При таком обилии законов и изменений к ним немудрено упустить что-то важное. Вот и сейчас поговорим не про налоги, но про то, что может повлиять на безопасность ведения дел. Наверняка в папочке на каждого из них у вас сверху, прям на самом видном месте лежит копия паспорта и копия диплома?
Да? Да. Именно.
Убирайте оттуда этот документ.
Иначе прилетит вам штраф за нарушение правил обработки персональных данных.
Как работодатель мы можем хранить по каждому из сотрудников только:
— трудовой договор,
— анкету,
— приказ,
— трудовую книжку.
Документы, удостоверяющие личность, копии дипломов, свидетельства о браке, СНИЛС и прочие документы, которые мы обычно храним в деле, должны быть исключены.
За приобщение к личному делу сотрудников документов, которые работодатель не имеет права хранить, предусмотрен штраф по ч. 1 статьи 13.11 КоАП. О суммах поговорим ниже.
Факт, что у работника было получено согласие на обработку персональных данных, не спасет от штрафа.
При заключении трудового договора гражданин, поступающий на работу, предъявляет работодателю паспорт или иной документ, удостоверяющий его личность, но не передает его копию. Требование, а также возможность снять копии паспорта, как и обязанность их хранить, трудовым законодательством не предусмотрены.
Вместе с тем паспорт гражданина РФ содержит персональные данные работника, а хранение копий паспорта подпадает под понятие "обработка персональных данных", которое регламентируется законом 152-ФЗ.
Обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества, что прямо установлено пунктом 1 ст. 86 ТК РФ.
Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки. Поэтому само по себе наличие у работодателя копий документов работников может свидетельствовать об избыточности информации о сотрудниках по сравнению с требуемыми действующим законодательством.
Собирая и храня в документах по кадровому учету копии страниц паспорта сотрудника, работодатель превышает объем обрабатываемых персональных данных, установленный Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами.
За обработку персональных данных, несовместимую с целями сбора персональных данных, полагается штраф:
- для руководителей от 10 000 до 20 000 руб. (за повторное от 20 до 50 тыс., для ИП до 100 тыс.);
- для юридических лиц - от 60 000 до 100 000 руб. (за повторное от 100 до 300 тыс.руб.).
Однако Роструд допускает хранение копии паспорта в личном деле. Об этом чиновники прямо указывают в своем Докладе с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных актов за 2 квартал 2017 года.
А что вы храните в личных делах своих сотрудников?
#мспживи
#мспдаётработу
