. Голосовое меню экономит время персонала на информирование и удерживает клиентов на линии, помогая операторам обработать больше вызовов без увеличения штата.
— Снижает количество ошибок. IVR распределяют вызовы по заданному алгоритму, исключая ошибочные переводы звонков.
Это только один из примеров автоматизации. Ее используют практически в любой сфере и для решения самых разных задач.
Что можно автоматизировать
Процессы отдела продаж
Их автоматизируют с помощью специальных программ — CRM-систем. Программа может автоматически: распределять задачи, напоминать о них сотрудникам, вести документооборот, подготавливать аналитические отчёты, собирать клиентскую базу.
Это универсальные инструменты, но у каждой CRM есть свои возможности для автоматизации.
Например, клиенты Облачной АТС Дом.ру Бизнес могут пользоваться функцией автоматического звонка в amoCRM. Если менеджер не дозвонился до клиента, система предложит ему выбрать дату следующего созвона, сама позвонит клиенту и соединит его с менеджером.
Работа колл-центра
Автоматизировать входящие и исходящие звонки, обработку обращений и контроль работы операторов помогает IP-телефония и инструменты Облачной АТС Дом.ру Бизнес.
С их помощью бизнес может настроить автоинформирование, маршрутизацию и переадресацию входящих вызовов, собрать аналитику по звонкам,
Если интегрировать Облачную АТС Дом.ру Бизнес с CRM, можно передавать данные о звонках в CRM, звонить и принимать вызовы в одном интерфейсе. Интеграция помогает сократить количество рутинных операций менеджеру, а руководителю — контролировать звонки, следить за качеством обслуживания и формировать подробные отчеты.
Пропускная и охранная система
Чтобы обеспечить безопасность на территории офисов и складов, подключите Видеонаблюдение с видеоаналитикой Дом.ру Бизнес.
Она автоматически распознаёт лица людей и номера машин, сравнивает их с базой и открывает или закрывает доступ. А ещё отправит уведомление оператору, если заметит движение в поле видимости или среагирует на громкий шум, изменение положения камеры и её повреждение.
Такая автоматизация позволяет сократить штат сотрудников охраны и пропускных пунктов.
О том, какие ещё бизнес-процессы можно автоматизировать, рассказали в нашем блоге.
