Грузоотправители и грузополучатели нередко обращаются за услугами экспедиторов, передавая им обязанности по организации и осуществлению транспортировки грузов. Это всегда влечёт за собой оформление дополнительных документов, и поручение экспедитору входит в их число.
Согласно Федеральному Закону «О транспортно-экспедиционной деятельности» от 30.06.2003 № 87-ФЗ, к документам, с которыми обязаны работать перевозчики, относятся:
- поручение экспедитору;
- экспедиторская расписка;
- складская расписка.
Первые два документа обязательны для оформления. Складская расписка нужна только при условии временного хранения груза на складе экспедитора.
Поручение экспедитору даёт перевозчику основания на предоставление транспортных услуг определённому клиенту. Здесь отражаются все необходимые данные о грузе и оговариваются условия его доставки. Экспедиторское поручение предписывает требования, которые перевозчик должен соблюдать, чтобы уменьшить возможные риски и доставить груз в идеальном состоянии. В случае несоблюдения описанных требований будет проведена оценка ущерба и составлен акт о повреждении груза.
Оформлением экспедиторского поручения занимается заказчик транспортных услуг (отправитель или получатель груза).
Форма для заполнения
Формы и правила заполнения экспедиторских документов представлены в Приказе Минтранса РФ от 11.02.2008 № 23. В частности, бланк поручения экспедитору можно найти в Приложении № 1 к этому Приказу.
Скачать бланк экспедиторского поручения.
Независимо от того, является перевозка разовой или систематической, поручение экспедитору оформляется в обязательном порядке.
Инструкция по заполнению экспедиторского поручения
Оформляя поручение экспедитору, необходимо придерживаться требований, представленных в Разделе 2 Приказа Минтранса РФ от 11.02.2008 № 23.
Ключевые моменты при заполнении формы
Чтобы обеспечить правильное осуществление перевозки товара, следует помнить о некоторых важных элементах при оформлении поручения.
- Документ должен полно и достоверно отображать характеристики перевозимого груза. Неточная информация может стать причиной проблем во время транспортировки груза. При этом перевозчик не понесёт ответственности за возможные финансовые убытки заказчика, если информация в экспедиторском поручении окажется неверной.
- Поручение должно быть оформлено на бланке установленного образца (см. предыдущий раздел).
- Документ нужно распечатать на стандартном листе формата А4.
- Бланк может быть заполнен вручную (чёрной или синей шариковой ручкой) или с помощью компьютера.
- Корректировки в документе не допускаются. При обнаружении ошибок следует взять новый бланк и начать заполнение заново.
Порядок заполнения бланка
Ниже приведён последовательный алгоритм оформления экспедиторского поручения.
- В начале документа необходимо указать дату его составления и порядковый номер согласно регистрационным данным клиента.
- Далее указываются сведения об участниках перевозки (пункты 3-6). Нужно предоставить полные реквизиты отправителя, получателя, клиента (заказчика услуг по перевозке) и экспедитора.
- В графе «Уведомить сторону о прибытии груза» отмечается необходимость уведомления клиента и/или отправителя о прибытии груза, с указанием способа оповещения.
- «Страна происхождения груза» — указывается страна, в которой зарегистрирован производитель груза.
- «Грузы, готовые к отправке, место, дата» — заполняется, когда груз уже готов к передаче экспедитору.
- «Вид транспорта» подразумевает информацию о требуемом транспортном средстве: номер авто, модель, тип загрузки и пр.
- В графе «Пункт назначения» указывается адрес доставки с указанием страны и индекса.
- Если на груз оформлен страховой полис, следует указать соответствующую информацию: номер и дату полиса, сведения о страховой компании и условиях страхования.
- Пункты с 13 по 20 подробно описывают характеристики груза: код товара, маркировку согласно российскому законодательству, количество мест, тип упаковки, вес брутто и нетто, объём, оценочную стоимость груза, размер упаковки.
- Дополнительная информация о грузе, которую должен знать экспедитор (способы перевозки, инструкции по сохранности груза, экологические требования и т.д.), указывается в графе «Особые отметки» по желанию клиента.
- В конце документа клиент ставит подпись с расшифровкой и указанием должности.
Сколько копий следует сделать
Экспедиторское поручение оформляется в двух экземплярах: один — экспедитору, другой — заказчику.
Поручение экспедитору: образец заполнения 2023
Ниже представлен пример заполнения экспедиторского поручения.
Скачать образец оформления документа.
Оформление экспедиторских документов возможно в электронном виде без дублирования на бумажных носителях благодаря удобным решениям от «Калуга Астрал». Внедрите электронный документооборот в свой бизнес с помощью специальных сервисов для реализации ЭДО в сфере логистики и транспортных услуг.
«1С-ЭПД» — хороший выбор для тех, кто уже использует в своей работе систему 1С. С его помощью можно работать с электронными перевозочными документами (ЭПД) в привычном интерфейсе. Сервис работает во всех популярных конфигурациях программы и поддерживает работу как с формализованными форматами (например, электронная транспортная накладная), так и с неформализованными (поручение экспедитору).
«Платформа ЭПД» — интеграционное решение, позволяющее легко объединить учётную систему пользователя с удобным функционалом ЭДО для бесшовной работы с ЭПД всех форматов.
