Где вести воинский учет: в головной организации или в подразделении
Законодательно установлена только обязанность ведения воинского учета (ВУ) для всех сотрудников компаний и предприятий (№ 61-ФЗ «Об обороне» от 31.05.1996, пп. 6 п. 1 ст. 8; № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» от 28.03.1998, п. 7 ст. 8; Положение № 719 от 27.11.2006). Конкретный порядок ВУ в основной организации или ее филиалах никакими законами и иными нормативно-правовыми актами не регламентирован.
Как вести воинский учет обособленного подразделения в другом городе?
Юридическое лицо вправе разработать не только собственный порядок воинского учета, но и определить:
- Где вести воинский учет - в головной организации или в обособленном подразделении (ОП). То есть в филиале можно вести учет военнообязанных граждан за основную организацию.
- Кто будет ответственным за организацию ВУ - один работник на все подразделения или в каждом назначить своего ответственного.
- Технологию воинского учета по организации в целом и в отдельных подразделениях, офисах, филиалах.
Все мероприятия по организации воинского учета необходимо не только разработать, прописать в Плане работ по ведению ВУ, утвердить в рамках всей организации, но и согласовать в военном комиссариате как в подразделении ВК по месту регистрации головной организации, так и в местах фактического расположения обособленных подразделений.
Может ли организация вести воинский учет по договору аутсорсинга, в том числе если общая численность работников - 30 человек? Ответ на этот вопрос есть в «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ. Это бесплатно.
Воинский учет в обособленном подразделении организации с точки зрения задач ВУ
Для правильной организации воинского учета в разветвленной компании обратимся к сути понятия воинского учета, которое изложено в п. 2 Положения 719:
Где состоят на воинском учете обособленные подразделения?
Основной задачей военных комиссариатов и субъектов, выполняющих их функции по организации первичного воинского учета, является обеспечение наиболее полной и своевременной явки всех призывников и военнообязанных лиц на определенные мероприятия. Первоначально все граждане, пребывающие в запасе ВС РФ, и призывники должны явиться по повестке в военкомат по месту своей приписки.
То есть особое значение имеет именно фактическое местонахождение военнообязанного или призывника. Поэтому такое большое внимание в воинском учете уделяется своевременному изменению учетных данных при перемещениях военнообязанных.
Вот и делаем вывод, что организовывать воинский учет в обособленных подразделениях и филиалах нужно с максимальным удобством для военнообязанных и ответственных за ВУ, чтобы выполнить все призывные и мобилизационные предписания на местах.
В связи с вступлением в силу закона № 127-ФЗ от 14.04.2023 и запуском проекта по созданию Единого реестра по воинскому учету в России расширяются возможности для электронного документооборота с военкоматами: вручения повесток, передачи уведомлений об изменениях в сведениях военнообязанных, межведомственного обмена сведениями по лицам, пребывающим в запасе ВС РФ, и лицам призывного возраста. В дальнейшем это позволит систематизировать воинский учет и внутри крупных компаний с разветвленной структурой. Разберем, как вести воинский учет в филиалах и обособленных подразделениях на примерах.
Ведение воинского учета в обособленном подразделении организации
Разберемся с конкретными задачами и трудностями, которые могут возникнуть у организации с несколькими географически разделенными структурными подразделениями.
Пример 1. Головная организация имеет большой штат сотрудников в региональных обособленных подразделениях - небольших офисах по удаленному предоставлению услуг.
С такой структурой часто функционируют финансовые организации, компании по предоставлению консалтинговых услуг и аутсорса. Весь объем услуг выполняется на головном предприятии, на местах специалисты просто ведут прием и оформление пакетов документов работников, подлежащих воинскому учету.
В такой ситуации целесообразно всю подготовительную работу по организации ВУ провести в головной фирме, в том числе разработку Положения по ВУ и Плана работы по ведению ВУ. Положение можно разработать с указанием всех филиалов по регионам, чтобы на местах новых документов не делать, а всем филиалам пользоваться единым пакетом документов.
Пример 2. Основная компания и региональные структурные подразделения имеют большие штаты сотрудников, в том числе и военнообязанных.
Тут можно действовать по варианту из Примера 1. Но в случае каких-то особых условий функционирования или взаимодействия с подразделениями военкоматов на местах можно создать отдельные военно-учетные столы и индивидуальные планы работ по воинскому учету в каждом обособленном подразделении.
Пример 3. Головная организация имеет минимум сотрудников, основной штат сосредоточен на местах функционирования компании.
Компания занимается забором, розливом и продажей природной минеральной воды. Юридически фирма зарегистрирована в Москве, но там работают только гендиректор, главный бухгалтер и юрист, причем все они невоеннообязанные. Основные функции выполняют структуры в регионах:
- на территории Кавказских Минеральных вод (самое крупное подразделение);
- в Ставропольском крае;
- в Кабардино-Балкарии;
- в Карачаево-Черкесии.
Самое большое подразделение в г. Пятигорске географически расположено поблизости от остальных обособленных подразделений. В таком случае генеральному директору правильно будет принять решение о назначении главного ответственного за ведение ВУ именно в Пятигорском филиале, а в других филиалах назначить ему помощников. Возможно, штат в целом по компании невелик и главный ответственный в Пятигорске сможет самостоятельно вести воинский учет по всем филиалам.
Особенности заполнения отчетных форм для военкомата
Большинство отчетных форм для организаций не предусматривает указания, головная организация заполняет форму для военкомата или ее обособленное подразделение. Сведения указываются только в учетной карточке предприятия по форме 18.
Если обособленное подразделение компании имеет военкомат приписки, отличный от подразделения ВК, к которому приписана головная организация, ему нужно заполнять все отчетные формы по своему штатному составу и сдавать их в свой ВК. Будет это делать централизованный ответственный за ВУ или сотрудник на месте, значения не имеет. Сведения должны быть актуальными для подразделения в регионе, обновляться через уведомления в ВК приписки подразделения и предоставляться в отчетные сроки по формам, разработанным в региональном ВК.
Сверка сведений по военнообязанным в обособленных подразделениях
Проводится и сверка сведений о гражданах, пребывающих в запасе ВС РФ и состоящих в штате обособленного подразделения, - с военкоматом приписки этого ОП. Так что целесообразно проводить сверку силами регионального подразделения по возможности.
Кроме того, в штате могут быть иногородние сотрудники, которые не относятся ни к одному из подразделений ВК, к которым приписаны отделения и филиалы юридического лица. Сверку по уведомлениям делают именно с ВК его приписки, то есть документы необходимо ценными письмами или нарочно направлять в адрес иногороднего ВК. Это подтверждается как многими постановлениями муниципальных образований, так и письмом Минобороны РФ № 207/6/3665 от 06.10.2023.
Итоги
Согласно нормам законодательства РФ, юридическое лицо вправе полностью самостоятельно определять порядок ведения воинского учета в головной организации и ее обособленных подразделениях. При этом даже необязательно, чтобы ВУ осуществлялся именно в административном подразделении компании. Его может вести ОП, в котором есть квалифицированный специалист или большое количество военнообязанных сотрудников.
Главное правило воинского учета: предоставление сведений по гражданам, пребывающим в запасе ВС РФ, и призывникам должно осуществляться в военкомат, к которому гражданин приписан. Для оптимизации ВУ законодательно прописан порядок электронного документооборота с военкоматами, чтобы максимально совместить учет военнообязанного с местом его фактического проживания или пребывания.
